Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa bao gồm những gì?

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, ccdc, sản phẩm, hàng hoá nhằm xác định về số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản của doanh nghiệp. Để luôn hoàn thành xuất sắc công việc được giao, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu và cập nhật mẫu biên bản phù hợp với loại hình hoạt động trong doanh nghiệp của bạn qua bài viết dưới đây!

Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, công cụ
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, công cụ

Phương pháp ghi biên bản như thế nào?

Một biên bản hoàn chỉnh là biên bản đã được điền đầy đủ các thông tin cần thiết, có đủ chữ ký và cần được kiểm tra kỹ lưỡng nhất có thể. Bởi nó sẽ ảnh hưởng đến cả quá trính làm việc sau này của bạn liên quan đến vật tư, hàng hóa, công cụ… đó. Phương pháp ghi biên bản kiểm nghiệm vật tư cụ thể như sau:

– Góc trái trong biên bản kiểm nghiệm vật tư cần ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.

– Biên bản được áp dụng với các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp:

+ Nhập kho hàng hóa với số lượng lớn;

+ Các loại vật tư, sản phẩm, công cụ, hàng hoá có tính chất lý, hoá phức tạp;

+ Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm và hàng hoá quý hiếm;

Những vật tư, công cụ dụng cụ (ccdc), sản phẩm, hàng hoá không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho Nhưng trong quá trình nhập kho hàng hóa nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng, chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì vẫn phải lập biên bản kiểm nghiệm.

– Cột A, B và cột C: nội dung ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách và mã số của vật tư, ccdc, sản phẩm, hàng hóa kiểm nghiệm.

– Cột D: nội dung ghi rõ phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất.

– Cột E: Ghi rõ đơn vị tính của từng loại hàng có trong biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa

– Cột 1: Ghi số lượng hàng theo hoá đơn hoặc phiếu giao hàng

– Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: là ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với vật tư, cc, sản phẩm và hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, sản phẩm lập 2 bản bao gồm: 

– 1 bản để giao cho phòng, ban cung tiêu hoặc người giao hàng.

– 1 bản giao cho phòng ban kế toán.

Lưu ý khi nhập kho hàng hóa cho doanh nghiệp

Một hàng hóa được nhập kho có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, tự sản xuất hoặc là được điều chuyển từ đơn vị khác, cũng có thể do tái nhập kho khi hàng hóa không sử dụng hết

Có nhiều lý do nhập kho hàng hóa khác nhau, do đó bạn cũng cần lưu ý kỹ khi có nhu cầu nhập kho thì phải ghi “Phiếu đề nghị nhập kho”, trong đó cần ghi rõ về loại hàng hoá, số lượng, thời gian dự tính nhập, lý do nhập kho. Phiếu đề nghị nhập kho hàng này phải được cán bộ quản lý cấp phòng,bộ phận hoặc dự án xác nhận phê duyệt trước kho có thể chuyển cho bộ phận thủ kho và làm các công tác nhập kho. Nếu số lượng mặt hàng nhiều, người đề nghị phải đính kèm theo bảng kê hàng nhập kho theo phiếu.

Ngoài ra, 1 trong những lưu ý quan trọng khi nhập kho là việc chuẩn bị kho bãi. Dựa vào kế hoạch nhập hàng hóa hoặc phiếu đề nghị nhập kho đã được phê duyệt trước đó, thủ kho tính toán số lượng về hàng hoá cần phải lưu lại trong kho hoặc trong khu vực chứa hàng. Nếu khả năng chứa hàng của kho không phù hợp, thủ kho phải đề nghị tìm kiếm, bố trí địa điểm chứa hàng. Sau đó, chuyển cho trưởng bộ phận vật tư hoặc quản lý dự án để xem xét và có ý kiến.

Khi đã đảm bảo đủ điều kiện kho bãi của doanh nghiệp để chứa hàng thì bạn cần lưu ý việc kiểm tra, đảm bảo đủ hồ sơ và giấy tờ liên quan đến việc giao nhận hàng. Cụ thể bao gồm: hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa. Ngoài các yếu tố và giấy tờ trên còn phải đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ. Sau đó, kế toán cần căn cứ vào các giấy tờ trên để kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu và thông tin trên giấy tờ có khớp đúng với thực tế hàng nhận được không.

Sau khi đã đảm bảo toàn bộ hàng hóa cần nhập đã đủ giấy tờ theo quy định thì kế toán kho, thủ kho hoặc cán bộ vật tư phải lập phiếu nhập kho có đầy đủ các thông tin và chỉ tiêu trên phiếu. Tiến hành kiểm soát chất lượng của hàng hóa nhập vào kho. Nếu hàng đã đáp ứng về số lượng và chất lượng thì ký vào phiếu nhập kho. Trường hợp phát hiện hàng hoá không đáp ứng đủ hoặc có sai sót bất kể tiêu chí nào, việc nhập kho sẽ không thực hiện được mà cần báo cáo lên cấp trên để có hướng xử lý vấn đề.

Cán bộ quản lý sẽ xem xét, đánh giá, đưa ra quyết định như: từ chối nhập, trả lại một phần hoặc toàn bộ lô hàng; hoặc đồng ý cho nhập kho một phần hoặc toàn bộ. Sau khi kiểm tra đủ số lượng và chất lượng hàng hoá, thủ kho thực hiện nhập hàng vào kho. Thủ kho, người nhập hàng ký vào phiếu đề nghị nhập kho và biên bản giao nhận hàng, “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, ccdc, sản phẩm, hàng hoá” hàng nhập.

Là kế toán cho doanh nghiệp thường nhập hàng, bạn cần lưu ý sau mỗi lần nhập kho phải nhận đủ giấy tờ và báo cáo nhập kho từ thủ kho, cụ thể:

+ Số lượng thực nhập;

+ Chất lượng hàng nhập;

+ Ngày tháng năm nhập hàng hóa và các nội dung khác theo phiếu nhập kho

Bạn muốn nâng cao nghiệp vụ kế toán của bản thân, hoặc muốn cập nhật thêm nhiều kiến thức kế toán liên quan đến hoạt động doanh nghiệp của mình, vui lòng truy cập thêm vào website hoặc fanpage của Kế Toán Việt Hưng.

0 0 votes
Đánh giá bài viết
Theo dõi
Thông báo cho
guest
0 Góp ý
Inline Feedbacks
View all comments
0988.680.223
0912.929.959
0912.929.959