Hoá đơn điện tử cho công ty xây dựng – làm sai là bị phạt, làm đúng lại mất thời gian nếu không nắm rõ quy trình! Đây không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là yếu tố quyết định tính hợp pháp và chi phí được khấu trừ thuế. Trong lĩnh vực xây dựng – nơi hợp đồng, thanh toán và nghiệm thu thường kéo dài, thời điểm xuất hóa đơn và cách lập hóa đơn GTGT phải cực kỳ chính xác. Bài viết sau từ Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn những công việc quan trọng nhất để đảm bảo đúng quy định, tránh sai sót và rủi ro về thuế.
1. Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng
Một số văn bản pháp luật mới có hiệu lực, ảnh hưởng đến thời điểm xuất hóa đơn GTGT, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng. Dưới đây là các thay đổi và quy định cập nhật dựa trên Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 174/2025/NĐ-CP, Nghị định 180/2024/NĐ-CP, và Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15:
(1) Hoạt động xây dựng, lắp đặt thông thường (bao gồm cả đóng tàu)
– Thời điểm: Ngày nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, bất kể đã thu tiền hay chưa.
– Thuế suất: 8% (từ 1/1/2025 đến 31/12/2026, trừ bất động sản). Ghi rõ thuế suất 8% và số tiền giảm trên hóa đơn điện tử.
VÍ DỤ: Công ty hoàn thành hạng mục công trình trị giá 1 tỷ đồng (chưa thuế) vào 15/7/2025. Hóa đơn điện tử được lập ngày 15/7/2025, ghi doanh thu 1 tỷ đồng, thuế GTGT 8% (80 triệu đồng), và chú thích “đã giảm 20 triệu đồng tương ứng 20% mức tỷ lệ % theo Nghị quyết 204/2025/QH15”.
(2) Giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục/công đoạn
– Thời điểm: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao hạng mục/công đoạn, lập hóa đơn điện tử tương ứng.
– Thuế suất: 8% (như trên).
LƯU Ý: Hóa đơn phải ghi rõ doanh thu chưa thuế, thuế GTGT, và số tiền giảm (nếu có).
(3) Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán/chuyển nhượng
– Thời điểm: Ngày thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng.
– Thuế suất: 10% (bất động sản không thuộc đối tượng giảm thuế theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP).
VÍ DỤ: Công ty bất động sản thu 500 triệu đồng theo tiến độ vào 16/7/2025. Hóa đơn điện tử lập ngày 16/7/2025, ghi doanh thu 500 triệu đồng, thuế GTGT 10% (50 triệu đồng).
(4) Công trình dài ngày, thanh toán theo tiến độ:
– Thời điểm: Lập hóa đơn điện tử cho từng lần thanh toán theo khối lượng công việc hoàn thành bàn giao.
– Thuế suất: 8% (trừ bất động sản).
YÊU CẦU: Hóa đơn phải ghi rõ doanh thu chưa thuế, thuế GTGT, và số tiền giảm (nếu áp dụng).
(5) Điều chỉnh giá trị công trình:
– Thời điểm: Khi quyết toán công trình có thay đổi giá trị, lập hóa đơn điện tử điều chỉnh kèm chứng từ điều chỉnh.
LƯU Ý: Nếu đã lập hóa đơn với thuế suất 10% trước khi giảm thuế (trước 1/1/2025), phải điều chỉnh hóa đơn để áp dụng thuế suất 8% (nếu áp dụng) và kê khai lại thuế đầu ra/đầu vào.
(6) Yêu cầu về hóa đơn điện tử:
– Phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để truy xuất.
– Gửi hóa đơn qua hình thức điện tử (email, tin nhắn, mã QR, hoặc đường dẫn).
– Lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan (nghiệm thu, quyết toán) để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
XEM THÊM
2. Xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế TNDN:
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 5 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định:
Doanh thu để tính thu nhập chịu thuế TNDN trong lĩnh vực xây dựng:
– Là giá trị công trình, giá trị hạng mục công trình hoặc giá trị khối lượng công trình xây dựng, lắp đặt được nghiệm thu theo hợp đồng.
– Trường hợp bao thầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị: Doanh thu bao gồm toàn bộ giá trị hợp đồng xây dựng, lắp đặt, kể cả giá trị nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị được cung cấp bởi nhà thầu.
– Trường hợp không bao thầu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị: Doanh thu chỉ bao gồm giá trị xây dựng, lắp đặt, không bao gồm giá trị nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị do chủ đầu tư cung cấp.
VÍ DỤ MINH HOẠ:
→Trường hợp bao thầu: Công ty A ký hợp đồng xây dựng một công trình trị giá 50 tỷ đồng, bao gồm nguyên vật liệu (20 tỷ đồng) và chi phí thi công (30 tỷ đồng). Công trình được nghiệm thu toàn bộ. Doanh thu tính thuế TNDN là 50 tỷ đồng.
→ Trường hợp không bao thầu: Công ty BC CÓ MẪU THÊM NÀO ký hợp đồng xây dựng trị giá 50 tỷ đồng, trong đó chủ đầu tư cung cấp nguyên vật liệu trị giá 20 tỷ đồng. Công trình được nghiệm thu toàn bộ. Doanh thu tính thuế TNDN là 30 tỷ đồng (không bao gồm giá trị nguyên vật liệu).
LƯU Ý THỰC TẾ:
Hợp đồng xây dựng: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các điều khoản trong hợp đồng để xác định rõ phạm vi bao thầu hay không bao thầu, từ đó xác định đúng doanh thu tính thuế.
Kế toán và báo cáo: Doanh thu phải được ghi nhận trong sổ sách kế toán theo đúng quy định tại Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và phải phù hợp với giá trị nghiệm thu thực tế.
- Kiểm tra và đối chiếu: Doanh nghiệp cần đối chiếu giá trị nghiệm thu với hóa đơn và hợp đồng để tránh sai sót khi kê khai thuế.
3. Cách tính thuế TNDN tạm tính nếu thu tiền trước theo tiến độ:
- Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC).
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
- Các quy định khác về thuế TNDN và hóa đơn điện tử có hiệu lực tại thời điểm 2025.
3.1 Quy định về thu tiền trước và tạm nộp thuế TNDN:
Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, thực hiện dự án đầu tư cơ sở hạ tầng, nhà để chuyển nhượng hoặc cho thuê, có thu tiền ứng trước của khách hàng theo tiến độ:
– Thời điểm xác định doanh thu tạm nộp thuế TNDN: Là thời điểm thu tiền của khách hàng.
– Trường hợp xác định được chi phí tương ứng: Doanh nghiệp kê khai nộp thuế TNDN tạm tính dựa trên doanh thu trừ chi phí (bao gồm cả chi phí trích trước cho hạng mục công trình chưa hoàn thành tương ứng với doanh thu đã ghi nhận).
– TH chưa xác định được chi phí tương ứng: Doanh nghiệp tạm nộp thuế TNDN theo tỷ lệ 1% trên doanh thu thu được. Doanh thu này chưa tính vào doanh thu chịu thuế TNDN trong năm.
– Lập hóa đơn điện tử: Khi thu tiền ứng trước, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ghi rõ thông tin “thu tiền trước theo tiến độ” và theo dõi công nợ trên tài khoản 131.
3.2 Khi bàn giao bất động sản
– Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử chính thức để ghi nhận doanh thu chịu thuế TNDN.
– Thực hiện quyết toán thuế TNDN và điều chỉnh số thuế đã tạm nộp:
+ Nếu số thuế TNDN đã tạm nộp thấp hơn số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp bổ sung số thuế còn thiếu vào Ngân sách Nhà nước.
+ Nếu số thuế TNDN đã tạm nộp cao hơn số thuế phải nộp, doanh nghiệp được hoàn hoặc trừ số thuế nộp thừa vào kỳ tiếp theo.
3.3 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới
– Các chi phí này chỉ được tính vào chi phí được trừ khi bàn giao bất động sản, phát sinh doanh thu chịu thuế TNDN.
– Chi phí phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp (HĐĐT) và tuân thủ mức khống chế (nếu có) theo quy định của Luật Thuế TNDN.
– Các chi phí phát sinh trong năm thu tiền trước chưa được tính vào chi phí được trừ cho đến khi bàn giao bất động sản.
Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử ngay khi thu tiền ứng trước của khách hàng, thay vì chỉ theo dõi công nợ trên tài khoản 131.
Hóa đơn điện tử lập khi thu tiền trước cần ghi rõ thông tin liên quan đến khoản thu (ví dụ: “Thu tiền trước theo hợp đồng số…”).
Khi bàn giao bất động sản, hóa đơn điện tử chính thức được lập để ghi nhận doanh thu chịu thuế TNDN, đồng thời điều chỉnh các khoản thu trước (nếu cần).
4. Quy trình xuất hóa đơn điện tử và nghiệm thu công trình xây dựng theo giai đoạn (phương thức “cuốn chiếu”)
4.1 Nghiệm thu và xuất hóa đơn GTGT theo giai đoạn
GIAI ĐOẠN 1
– Biên bản nghiệm thu giai đoạn 1: Lập theo mẫu quy định tại Nghị định 10/2021/NĐ-CP, có chữ ký xác nhận của chủ đầu tư và nhà thầu.
– Biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 1: Xác định khối lượng công việc hoàn thành, được các bên ký xác nhận.
– Bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 1: Chi tiết giá trị công việc hoàn thành, làm cơ sở lập hóa đơn.
– Xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 1: Lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, gửi qua hệ thống E-Invoice của Tổng cục Thuế để được cấp mã, sau đó gửi cho chủ đầu tư. Hóa đơn ghi rõ “Thanh toán giai đoạn 1, hợp đồng số…”.
GIAI ĐOẠN 2
Tương tự giai đoạn 1, lập các biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng, bảng quyết toán khối lượng và xuất hóa đơn GTGT cho từng giai đoạn.
LƯU Ý:
– Hóa đơn GTGT phải được lập ngay sau khi hoàn thành nghiệm thu giai đoạn, đúng với quy định tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Đảm bảo tất cả hóa đơn được gửi qua hệ thống hóa đơn điện tử của TCT để được cấp mã trước khi gửi cho chủ đầu tư.
4.2 Hoàn thành công trình
– Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng: Lập theo quy định tại Luật Xây dựng và Nghị định 37/2015/NĐ-CP (hoặc văn bản sửa đổi).
– Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành: Tổng hợp toàn bộ khối lượng công việc của công trình.
– Bảng quyết toán khối lượng công trình: Phản ánh giá trị công trình hoàn thành, trừ các khoản đã nghiệm thu giai đoạn trước.
– Xuất hóa đơn GTGT phần còn lại: Lập hóa đơn điện tử cho giá trị còn lại của hợp đồng, ghi rõ “Thanh toán hoàn thành công trình, hợp đồng số…”.
– Thanh lý hợp đồng: Lập biên bản thanh lý hợp đồng, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ giữa các bên.
4.3 Xử lý tạm ứng và hợp thức hóa hóa đơn tạm ứng
– Tạm ứng: Khi chủ đầu tư yêu cầu xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng, lập hóa đơn điện tử ghi rõ “Tạm ứng hợp đồng số…”. Hóa đơn này không được tính vào doanh thu chịu thuế GTGT tại thời điểm lập (theo Điều 10, Thông tư 78/2021/TT-BTC).
– Hợp thức hóa tạm ứng:
+ Khi nghiệm thu giai đoạn, lập hóa đơn GTGT chính thức cho giá trị nghiệm thu. Đồng thời, điều chỉnh hoặc khấu trừ khoản tạm ứng đã xuất hóa đơn trước đó trong bảng quyết toán giai đoạn.
+ Đảm bảo các biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng và bảng quyết toán được lập đầy đủ, đúng quy định để làm cơ sở hợp thức hóa.
– Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ đầy đủ các biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng, bảng quyết toán và hóa đơn để phục vụ kiểm tra thuế.
5. Ví dụ cụ thể điền hoá đơn điện tử cho công ty xây dựng
Ngày 10/03/2025, Công ty TNHH Phát Triển Xây Dựng & Thương Mại Y nhận thầu Công trình A có tổng giá trị là 432.000.000 đồng (giá này đã bao gồm thuế GTGT 8%). Thời gian thi công là 6 tháng chia thành 6 giai đoạn nghiệm thu.
Tính toán tổng giá trị:
– Tổng giá trị hóa đơn (bao gồm thuế GTGT): 432.000.000 đồng
– Thuế GTGT (8%): 32.000.000 đồng
– Giá trị trước thuế (doanh thu chưa VAT): 432.000.000 – 32.000.000 = 400.000.000 đồng
– Giả định phân bổ đều cho 6 giai đoạn, mỗi giai đoạn có giá trị:
Giá trị trước thuế: 400.000.000 ÷ 6 ≈ 66.666.667 đồng
Thuế GTGT (8%): 66.666.667 × 8% ≈ 5.333.333 đồng
- Tổng giá trị mỗi giai đoạn (bao gồm thuế): 66.666.667 + 5.333.333 ≈ 72.000.000 đồng
PHÂN BỔ GIAI ĐOẠN:
Giai đoạn 1:
Ngày 10/03/2025, lập biên bản nghiệm thu với giá trị là 72.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 8%, tương ứng 5.333.333 đồng thuế VAT).
Giai đoạn 2:
Ngày 17/03/2025, lập biên bản nghiệm thu với giá trị là 72.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 8%, tương ứng 5.333.333 đồng thuế VAT).
Giai đoạn 3:
Ngày 01/04/2025, lập biên bản nghiệm thu với giá trị là 72.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 8%, tương ứng 5.333.333 đồng thuế VAT).
Giai đoạn 4:
Ngày 02/04/2025, lập biên bản nghiệm thu với giá trị là 72.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 8%, tương ứng 5.333.333 đồng thuế VAT).
Giai đoạn 5:
Ngày 21/04/2025, lập biên bản nghiệm thu với giá trị là 72.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 8%, tương ứng 5.333.333 đồng thuế VAT).
Giai đoạn 6:
Ngày 27/06/2025, lập biên bản nghiệm thu với giá trị là 72.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 8%, tương ứng 5.333.333 đồng thuế VAT).
Kế toán căn cứ:
– Căn cứ vào biên bản nghiệm thu từng giai đoạn.
– Căn cứ vào khối lượng hoàn thành bàn giao.
– Căn cứ vào bảng quyết toán khối lượng.
GHI CHÚ:
– Tổng giá trị 6 giai đoạn: 72.000.000 × 6 = 432.000.000 đồng (đúng với giá trị hợp đồng).
– Tổng thuế GTGT: 5.333.333 × 6 = 32.000.000 đồng (đúng với thuế VAT yêu cầu).
– Các ngày nghiệm thu được điều chỉnh để phù hợp với mốc thời gian bắt đầu từ 10/07/2025 và thời gian thi công 9 tháng.
a. Hoá đơn giai đoạn 1
– Doanh thu : 400.000.000
– Thuế VAT : 32.000.000
b. Hoá đơn giai đoạn 2
– Doanh thu : 400.000.000
– Thuế VAT : 32.000.000
c. Hoá đơn giai đoạn 3
– Doanh thu : 400.000.000
– Thuế VAT : 32.000.000
b. Hoá đơn giai đoạn 4
– Doanh thu : 400.000.000
– Thuế VAT : 32.000.000
c. Hoá đơn giai đoạn 5
– Doanh thu : 400.000.000
– Thuế VAT : 32.000.000
b. Hoá đơn giai đoạn 6
– Doanh thu : 400.000.000
– Thuế VAT : 32.000.000
Vậy là sau 06 giai đoạn thi công thì kết thúc công trình, cần có các hồ sơ sau:
– Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng: TẢI VỀ
– Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành công việc: TẢI VỀ
– Biên bản thanh lý hợp đồng: TẢI VỀ
– Các giấy tờ liên quan bảo hành công trình liên quan của ngân hàng.
– Hồ sơ hoàn công (bắt buộc).
– Báo cáo đánh giá an toàn/môi trường (tùy loại công trình).
– Chứng nhận kiểm định chất lượng (nếu cần).
– Hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán.
– Bộ hồ sơ thanh lý tài sản cố định: TẢI VỀ
– Hồ sơ pháp lý liên quan đến đất đai (nếu cần).
Hy vọng bài viết Kế Toán Việt Hưng đã giúp bạn hiểu rõ cách xuất hoá đơn điện tử cho công ty xây dựng. Nếu còn vướng mắc về nghiệp vụ kế toán, hãy để lại bình luận ngay dưới bài viết này để được hỗ trợ 1:1 và nhận ưu đãi mới cho các khóa học, dịch vụ kế toán tại Việt Hưng!