Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử mà bạn nên biết

Hóa đơn điện tử là bước phát triển vượt bậc của ngành công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán. Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử đối mà kế toán viên cần phải biết trong quá trình sử dụng sẽ được kế toán Việt Hưng nêu trong bài viết dưới đây. 

NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI NHẤT VỀ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ MÀ BẠN NÊN BIẾT

Từ ngày 01/11/2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018 chính thức có hiệu lực. Nghị định quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí. Và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.
• Tổ chức khác.
• Hộ, cá nhân kinh doanh.

Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

2. DN bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử từ 01/11/2020

Cụ thể hoá việc sử dụng hóa đơn của các cơ sở kinh doanh từ 01/11/2018 đến 01/11/2020 được thực hiện như sau:

– Cơ sở kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước 01/11/2018 thì: được tiếp tục sử dụng.

– Cơ sở kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước trước ngày 01/11/2018 thì:được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP.

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020: trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP) cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

– Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì: cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2.

3. Các loại hóa đơn điện tử theo quy định mới

3.1. Hóa đơn giá trị gia tăng:

• Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn GTGT trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3.2. Hóa đơn bán hàng

• Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3.3. Các loại hóa đơn khác, gồm:

• Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
• Hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

4. Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Thứ nhất: Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018

Và việc thực hiện hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Bên cạnh đó.

• Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020.Các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.
• Kể từ ngày 01/11/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP  ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.

Thứ hai:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (01/11/2018).
• Thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

Thứ ba: 

• Đối với các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế.
• Để sử dụng trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (01/11/2018). Thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 .
• Và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thứ tư: Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020

• Nếu cơ quan thuế thông báo DN chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu DN chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên
• Thì DN thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT

Thứ năm: Đối với DN mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020

• Trường hợp cơ quan thuế thông báo DN thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì DN thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Nếu DN chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như ý trên.

Thứ sáu: Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền

• Thì các đơn vị này tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng.
• Bên cạnh đó chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

5. Hóa đơn giấy bị huỷ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã 

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 14 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì: kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT- BTC.

Lưu ý: Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

6. Sẽ có nhiều doanh nghiệp được xuất hóa đơn điện tử không có mã

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực sau đây được xuất hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như:

– Lĩnh vực điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch;

– Tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế;

– Kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp kinh doanh các lĩnh vực trên nhưng thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

7. 07 biểu mẫu cần có khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP