Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 thế nào?

Hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng đồng bộ vào thời gian tới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Sự thay đổi này cũng khiến cho kế toán viên cũng như nhiều doanh nghiệp thấy lúng túng. 1 trong số đó là cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Kế Toán Việt Hưng sẽ giúp bạn liệt kê các trường hợp đó và cách xử lý chi tiết nhất.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 thế nào?

Liên quan đến hóa đơn điện tử, có đến 3 trường hợp hóa điên điện tử bị sai sót với 3 cách xử lý khác nhau, bao gồm:

+ Hóa đơn sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

+ HĐĐT đã gửi người mua mới phát hiện có sai sót

+ Sai sót của hóa đơn điện tử do cơ quan thuế phát hiện

Vậy, với các trường hợp đó, xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào. Tìm hiểu ngay trong phần tiếp theo của bài viết nào!

Hướng dẫn xử lý khi viết sai HĐĐT

Căn cứ quy định tại Điều 19 Nghị định 123 và Điều 7 Thông tư 78.

Trường hợp 1: Nếu HĐ chưa gửi cho người mua phát hiện có sai sót, bạn hãy thực hiện 3 bước sau để xử lý hóa đơn điện tử viết sai

– Bước 1: người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

– Bước 2: lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

– Bước 3: cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: đã gửi cho người mua mới phát hiện HĐ có sai sót thì cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau

– Trường hợp người bán lập HĐ khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp DV sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp DV, bạn cần thực hiện các bước sau:

B1: Người bán thực hiện hủy HĐĐT đã lập.

B2: Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123.

– Trường hợp chỉ có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:

B1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

B2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế

– Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

B1: Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

B2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

– Đối với các ngành hàng không thì HĐ đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. DN vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Trường hợp 3: cơ quan thuế phát hiện HĐĐT đã lập có sai sót

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót. Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai chi tiết như sau:

– Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

– Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.

Như vậy về nguyên tắc, khi DN xuất HĐ mà có phát sinh sai sót do người mua, người bán hoặc cơ quan Thuế phát hiện thì người bán (bên xuất HĐ) sẽ được xử lý sai sót bằng cách thực hiện thông báo cho cơ quan Thuế về sai sót, sau đó xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh để xử lý sai sót và gửi cho người mua, gửi cơ quan Thuế. Tùy từng trường hợp cụ thể mà có các cách thức xử lý như đã nêu ở trên.

Trên đây là các trường hợp cụ thể cùng cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai . Những vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử luôn là các thông tin kế toán viên và doanh nghiệp dành sự quan tâm rất lớn. Hiểu được điều đó, Kế Toán Việt Hưng luôn chú trọng cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử nói riêng, các thông tin về nghiệp vụ kế toán nói chung trên fanpage, website và youtube. Hãy truy cập để cùng chúng tôi học hỏi và giỏi hơn mỗi ngày nhé!