Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học – Kế toán là một trong những chuyên ngành đang được rất nhiều người chú ý, không những vậy chuyên ngành cũng có lượng kiến thức về thuế, kinh nghiệm chuyên môn cao đòi hỏi người kế toán viên cần phải am hiểu nhiều mới có thể giải quyết được các vấn đề phát sinh ở trong nghiệp vụ. Không những vậy, việc sắp xếp, lưu trữ những chứng từ kế toán đối với kế toán viên cũng rất quan trọng, nhất là tình hình hiện nay có một số công ty kế toán nghỉ liên tục, điều này một phần nào ảnh hưởng đến việc kế nhiệm của kế toán sau rất khó khăn. Và có nhiều câu hỏi đặt ra cách để lưu trữ, sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán như thế nào cho khoa học, hợp lý? Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi này, bạn cũng sẽ biết được cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ khoa học nhất.
1. Quy định về việc sắp xếp, lưu trữ chứng từ Kế toán
Hiện nay, vẫn chưa có bất kỳ một quy định nào đưa ra về việc sắp xếp chứng từ kế toán. Sẽ tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, công ty, tổ chức để sắp xếp sao cho phù hợp, dễ tìm kiếm, dễ bảo quản, phục vụ tốt cho công tắc quản lý nội bộ, giải trình với Cơ quan có thẩm quyền của nhà nước.
Doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị cũng có thể sắp xếp theo: từng bộ chứng từ chung, từng bộ chứng từ riêng biệt.
2. Cách lưu trữ chứng từ kế toán các loại
2.1 Về Hóa đơn đầu vào
– Hóa đơn tổ chức mua hàng và thanh toán đơn hàng bằng tiền mặt, kèm với phiếu chi tiền mặt.
– Hóa đơn phát sinh mua hàng và đã thanh toán tiền hàng bằng hình thức chuyển khoản, kèm theo ủy nhiệm chi hay giấy báo nợ đính vào phía sau hóa đơn.
– Bảng kê khai thu mua hàng hóa nhưng không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN
LƯU Ý: Đối với những trường hợp doanh nghiệp thu mua hàng hóa, dịch vụ của Hộ gia đình hay cá nhân kinh doanh nhưng có mức doanh thu < 100 triệu đồng/ năm sẽ kê khai vào mẫu đó)
2.2 Về Hóa đơn đầu ra
– Hóa đơn phát sinh bán hàng và đã thu bằng tiền mặt của khách hàng, kèm theo phiếu thu (kế toán cần phải kẹp với liên 3 của hóa đơn giá trị gia tăng hay liên 2 ở hóa đơn bán hàng).
– Hóa đơn bán hàng và khách hàng chuyển khóa sẽ kèm theo giấy báo có.
LƯU Ý: Với 2 loại hóa đơn đầu vào và đầu ra kế toán hãy nên sắp xếp theo trình tự thời gian, xếp theo từng kỳ Kê khai thuế tương ứng theo bảng kê ở trên tờ khai thuế đã nộp.
2.3 Về Hóa đơn xuất – nhập kho
– Với những phiếu nhập kho hàng hóa, sẽ kẹp cùng với hóa đơn mua vào.
– Phiếu xuất kho hàng hóa sẽ được kẹp cùng hóa đơn bán ra Liên 3 hay liên 2 cho hóa đơn bán hàng.
* Lưu ý: Đóng gộp theo từng bộ từ tháng 1 – 12 trong năm phát sinh kế toán, nếu lượng hóa đơn quá nhiều có thể đóng thành 1 tháng/ bộ.
2.4 Về Chứng từ thuế
– Tờ khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân theo từng tháng/ quý + tờ khai kệ phí môn bài.
Khi kế toán viên đã nộp tờ khai Thuế qua mạng thành công, thì cũng nên download về 1 bản ở máy tính, 1 bản thông báo của cơ quan Thuế về việc chấp nhận tờ khai Thuế đó
– Giấy nộp tiền Thuế môn bài, thu nhập cá nhân, giá trị gia tăng… Cũng như khi các bạn nộp tiền thành công cũng nên tải về 1 bản ở máy tính để lưu theo Tờ khai tháng/ quý đã nộp đó
Ví dụ: Tờ khai lệ phí môn bài kế toán viên sẽ sắp xếp cùng với giấy nộp tiền lệ phí môn bài trong tháng/ quý đó
– Giấy nộp Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính mỗi quý (nếu có)
– Sổ phụ ngân hàng đóng tháng hay năm kèm theo UNC, các giấy tờ nộp tiền
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
2.5 Về Chứng từ kế toán tiền lương
– Hồ sơ người lao động.
– Hợp đồng thử việc, hợp đồng thời vụ, hợp đồng lao động hay hợp đồng thuê dịch vụ ngoài,…
– Quyết định bổ nhiệm, quy chế về lương thưởng, quyết định tăng lương,…
– Bảng chấm công
– Bảng thanh toán lương
– Đăng ký giảm trừ về gia cảnh người phụ thuộc, hồ sơ liên quan chứng minh người phụ thuộc
– Bảng Cam kết 02/CK – TNCN nếu như có hợp đồng lao động dưới 3 tháng nhưng không khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân,
– Giấy ủy quyền về việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
– Bảng đăng ký Mã số Thuế dành cho người lao động
– Các hồ sơ, chứng từ với cơ quan khác: Bảo hiểm xã hội, liên đoàn lao động.
* LƯU Ý: Hàng năm kế toán nên tạo một folder lương riêng cho năm tài chính đó để có thể lưu bảng lương theo tháng trong năm tài chính. Và bạn cũng nên chia bảng thanh toán lương theo tháng, một file quyết định hay có những chứng từ liên quan trong năm tài chính
2.6 Về Chứng từ tài sản cố định doanh nghiệp
– Tờ trình về kế hoạch mua tài sản
– Tờ báo giá
– Bảng phê duyệt của ban giám đốc về việc mua tài sản (photo)
– Hợp đồng mua tài sản
– Tài liệu kỹ thuật liên quan
– Biên bản bàn giao về tài sản
– Quyết định khấu hao
– Biên bản kiểm kê định kỳ
– Hồ sơ thanh lý
– Những tài liệu có liên quan khác
2.7 Về Chứng từ công nợ
– Hợp đồng mua bán + phụ lục kèm theo
– Giấy bảo lãnh
– Biên bản đối chiếu về công nợ theo tháng/ quý/ năm
– Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ
– Quyết định xử lý khoản nợ
– Công văn đòi nợ
3. Cách lưu trữ hồ sơ kế toán các loại
3.1 Về Hồ sơ kê khai Thuế năm
Báo cáo tài chính
Quyết toán Thuế thu nhập doanh nghiệp cùng phụ lục đi kèm.
- Quyết toán Thuế thu nhập cá nhân + phụ lục đi kèm
3.2 Về Hồ sơ khai Thuế theo quý
Chứng từ nộp Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính theo quý.
Các báo cào về tình hình sử dụng hóa đơn.
Tờ khai Thuế Thu nhập cá nhân.
- Tờ khai Thuế giá trị gia tăng.
3.3 Về Hồ sơ kê khai Thuế theo tháng
Tờ kê khai thuế giá trị gia tăng theo tháng.
Tờ kê khai Thuế thu nhập cá nhân theo tháng (nếu có)
- Báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn (trường hợp báo cáo theo tháng)
3.4 Về Các loại hóa đơn
Đối với trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng đặt in:
– Hợp đồng in hóa đơn bao gồm: Biên bản giao nhận hóa đơn hay chứng từ thanh toán,….
– Thông báo phát hành cho hóa đơn.
Đối với trường hợp là hóa đơn điện tử:
– Hợp đồng phát hành về hóa đơn điện tử sẽ bao gồm: hóa đơn mẫu, quyết định áp dụng hóa đơn điện tử,….
– Thông báo cho việc phát hành hóa đơn điện tử.
3.5 Về những loại hồ sơ khác
Giấy phép Đăng ký hoạt động kinh doanh.
Đăng ký về phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
Mẫu Phụ lục II – 1 về việc đăng ký tài khoản ngân hàng (kể từ ngày 01 tháng 05 năm 2021 thì không cần phải đăng ký tài khoản ngân hàng lên sở kế hoạch đầu tư).
- Giấy nộp tiền vào ngân sách và những bảng kê, khoản phát sinh, nộp ngân sách nhà nước.
XEM THÊM:
Tổng hợp sổ sách kế toán cần in cuối năm và các lưu ý cần rõ
4. Cách lưu trữ & sắp xếp các loại sổ sách kế toán
4.1 Cách thức sắp xếp các chứng từ sổ sách kế toán (theo hình thức Nhật ký chung)
Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký thu tiền
Sổ nhật ký chi tiền
Sổ nhật ký Mua hàng
Sổ nhật ký Bán hàng
Sổ cái tài khoản: toàn bộ những tài khoản phát sinh.
Sổ chi tiết về tài khoản
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ Tiền gửi ngân hàng (với sổ này cần phải chi tiết qua các ngân hàng).
Bảng trích khấu hao Tài sản cố định.
Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
Bảng chi tiết về xuất nhập tồn hàng hóa
Thẻ kho
Sổ chi tiết về công nợ phải thu
Sổ chi tiết công nợ phải trả
Biên bản đối chiếu công nợ hết năm tài chính
Sổ chi tiết về tiền vay
4.2 Cách thức sắp xếp các loại hợp đồng
Hợp đồng mua vào
Hợp đồng bán ra
Tờ khai Hải quan (nếu doanh nghiệp có phát sinh xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài)
Hồ sơ dự toán hay hồ sơ quyết toán cho công trình + bản photo những chi phí liên quan (đối với doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng)
- Bảng định mức về tiêu hao nguyên vật liệu
5. Lưu ý khi sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán
5.1 Đối với những hồ sơ bản cứng
– Kế toán viên nên có kế hoạch và đưa ra cho mình quy định trình tự sắp xếp theo thứ tự những hồ sơ có trong một bộ chứng từ để dễ dàng cho việc kiểm tra theo dõi. Và khi bạn sắp xếp tất cả theo trình tự sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, hồ sơ cũng trở nên khoa học, rõ ràng hơn
– Mỗi tập chứng từ nên có 1 bảng kê ở trang thứ 2
– Bạn nên dùng chỉ thị màu, hay dùng mã phân loại,… để có thể đóng chứng từ
– Những chứng từ đặc biệt kế toán có thể sử dụng thẻ
5.2 Đối với những hồ sơ bản mềm
Các bạn kế toán viên cũng cần tuân theo quy định cho việc đặt tên file – mã hóa những hồ sơ chứng từ đã được lưu trữ.
Với việc tạo hồ sơ thành cây nhiều tầng, kế toán viên cũng có thể đặt thêm số theo thứ tự ở đầu file để sắp xếp theo thứ tự.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Bài viết trên đây của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã giúp bạn trả lời được thắc mắc về cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, và hiện nay sự phát triển của ngành công nghệ cùng sự ra đời Nghị định 123/2020/NĐ – CP đã quy định tất cả các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử, việc lưu trữ ở hóa đơn chứng từ điện tử cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc bảo quản, lưu trữ và cũng hạn chế được tối đa rủi ro bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu trữ. Nếu muốn biết rõ hơn về cách thức sắp xếp, lưu trữ hãy tham gia ngay khóa học kế toán thực hành tại Việt Hưng để có thêm kinh nghiệm, tự tin hơn với chuyên ngành kế toán.