Nguyên tắc lập hoá đơn gtgt
Theo Bộ tài chính quy định điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014. Những điều cơ bản kế toán cần biết được để áp dụng cho nguyên tắc lập hoá đơn GTGT như sau
Tham khảo:
Xử lí hóa đơn khi thay đổi địa chỉ, tên công ty, mã số thuế
Mức phạt nộp chậm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
1. Nguyên tắc lập hoá đơn GTGT
– Khi bán hàng hoá hay bất cứ một sản phẩm nào đó phải lập hoá đơn bao gồm các trường hợp đặc biệt như:
- Hàng mẫu, hàng quảng cáo, hàng hoá hoặc dịch vụ dùng để biếu cho hoặc tặng
- Xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay hoặc mượn.
– Hoá đơn được lập cùng một lúc trên nhiều liên. Vì vậy việc thống nhất các nội dung trên các liên cùng một số rất quan trọng.
– Hoá đơn được lập từ số nhỏ cho đến số lớn. Nếu doanh nghiệp có nhiều đơn vị bán hàng. Hoặc nhiều cơ sở cùng nhận uỷ nhiệm sử dụng hoá đơn đặt in chung ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống. Thì phải có sổ theo dõi từng phân bổ số lượng hoá đơn cho từng đơn vị hoặc cơ sở. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở uỷ nhiệm phải sử dụng hoá đơn theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vị số hoá đơn được phân chia
– Nếu doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc các đơn vị được uỷ nhiệm. Đồng thời cùng sử dụng một loại hoá đơn tự in. Hay hoá đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ. Thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên cho các đơn vị hoặc cơ sở được uỷ nhiệm. Thứ tự lập từ nhỏ đến lớn cho hoá đơn truy xuất của toàn hệ thống kinh doanh.
2. Các tiêu thức cụ thể khi lập hoá đơn
2.1. Tiêu thức ngày tháng năm:
– Ngày lập hoá đơn đối với bán hàng là ngày hàng hoá được chuyển giao quyển sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
– Ngày lập hoá đơn đối với dịch vụ là ngày dịch vụ được cung cấp hoàn thiện, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
– Ngày lập hoá đơn với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
2.2. Tiêu thức tên, địa chỉ và mã số thuế
– Ghi đầy đủ tên và tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế.
– Trường hợp đơn vị uỷ nhiệm của tổ chức bán hàng có mã số thuế riêng. Thì sử dụng tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị đó. Ngược lại, nếu đơn vị không có mã số thuế riêng thì sử dụng mã số thuế của cơ sở bán hàng chính.
– Trường hợp khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ trên 200,000 VNĐ. Mà người mua không lấy hoá đơn hoặc không cung cấp “tên, địa chỉ và mã số thuế”. Thì cuối ngày kế toán vẫn phải lập hoá đơn và ghi rõ ra “người mua không lấy hoá đơn”. Hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ và mã số thuế”.
2.3. Tiêu thức số thứ tự, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền
– Ghi theo thứ tự tên hàng hoá, dịch vụ bán ra, phần còn lại gạch chéo bỏ phần trống (nếu có)
– Trường hợp hoá đơn tự in hoặc đặt in hoặc hoá đơn điện tự nếu có phần trống thì không cần gạch chéo
– Trường hợp người bán có quy định về mã hàng hoá để dễ kiểm soát. Thì phải ghi tên hàng hoá cùng mã hàng hoá vào.
2.4. Tiêu thức người bán hàng
– Trường hợp thủ trưởng đơn vị không thể ký vào tiêu thức người bán hàng. Thì phải có giấy uỷ quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu hoá đơn.
2.5. Tiêu thức người mua hàng
– Đối với trường hợp không thể mua hàng trực tiếp như: mua qua điện thoại, qua mạng, FAX. Thì người mua không nhất thiết phải có mặt để ký và ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng”, kế toán thì phải ghi rõ ra mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
– Khi lập hoá đơn cho các hoạt động mua bán ra nước ngoài. Không nhất thiết phải có chữ ký và họ tên của người nước ngoài.
2.6. Đồng tiền ghi trên hoá đơn
– Đơn vị tiền ghi trên hoá đơn đồng Việt Nam.
– Trường hợp người bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật. Thì trên hoá đơn phải ghi rõ tổng số tiền thanh toán ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.