Hóa đơn đầu vào và đầu ra là những chứng từ kế toán quan trọng dùng để hạch toán chi phí doanh nghiệp, quyết toán thuế. Để hóa đơn đầu vào, đầu ra hợp lệ, hợp pháp, kế toán viên phải nắm rõ các quy định về hóa đơn. Kế toán Việt Hưng chia sẻ trong bài viết dưới đây.
1. Quy định về thời gian kê khai hóa đơn đầu vào, đầu ra
a. Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào đã được thay đổi. Không còn giới hạn 6 tháng như trước đây nữa theo Thông tư 219/2013/TT- BTC.
Theo khoản 8 điều 14 Thông tư số 219/2013/TT- BTC ngày 31/12/2013 của Bộ tài chính:
“Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.
– Trường hợp Doanh nghiệp phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.”
Như vậy:
Căn cứ quy định trên thì những hóa đơn GTGT đầu vào các bạn có thể được kê khai bổ sung vô thời hạn. (Nhưng phải trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế).
Trường hợp người nộp thuế phát hiện hóa đơn, chứng từ của các kỳ trước bị bỏ sót chưa kê khai thì thực hiện kê khai, khấu trừ bổ sung như sau:
- Hóa đơn đầu vào:
Thời điểm phát hiện hóa đơn bỏ sót kỳ nào thì kê khai, khấu trừ bổ sung tại kỳ tính thuế phát hiện hóa đơn bỏ sót nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định, kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
- Hóa đơn đầu ra:
Hóa đơn đầu ra xuất bán phát sinh kỳ nào thì thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đó theo quy định.
b. Những hóa đơn đầu vào kê khai sau khi được hoàn thuế GTGT thì sẽ không được khấu trừ.
c. Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi chuyển sang nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. Thì chỉ được khấu trừ thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào phát sinh kể từ kỳ đầu tiên kê khai, nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế.
d. Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi chuyển sang nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Thì được tính số thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào phát sinh trong thời gian nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế mà chưa khấu trừ hết vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Trừ số thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào phát sinh trong thời gian nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế được hoàn thuế.
2. Quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ
Đối với hóa đơn đầu vào:
- Hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
- Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống ( trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn ). Có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó sẽ không được khấu trừ. Nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.
- Nếu hóa đơn VAT bị mất thì phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn. Tuy nhiên phần thuế GTGT sẽ không được khấu trừ.
- Thuế giá trị gia tăng của một số dự án trong doanh nghiệp nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đó. Cho nên, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại khoản thuế này.
- Một số doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, do vậy phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đặc biệt loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.
- Hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.
Đối với hóa đơn đầu ra:
- Nội dung trên hóa đơn: Cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.
- Phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế.
- Các sản phẩm sử dụng nội bộ phải xuất hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng. Đặc biệt cần thống kê khoản này và xuất hóa đơn bổ sung nếu chưa xuất tránh bị phát hiện lúc quyết toán sẽ bị phạt và cộng lãi phạt.
- Các dòng thừa trên hóa đơn GTGT kế toán phải gạch chéo.
- Doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn với những mặt hàng, dịch vụ có trong đăng ký kinh doanh.
3. Quy định mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào
- Trường hợp do bên bán làm mất hóa đơn đầu vào phạt: 15 triệu đồng
- Trường hợp do bên mua làm mất hóa đơn phạt: 3 triệu đồng
Trên đây là những quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra năm 2019. Kế toán viên cần nắm vững những quy định này khi viết hóa đơn cho doanh nghiệp. Tránh trường hợp viết sai, xử lý sai khiến cơ quan thuế loại bỏ khi quyết toán cuối năm.