Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn giá trị gia tăng- Hóa đơn giá trị gia tăng là một trong những loại chứng từ quan trọng nhất của kế toán. Chỉ vài sơ xuất nhỏ, không nắm chắc luật thuế, chúng ta có thể gây ra những thiệt hại không đáng có.
Loại hóa đơn này đòi hỏi tính chính xác cao và những nguyên tắc nhất định khi viết, nhằm đảm bảo phù hợp, không làm trái quy định Bộ tài chính. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng đúng quy định trong bài viết này.
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Hóa đơn giá trị gia tăng hay còn gọi là hóa đơn VAT – hóa đơn đỏ là hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý do bộ tài chính ban hành hoặc cho phép ban hành một cách hợp pháp. Hóa đơn GTGT tách riêng giá trị hàng hóa và giá trị tăng thêm của hàng hóa và có nhiệm vụ khấu trừ thuế đầu vào.
Hiện nay có 2 loại hóa đơn : Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
Theo khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định
“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”
Lưu ý: Những DN thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì mới được sử dụng hóa đơn GTGT
2. Nguyên tắc về việc lập hóa đơn GTGT
Các Văn bản liên quan tới Cách viết hóa đơn GTGT
– Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 31/03/2014.
– Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 27/02/2015.
– Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về quy định hóa đơn điện tử ban hành ngày 12/09/2018
– Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 30/09/2019.
Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải:
- Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
- Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa.
- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
3. Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn giá trị gia tăng
3.1 Thông tin “Ngày tháng năm”
Đây là ngày lập hóa đơn hay thời điểm xuất hóa đơn.
– Nếu là bán hàng hóa: Là ngày chuyển giao quyền hoặc sử dụng hàng hóa. (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu được tiền)
– Nếu là cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ (Nếu thu tiền trước hoặc trong khi thực hiện dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền).
– Nếu là xây dựng, lắp đặt: Là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
Chú ý: Ngày lập hóa đơn rất quan trọng, nếu sai sẽ bị phạt từ 4 – 8 tr (tội lập hóa đơn sai thời điểm).
3.2 Viết thông tin người mua hàng
Dòng “Họ tên người mua hàng” Phần này bạn cần ghi đầy đủ họ và tên người mua. Trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”
Dòng “Tên đơn vị”: ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như tên giấy phép đăng ký kinh doanh.
Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó
Chú ý: Nhiều công ty thay đổi địa chỉ kinh doanh mà không thông báo cho bạn biết, muốn kiểm tra tính chính xác, bạn có thể vào trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn , nhập mã số thuế, mã xác nhận, bạn sẽ xem được đầy đủ thông tin của khách hàng như hình mẫu bên dưới.
Dòng “Địa chỉ”: ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như sau: Phường là “P”; Quận là “Q”, Thành phố là ”TP”, Việt Nam là ”VN”, Cổ phần là “CP”, Trách nhiệm hữu hạn là ”TNHH”, Khu công nghiệp là ”KCN”, Sản xuất là “SX”, Chi nhánh là ”CN”, nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Dòng “Số tài khoản”: Chỉ tiêu này không bắt buộc, có thể điền hoặc không.
3.3 Tiêu thức “Hình thức thanh toán”
– Thanh toán tiền mặt, ghi “TM” hoặc “Tiền mặt”
– Thanh toán bằng chuyển khoản, ghi “CK” hoặc “Chuyển khoản”
– Hoặc bạn có thể ghi “TM/CK”
Lưu ý: Hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
3.4 Thông tin trong phần bảng liệt kê hàng hóa.
Cột số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.
Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà bạn bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa).
Lưu ý:
- Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
- Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.
- Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn, người bán có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn phải ghi rõ “ kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…, năm …”, mục tên hàng hóa chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng. ( Tham khảo cách lập bảng kê theo điều 19, thông tư 39/2014/TT-BTC).
- Đặc biệt đối với hóa đơn điện tử thì có thể viết nhiều trang trên 1 hóa đơn, do đó một số cơ quan thuế không chấp nhận bảng kê vật tư đính kèm hóa đơn.
Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra
Lưu ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
Cột số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra
Cột đơn giá: Ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT)
Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó
Lưu ý: Sau khi viết hoàn thiện, gạch chéo phần bỏ trống trong bảng
3.5 Phần tổng cộng
Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .
Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).
Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).
Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”
Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”.
Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”
Lưu ý:
- Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT
- Đồng tiền trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
- Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
3.6 Phần ký tên
Người mua hàng: Người đi mua hàng kí và ghi rõ họ tên
Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài
Người bán hàng: người lập hóa đơn ký tên
Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên
Chú ý: Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.
Trên đây là phần hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn giá trị gia tăng được cập nhật mới nhất năm 2019. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn có thể liên hệ đến Kế Toán Việt Hưng để được giải đáp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn kế toán tự tin viết hóa đơn mà không sợ bất kỳ sai sót nào. Các bạn đọc hãy theo dõi trang web của Kế Toán Việt Hưng để liên tục được update những thông tư, nghị định mới nhất.
Chúc các bạn thành công với nghề kế toán!