Uỷ nhiệm lập hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 cần lưu ý gì?

Ngày 17/9/2021, (BTC) ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện 1 số điều trong Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về chứng từ, hoá đơn. Uỷ nhiệm lập hoá đơn điện tử là một trong những điểm mới mà người làm kế toán cũng cần biết để có sự điều chỉnh phù hợp cho quá trình làm việc của mình.

Những nguyên tắc uỷ nhiệm lập hoá đơn là gì? Các vấn đề liên quan đến hợp đồng hoặc thoả thuận uỷ nhiệm ra sao? Chi tiết việc uỷ nhiệm lập hoá đơn điện tử mời bạn cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

Thế nào là ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Đây là việc tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức khác bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ giao cho bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử. Chính doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức bán hàng, cung ứng dịch vụ đó (bản chất là thay mặt) phải lập HĐĐT này.

Việc ủy nhiệm gồm hai bên chi tiết như sau:

– Bên ủy nhiệm: gồm các tổ chức kinh tế, tổ chức khác bán hàng hóa, doanh nghiệp và cung ứng dịch vụ.

– Bên nhận ủy nhiệm: là bên thứ 3 có quan hệ liên kết với người bán, đồng thời là đối tượng đã đủ điều kiện sử dụng HĐĐT nhưng không là đối tượng thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

7 nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn cần biết!

Theo Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định, nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử như sau:

Một: Tổ chức bán hàng hoá, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cung ứng dịch vụ có quyền ủy nhiệm cho bên thứ 3:

+ Là bên có mối quan hệ liên kết với người bán

+ Là đối tượng đủ điều kiện để sử dụng HĐĐT

+ Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động dịch vụ, bán hàng hóa.

==> Quan hệ liên kết đó được xác định dựa trên quy định của pháp luật về việc quản lý thuế.

Hai: Việc ủy nhiệm lập HĐĐT phải được lập bằng văn bản, cụ thể là thể hiện bằng hợp đồng hay thỏa thuận giữa 2 bên.

Ba: Việc ủy nhiệm lập hoá đơn nêu trên cần phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng HĐĐT.

Bốn: HĐĐT do tổ chức được ủy nhiệm lập là HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Đồng thời, hoá đơn đó cần phải thể hiện đủ tên, địa chỉ, MST của cả 2 bên.

Năm: Việc niêm yết trên website đơn vị, hoặc thông báo công khai trên các phương tiện truyền thông để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm này là của cả 2 bên uỷ nhiệm và nhận uỷ nhiệm.

Khi hết thời hạn ủy nhiệm hay việc uỷ nhiệm chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận giữa 2 bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hay thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

Sáu: Nếu hóa đơn được ủy nhiệm là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế thì dữ liệu HĐĐT đó cần phải đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ chính là bên uỷ nhiệm.

Bảy: Trách nhiệm lập HĐĐT được ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh và sự thỏa thuận với bên đã ủy nhiệm, đồng thời tuân thủ theo đúng nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn là của bên nhận uỷ nhiệm.

Các vấn đề liên quan đến hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm

– Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải thể hiện bằng văn bản như hợp đồng hoặc thỏa thuận.

– Nội dung trong hợp đồng hoặc thỏa thuận phải thể hiện đầy đủ các thông tin:

+ Tên, địa chỉ, MST, chứng thư số của 2 bên.

+ Thông tin về HĐĐT ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn).

+ Mục đích ủy nhiệm hoá đơn là gì?

+ Thời hạn ủy nhiệm chi tiết

+ Phương thức thanh toán với hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền dịch vụ hoặc hàng hóa trên hóa đơn ủy nhiệm).

– 2 bên có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm (hợp đồng/ thỏa thuận) và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Thông báo việc ủy nhiệm HĐĐT với cơ quan thuế

Hoá đơn điện tử có liên quan trực tiếp với cơ quan thuế. Vì thế, việc ủy nhiệm lập hóa đơn cần phải thông báo với cơ quan thuế, việc thông báo được thực hiện như sau:

– Việc ủy nhiệm hóa đơn được xác định là trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2 bên sử dụng Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123 để thông báo cho cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập HĐĐT, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận.

– Cả 2 bên điền thông tin của bên còn lại tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT chi tiết:

+ Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng”, điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả 2 bên.

+ Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” thì điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và MST của bên ủy nhiệm.

Hoá đơn là văn bản giúp đảm bảo tính pháp lý, tính pháp luật, tính trung thực và tính rõ ràng trong hoạt động mua bán, giao dịch của doanh nghiệp. Các vấn đề liên quan đến lập hoá đơn điện tử rất quan trọng đối với kế toán cũng như một doanh nghiệp. Thế nhưng, việc lập hoá đơn và các vấn đề liên quan có thể được thay đổi tuỳ theo các Thông tư, Nghị định được Bộ Tài Chính ban hành.

Vì thế, với trách nhiệm là người trực tiếp làm việc dựa trên hoá đơn, kế toán viên cần nắm chắc thông tin để các công việc liên quan đến hoạt động kế toán diễn ra suôn sẻ nhất. 

Bạn cần tìm hiểu thêm các thông tin liên quan đến Thông tư, Nghị định mới a ảnh hưởng trực tiếp đến bạn và doanh nghiệp nơi bạn đang công tác? Bạn cần những thông tin chính xác nhất, được cập nhật nhanh chóng nhất? Website, fanpage và kênh youtube của chúng tôi chính là một địa chỉ tin cậy để bạn bổ sung những kiến thức hổng cho mình.

Mọi thắc mắc liên quan đến việc uỷ nhiệm lập hoá đơn điện tử cũng như hoạt động kế toán mời bạn để lại dưới bình luận hoặc chat trực tiếp để được hỗ trợ. Chúc bạn luôn là một kế toán viên chuyên nghiệp và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.