Sơ đồ nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Trong hệ thống kế toán hiện hành nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho nên kế toán tổng hợp nguyên vật liệu có thể được tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: kê khai thường xuyên và kê khai định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, và yêu cầu công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành qua bài viết Kế toán Việt Hưng.

kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ
Sơ đồ nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

1. Sơ đồ nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những tiện ích của nó như: độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật.

Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào. kế toán cũng có thể định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại nguyên vật liệu. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.

kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ
1.1 Cách hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

a) Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho:

– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) 

Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).

– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu bao gồm cả thuế GTGT.

b) Kế toán nguyên vật liệu trả lại cho người bán, khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được khi mua nguyên vật liệu:

– Trường hợp trả lại nguyên vật liệu cho người bán, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

– Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được sau khi mua nguyên, vật liệu (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của nguyên vật liệu để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số nguyên vật liệu còn tồn kho, số đã xuất dùng cho sản xuất sản phẩm hoặc cho hoạt động đầu tư xây dựng hoặc đã xác định là tiêu thụ trong kỳ:

Nợ các TK 111, 112, 331,….

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (nếu NVL còn tồn kho)

Có các TK 621, 623, 627, 154 (nếu NVL đã xuất dùng cho sản xuất)

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (nếu NVL đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng)

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu sản phẩm do NVL đó cấu thành đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ)

Có các TK 641, 642 (NVL dùng cho hoạt động bán hàng, quản lý) 

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).        

c) Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng nguyên liệu, vật liệu chưa về nhập kho doanh nghiệp thì kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”.

– Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi vào tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.

– Nếu đến cuối tháng nguyên liệu, vật liệu vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi nhận theo giá tạm tính:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường 

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) 

Có TK 331 – Phải trả cho người bán; hoặc

Có các TK 111, 112, 141,…

– Sang tháng sau, khi nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu 

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

d) Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, thì khoản chiết khấu thanh toán thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán 

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán).

đ) Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu:

– Khi nhập khẩu nguyên vật liệu, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu 

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)

Có TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).

Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.

– Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi: 

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

– Trường hợp mua nguyên vật liệu có trả trước cho người bán một phần bằng ngoại tệ thì phần giá trị nguyên vật liệu tương ứng với số tiền trả trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị nguyên vật liệu bằng ngoại tệ chưa trả được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm mua nguyên vật liệu.

e) Các chi phí về thu mua, bốc xếp, vận chuyển nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về kho doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu 

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có các TK 111, 112, 141, 331,…

g) Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công, chế biến:

– Khi xuất nguyên liệu, vật liệu đưa đi gia công, chế biến, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

– Khi phát sinh chi phí thuê ngoài gia công, chế biến, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có các TK 111, 112, 131, 141,…

– Khi nhập lại kho số nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến xong, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu 

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

h) Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do tự chế:

– Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu để tự chế biến, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

– Khi nhập kho nguyên liệu, vật liệu đã tự chế, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

i) Đối với nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).

– Khi có quyết định xử lý nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)

Có các tài khoản có liên quan.

– Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các doanh nghiệp khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có tài khoản 338 (3381) mà doanh nghiệp chủ động ghi chép và theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

k) Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu sử dụng vào sản xuất, kinh doanh, ghi:

Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642,…

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

l) Xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, ghi:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

m) Đối với nguyên liệu, vật liệu đưa đi góp vốn vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết: Khi xuất nguyên liệu, vật liệu, ghi:

Nợ các TK 221, 222 (theo giá đánh giá lại)

Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ)                                                                                                                               

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (theo giá trị ghi sổ)

Có TK 711 – Thu nhập khác (giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ). 

n) Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng để mua lại phần vốn góp tại công ty con, công ty liên doanh, liên kết, ghi:

– Ghi nhận doanh thu bán nguyên vật liệu và khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết, ghi:

Nợ các TK 221, 222 (theo giá trị hợp lý)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp.

– Ghi nhận giá vốn nguyên vật liệu dùng để mua lại phần vốn góp tại công ty con, công ty liên doanh, liên kết, ghi

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

o) Đối với nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê:  

Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:

– Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán;

– Nếu giá trị nguyên liệu, vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán 

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

– Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

– Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (tiền bồi thường của người phạm lỗi)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)

Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).

p) Đối với nguyên vật liệu, phế liệu ứ đọng, không cần dùng:

– Khi thanh lý, nhượng bán nguyên vật liệu, phế liệu, kế toán phản ánh giá vốn ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

– Kế toán phản ánh doanh thu bán nguyên vật liệu, phế liệu, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5118)

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

1.2. Cách hạch toán công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên

a) Mua công cụ, dụng cụ nhập kho, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì giá trị của công cụ, dụng cụ được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (giá chưa có thuế GTGT )

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT đầu vào) (1331)

Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị công cụ, dụng cụ mua vào bao gồm cả thuế GTGT.

b) Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được sau khi mua công cụ, dụng cụ (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của công cụ, dụng cụ để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số công cụ, dụng cụ còn tồn kho hoặc số đã xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

Nợ các TK 111, 112, 331,….

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ (nếu công cụ, dụng cụ còn tồn kho)

Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang (nếu công cụ, dụng cụ đã xuất dùng cho sản xuất kinh doanh) 

Có các TK 641, 642 (nếu công cụ, dụng cụ đã xuất dùng cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp)

Có TK 242 – Chi phí trả trước (nếu được phân bổ dần)

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu sản phẩm do công cụ, dụng cụ đó cấu thành đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ)

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).        

c) Trả lại công cụ, dụng cụ đã mua cho người bán, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán 

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ (giá trị công cụ, dụng cụ trả lại)

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) (thuế GTGT đầu vào của công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán).

d) Phản ánh chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có), ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán 

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

đ) Xuất công cụ, dụng cụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh:

– Nếu giá trị công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến một kỳ kế toán được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh một lần, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 641, 642 

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ (1531, 1532).

– Nếu giá trị công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến nhiều kỳ kế toán được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh, ghi:

+ Khi xuất công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

+ Khi phân bổ vào chi phí sản xuất, kinh doanh cho từng kỳ kế toán, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 641,642,…

Có TK 242 – Chi phí trả trước. 

– Ghi nhận doanh thu về cho thuê công cụ, dụng cụ, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131,…

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113) 

Có TK 3331 – Thuế  GTGT phải nộp (33311).

– Nhận lại công cụ, dụng cụ cho thuê, ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (1533)     

Có TK 242 – Chi phí trả trước (giá trị còn lại chưa tính vào chi phí).

g) Đối với công cụ, dụng cụ nhập khẩu:

– Khi nhập khẩu công cụ, dụng cụ, ghi:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ 

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)

Có TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)

Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.

– Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi: 

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).

– Trường hợp mua công cụ, dụng cụ có trả trước cho người bán một phần bằng ngoại tệ thì phần giá trị công cụ, dụng cụ tương ứng với số tiền trả trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị công cụ, dụng cụ bằng ngoại tệ chưa trả được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm mua công cụ, dụng cụ.

h) Khi kiểm kê phát hiện công cụ, dụng cụ thừa, thiếu, mất, hư hỏng, kế toán xử lý tương tự như đối với nguyên vật liệu (xem TK 152).

i) Đối với công cụ, dụng cụ không cần dùng:

– Khi thanh lý, nhượng bán công cụ, dụng cụ kế toán phản ánh giá vốn ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

– Kế toán phản ánh doanh thu bán công cụ, dụng cụ ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5118)

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

2. Sơ đồ nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụng xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị vật liệu tồn kho định kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, các nhu cầu sản xuất khác nhau: Sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp … Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô…(nếu có), phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ.

Theo phương thức này, giá trị vật tư xuất dùng được tính theo công thức

Giá trị xuất kho = Giá trị tồn; đầu kỳ – Giá trị nhập; trong kỳ – Giá trị tồn; cuối kỳ

Các TK 152, 153 chỉ phản ánh kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ chứ không phản ánh biến động tăng, giảm nguyên vật liệu nên ở phương pháp này kế toán sử dụng TK 611

kế toán

Cách hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ

a) Đầu kỳ, kết chuyển trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ, ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

b) Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu 

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 611 – Mua hàng.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các bạn hiểu hơn về sơ đồ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chúc các bạn sẽ thành công trên con đường sự nghiệp! 

 

0 0 vote
Article Rating
Theo dõi
Thông báo cho
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0988.680.223
0912.929.959
0912.929.959