Việc thực hiện đấu thầu qua hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đã không còn xa lạ với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn biết nội dung về những lưu ý khi đấu thầu qua mạng được chia sẻ trong bài viết dưới đây sớm hơn, chắc chắn việc đấu thầu của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn đó. Cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết nhé!
Những lưu ý khi đấu thầu qua mạng kế toán cần biết!
Khi bạn đã thực hiện đầy đủ những lưu ý khi đấu thầu qua mạng dưới đây, việc đấu thầu có thể đảm bảo thành công đúng như mong muốn của bạn. Vậy chi tiết những công việc cần chú ý là gì? Tìm hiểu nội dung dưới đây nhé!
Xem thêm: Hoàn thuế GTGT dự án đầu tư
Trong quá trình đấu thầu, thông thường sẽ có 2 bên tham gia gồm chủ thể tổ chức đấu thầu và chủ thể chọn thầu. Những lưu ý khi đầu thầu qua mạng cụ thể như sau:
1. Với chủ thể tổ chức đấu thầu
– Cần thực hiện thiết lập thông tin chi tiết của dự án, thông tin nhà mời thầu 1 cách chi tiết, rõ ràng lên trên hệ thống
– Soạn thảo sẵn những hồ sơ, giấy tờ thủ tục mời thầu qua mạng, đồng thời các biểu mẫu nên được đặt ở nơi thuận lợi cho việc tìm kiếm để người tham gia dễ dàng tìm được và điền thông tin đấu thầu
– Thực hiện thủ tục đấu thầu và trả các chi phí liên quan đến tổ chức đấu thầu qua hệ thống mạng quốc gia
– Tiến hành đấu thầu qua mạng: khi kết thúc thời gian đấu thầu, chủ thể mở các hồ sơ và giấy tờ liên quan, đồng thời đánh giá và lựa chọn hồ sơ đấu thầu ưng ý nhất.
– Khi có kết quả đấu thầu cần công khai người đã trúng thầu trên hệ thống, ghi rõ thông tin của chủ thể trúng thầu, gói thầu và giá trị của gói thầu…
– Đàm phán và ký kết hợp đồng với chủ thể trúng thầu, các điều khoản, thỏa thuận phải chi tiết và ghi cụ thể trong hợp đồng.
Xem thêm: Kế toán chủ đầu tư xây dựng cơ bản
2. Với chủ thể chọn thầu
– Đăng tải thông tin DN lên hệ thống mạng của nhà tổ chức thầu
– Điền và nộp hồ sơ liên quan đến việc tham dự thầu, nếu nộp thành công sẽ có thông báo xác nhận
– Đăng tải thông tin về bảo lãnh dự thầu nhằm tăng uy tín của DN. Để thực hiện được bảo lãnh thì phải thông qua thủ tục ký quỹ của ngân hàng
– Làm các thủ tục tham dự và thanh toán đủ các chi phí liên quan đến việc đăng ký tham dự. Ngoài ra thì có thể phải trả thêm chi phí duy trì các thông tin cá nhân trên hệ thống mạng, theo quy định thì thanh toán mỗi năm một lần
– Thanh toán các khoản phí liên quan đến nộp hồ sơ, mua hồ sơ…
– Ký hợp đồng (bao gồm các thỏa thuận) khi nhận được thông báo trúng thầu
Hỏi đáp về hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
1. Câu hỏi: Một tài khoản tham gia có được sử dụng nhiều chứng thư số (nhiều token) không?
Trả lời: Một tài khoản tham gia hệ thống sẽ gắn với 1 chứng thư số. Tuy nhiên khi tham gia Hệ thống, tài khoản tham gia Hệ thống (tạm gọi là tài khoản admin) tạo các tài khoản nghiệp vụ thì mỗi tài khoản nghiệp vụ này sẽ có thể gắn với chứng thư số khác nhau.
Ví dụ:
– Cục X thuộc Bộ Y, Bộ Y là chủ đầu tư (tài khoản admin) và có chứng thư số riêng. Bộ Y phân quyền cho Cục X là bên mời thầu thì Cục X được sử dụng chứng thư số của Cục X (khác với Bộ Y) để ký số khi làm bên mời thầu.
– Cục X là chủ đầu tư (tài khoản admin) có chứng thư số 1, Cục X giao, phân quyền cho Văn phòng Cục làm bên mời thầu. Do văn phòng Cục là đơn vị phụ thuộc nên không được cấp chứng thư số riêng thì khi thực hiện vai trò là bên mời thầu của mình, Văn phòng Cục X phải sử dụng chứng thư số của Cục X. Trong trường hợp này Cục X có thể giao cho Văn phòng Cục sử dụng chứng thư số 1 hoặc đăng ký một chứng thư số khác (chứng thư số 2) để giao cho Văn phòng Cục sử dụng.
– Cục X là Chủ đầu tư (tài khoản admin). Cục X thuê đơn vị Z1 làm bên mời thầu gói thầu 1, đơn vị Z2 làm bên mời thầu gói thầu 2 thì các đơn vị tư vấn Z1, Z2 được sử dụng chứng thư số của họ làm bên mời thầu.
Tất cả các chứng thư số đều phải đăng ký sử dụng trên Hệ thống theo hướng dẫn.
Xem thêm: Các khóa học tổng hợp
2. Các thao tác nghiệp vụ nào trên Hệ thống phải dùng chứng thư số?
Trả lời: Chứng thư số được dùng để ký số khi kê khai hồ sơ năng lực, đăng tải thông báo mời thầu, phát hành hồ sơ mời thầu, trả lời làm rõ E-HSMT, dự thầu, yêu cầu làm rõ E-HSDT. Việc cắm token chứng thư số để ký số được thực hiện sau khi đã điền hết các thông tin hoặc có thể cắm từ đầu. Khi đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu thì không cần chứng thư số.
3. Câu hỏi: Thông tin cập nhật khi chuyển đổi hệ thống trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bị sai, thấy không đúng như thông tin đầu ở hệ thống cũ là tại sao?
Trả lời: Khi chuyển thông tin về Hợp đồng tương tự, Báo cáo tài chính, nhân sự, thiết bị từ Hệ thống cũ sang Hệ thống mới có thể gặp trường hợp một số thông tin cập nhật chưa chính xác. Trong trường hợp này, Hệ thống mới có tiện ích tự động chuyển đổi để giúp các bên tham gia giảm bớt thời gian nhập tay.
4. Câu hỏi: Công ty muốn thay đổi địa chỉ công ty, người đại diện pháp luật của nhà thầu, người dùng và email nhận mã xác thực thì phải làm sao?
Trả lời: Nếu bạn muốn thay đổi địa chỉ công ty, người đại diện pháp luật của nhà thầu, người dùng và email nhận mã xác thực, đơn vị bạn cần đăng nhập vào hệ thống, chọn chức năng quản lý người dùng. Tiếp đó chọn thông tin tham gia và thực hiện cập nhập lại thông tin người phụ trách chứng thư số, địa chỉ công ty, người đại diện theo pháp luật, email nhận mã xác thực. Sau đó in phiếu thay đổi thông tin, ký đóng dấu và scan đính kèm lên Hệ thống để được duyệt.
5. Câu hỏi: Mình muốn tích hợp chức năng nhà thầu vào tài khoản là bên mời thầu và nhà đầu tư trên hệ thống mới phải vào đâu?
Trả lời: Bạn tích hợp bằng cách: Đăng nhập vào tài khoản ⇒ vào Phân hệ Quản trị người dùng ⇒ cập Nhật vai trò rồi đính kèm Scan phiếu cập Nhật để Hệ thống duyệt. Mỗi tổ chức có 1 tài khoản tham gia trên hệ thống. Tài khoản tham gia này có nhiều vai trò (Bên mời thầu, nhà thầu, chủ đầu tư).
6. Câu hỏi: Công ty hiện chưa thực hiện chuyển đổi, cập nhật thông tin tài khoản từ Hệ thống e-GP cũ sang Hệ thống e-GP mới cần hoàn thành xác nhận, cập nhật thông tin tài khoản vậy thời hạn chuyển đổi là khi nào?
Trả lời: Việc chuyển đổi thông tin được thực hiện theo yêu cầu tại Văn bản số 4229/BKHĐT-QLĐT ngày 27/6/2022. Theo đó thời gian chuyển đổi tài khoản từ Hệ thống cũ sang Hệ thống mới bắt đầu từ ngày 01/7/2022. Đối với các đơn vị chưa thực hiện chuyển đổi, cập nhật thông tin tài khoản từ Hệ thống e-GP cũ sang Hệ thống e-GP mới cần hoàn thành xác nhận, cập nhật thông tin tài khoản.
Đấu thầu nhằm mục đích giành quyền cung cấp hàng hóa, dịch vụ… là việc quan trọng với bất cứ doanh nghiệp nào. Hi vọng những lưu ý khi đấu thầu qua mạng được chia sẻ trong bài viết sẽ góp phần hỗ trợ cho việc đấu thầu diễn ra thành công hơn. Chúc bạn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Đừng quên truy cập Cộng Đồng Làm Kế Toán của chúng tôi để hỏi và nhận giải đáp nhanh chóng – chính xác nhất nhé!