Cách hủy hóa đơn điện tử còn tồn theo Nghị định 123

Cách hủy hóa đơn điện tử còn tồn | Như các bạn đã biết, hiện nay Chi cục Thuế đã và đang ra những quyết định bắt buộc các doanh nghiệp ở hầu như các tỉnh thành chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Nghị định 123. Đối với các doanh nghiệp ở 6 tỉnh thành lớn là Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định đã thực hiện chuyển đổi sang hoá đơn điện tử theo Nghị định 123 thành công từ cuối năm 2021. Hiện nay thì các tỉnh thành khác cũng ráo riết nhắc các doanh nghiệp chuyển đổi hoá đơn điện tử.

Theo bài viết trước, Kế Toán Việt Hưng đã chia sẻ cho các doanh nghiệp cách chuyển hổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78. Việc huỷ hoá đơn giấy hoặc hoá đơn điện tử cũ (Thông tư 32, Quyết định 1209) là vấn đề mà các bạn kế toán quan tâm và tìm kiếm nhiều nhất. Kế Toán Việt Hưng cũng nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến vấn đề hoá đơn như: Làm thế nào để huỷ hoá đơn cũ? Thời hạn bao lâu? Cần lưu giữ những hồ sơ nào,…

Để giải đáp các thắc mắc của các bạn thì bài nay kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện huỷ các hoá đơn cũ chưa sử còn tồn sau khi chuyển đổi thành công hoá đơn điện tử.

Khi nào phải thực hiện huỷ hoá đơn giấy hoặc hoá đơn điện tử cũ không sử dụng?

Sau khi các bạn đăng kí thanh công hoá đơn điện tử theo nghị định 123 thì các bận thực hiện huỷ các hoá đơn cũ, cụ thể được quy định tại Khoản 3 điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này“.

Theo khoản 1 điều 27 nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.“

Như vây theo quy định trên thì sau khi thực hiện đăng kí chuyển đổi hoá điện tử, sau khi nhận được xác nhận của cơ quan thuế thì trong vòng 10 phải thực hiện tiêu huỷ hoá đơn giấy và hoá đơn điện tử cũ và nộp cho cơ quan thuế.

Cách hủy hóa đơn điện tử còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Theo điều 27 của nghị định 123 quy định như sau:

“Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện như sau:

a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.”

Cách huỷ hoá đơn giấy cũ

Khi các bạn có hoá đơn giấy còn tồn thì các bước thực hiện huỷ hoá đơn như sau:

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hoá đơn cần tiêu huỷ

Mẫu biên bảng kiểm kê hoá đơn

Kế toán thực hiện ra soát và tổng hợp số lượng hoá đơ n giấy cần huỷ và lập bảng kiểm kê hoá đơn. Ở bước này kế toán cần kiếm tra kĩ tất cả các lần phát hành từ khi thành lập và thực hiện rà soát tất cả các đợt phát hành cũng như số lượng tồn của từng đợt để lập bảng kê tránh thiếu sót.

Bước 2: Lập hội đồng tiêu huỷ hoá đơn và kí biên bản

Việc lập hội đồng thống nhất tiêu huỷ hoá đơn giấy và cần có ban lãnh đạo kí vào trong biên bản xác nhận tiêu huỷ hoá đơn.

Bước 3: Thực hiện thông báo kết quả huỷ hoá đơn cho cơ quan thuế.

Thực hiện lập thông báo kết quả huỷ hoá đơn và nộp cho chi cục thuế sẽ được hướng dẫn dưới đây. Tuy nhiên sau khi thực hiện nộp thông báo huỷ hoá đơn cho chi cục thuế rồi thì kế toán cần thực hiện lưu giữ các giấy tờ sau:

– Quyết định thành lập hội đồng huỷ hoá đơn

– Biên bảng kiểm kê hoá đơn

– Biên bản tiêu huỷ hoá đơn

– Thông báo kết quả huỷ hoá đơn.

Cách huỷ hoá đơn điện tử cũ

Trong trường hợp doanh nghiệp bạn đã đăng kí sử dụng hoá đơn điển tử trước đó và đã đăng kí thành công hoá đơn điện tử có mã hoặc không có mã theo yêu cầu của Tổng cục thuế. Các bạn chủ động liên hệ với đơn vị cung cấp hoá đơn để thực hiện huỷ số hoá đơn còn lại của lô hoá đơn cũ. Sau đó các bạn thực hiện Thông báo kết quả huý hoá đơn.

Thông báo kết quả huỷ hoá đơn

Đối với cả 2 trường hợp huỷ hoá đơn giấy hay hoá đơn điện tử cũ thì việc thông báo kết quả huỷ hoá đơn cho cơ quan thuế là không thể thiếu, Cách thực hiện thông boá kết quả huỷ hoá đơn điện tử như sau:

Các bạn truy cập vào HTKK để chọn tờ khai TB03

Các bạn thực hiện chọn thông báo kết quả huỷ hoá đơn( TB03/AC) như hình trên. Màn hình sẽ hiện ra như sau:

Các bạn thực hiện điền đầy đủ thông tin như mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số… đến số…

Trong trường hợp có nhiều loại hoá đơn của nhiều đợt phát hành khác nhau thì các bạn thực hiện xuống dòng và kê riêng từng loại theo kí hiệu hoá đơn nhé.

Ghi phương thức hủy hóa đơn:

– Đối với Hóa đơn giấy thì phương thức huỷ hoá đơn là “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ””

– Đối với Hóa đơn điện tử thì phương thức huỷ hoá đơn là “Thực hiện hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử”

Mẫu kê khai như sau:

Sau khi các bạn thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin thì thực hiện ghi và xuất file xml. Sau đó thực hiện nộp trên trang thuế điện tử như tờ khai bình thường.

Để nộp tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB03/AC)” thì trước tiên các bạn cần đăng nhập trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Điền tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác nhận để truy cập vào trang thuế điện tử.

Sau khi đăng nhập vào trang thuế điện tử. Các bạn thực hiện nộp tờ khai dưới dạng xml khi nãy vừa kết xuất ra.

Các bạn thực hiện nộp như nôp tờ khai bình thường.

Trên đây kế toán Việt Hưng đã chia sẻ các thực hiện huỷ hoá đơn giấy và hoá đơn điện tử cũ theo quy định của Cục thuế. Tuy nhiên để thực hiện thông báo huỷ hoá đơn thì các bạn cũng cần thực hiện kê khai tờ khai Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn BC26/AC. Việc kê khai tờ khai này các bạn cũng thực hiện tương tự trên HTKK với mẫu như sau:

Như vậy là bạn đã thực hiện thành công cách hủy hóa đơn điện tử còn tồn, chuyển đổi sang hoá đơn điện tử theo Nghị định 123 của Chính phủ. Việc triển khai hoá đơn điện tử đang là nội dung đang nhận được rất nhiều sự quan tâm, đặc biệt là của dân kế toán. Truy cập fanpage của chúng tôi để cùng tìm hiểu thêm nhiều thông tin liên quan đến hoá đơn điện tử nói riêng, nghiệp vụ kế toán nói chung nhé!