Trong quá trình làm việc, chắc hẳn bạn sẽ để xảy ra những lỗi liên quan tới hóa đơn. Khi viết sai hóa đơn cần phải làm những gì? Biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai được viết như thế nào? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc trong bài viết dưới đây.
Theo khoản 3, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế. Sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản. Hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
- Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng …., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra.
>> Như vậy, nếu hóa đơn viết sai mà đã kê khai thì bạn không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh. Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
1. Nội dung khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày
- Người đại diện 2 bên (Thường là người đại diện pháp luật) ký, ghi rõ họ tên + Đóng dấu
- Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh những gì….
Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC khi phát hiện hóa đơn có sai sót thì xử lý như sau:
STT | Thời điểm phát hiện sai sót | Cách xử lý |
1 | Lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua. | – Gạch chéo các liên. – Lập hóa đơn mới. – Lưu giữ số hóa đơn lập sai. |
2 | Lập hóa đơn và đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ. | – Phải hủy bỏ. – Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. – Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới. |
3 | Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế. | |
4 | Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. | – Người bán và người mua phải lập biên bản. Hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. – Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót (không phải xuất hóa đơn mới). |
| Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh (theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC). | ||
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai theo TT 39
> MẪU VÍ DỤ BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HOÁ ĐƠN
CÔNG TY CỔ PHẦN ABXSố …./BBĐCHĐ-KTCTCPCSXY | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
– Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính;
– Căn cứ Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính;
– Căn cứ vào sự thỏa thuận của các bên,
Hôm nay, ngày 1/8/2019, đại diện hai bên gồm có:
BÊN A: Công ty Cổ phần ABX
Địa chỉ: Số xxx, Trần Bình, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 0333xxxxxx
MST: 010xxx0688
Do Ông (Bà): Trần Thanh H Chức vụ: Giám đốc
BÊN B : Công ty TNHH Quốc Tế HN
Địa chỉ: Số xxx, đường Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 0966xxxxxx
MST: 010xxx8066
Do Ông (Bà): Hoàng Văn X Chức vụ: Giám đốc
Hai bên cùng thống nhất lập biên bản ghi nhận sai sót do bên bán xuất bán hàng cho bên mua tại hóa đơn số 0001200, ký hiệu AA/19P, lập ngày 20/4/2019 đã kê khai vào kỳ Quý 2/2019. Nay lập hóa đơn điều chỉnh số 0001368, ký hiệu AA/19P ngày 1/8/2019.
Lý do điều chỉnh: Ghi sai đơn giá của mặt hàng: Cổng xếp inox tự động 201 nhập khẩu
Nội dung trước khi điều chỉnh:
STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá (đồng) | Thành tiền |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6=4×5 |
01 | Cổng xếp inox tự động 201 nhập khẩu | Bộ | 10 | 7.000.000 | 70.000.000 |
Hai bên thống nhất điều chỉnh lại đơn giá như sau:
STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá (đồng) | Thành tiền |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6=4×5 |
01 | Cổng xếp inox tự động 201 nhập khẩu | Bộ | 10 | 8.000.000 | 80.000.000 |
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, ghi rõ họ tên) | ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên) |
Trên đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót theo TT 39. Kế toán viên cần căn cứ vào các tình huống của hóa đơn để xử lý theo từng trường hợp theo đúng quy định pháp luật. Chúc các bạn thành công.