Quản lý xuất nhập tồn kho luôn là “bài toán đau đầu” của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi số lượng hàng hóa biến động liên tục. Làm sao để theo dõi chính xác, tiết kiệm thời gian mà vẫn hạn chế sai sót? Trung tâm Kế Toán Việt Hưng chia sẻ ngay file Excel quản lý xuất nhập tồn kho tự động mới nhất – công cụ hỗ trợ tối ưu giúp kế toán kiểm soát kho hiệu quả, chuyên nghiệp và dễ sử dụng hơn bao giờ hết!
1. Vì sao nên lập file Excel quản lý xuất nhập tồn?
– Theo VAS 02 – Tồn kho, kế toán phải ghi nhận, định giá và trình bày số liệu minh bạch; file Excel là “kho chứng từ” (hóa đơn, phiếu nhập/xuất) phục vụ kiểm toán nội bộ và Cục Thuế.
– Thiếu bảng theo dõi chi tiết dễ dẫn đến sai báo cáo tài chính, kiểm kê thiếu và bị xử phạt.
– Giúp soi chênh lệch giữa sổ sách và thực tế (hao hụt, hư hỏng) để kịp thời hạch toán điều chỉnh TK 156.
– Theo dõi vòng quay hàng tồn (COGS / tồn kho bình quân) nhằm tránh dư hàng tốn phí lưu kho hoặc thiếu hàng mất doanh thu.
– Là căn cứ tính giá vốn theo FIFO/LIFO/BQG, ghi nhận xuất kho – doanh thu và thuế GTGT chính xác.
– Phân tích xu hướng nhập/xuất để dự báo nhu cầu, hỗ trợ quyết định mua – bán.
– Tiết kiệm thời gian so với ghi tay, đồng thời sớm phát hiện gian lận/thất thoát.
– Dễ kết nối hệ thống quản trị kho tự động, đồng bộ dữ liệu và giảm sai sót tới ~90%.
XEM THÊM: Xây Dựng Quy Trình Bán Hàng Của Doanh Nghiệp Từ A-Z Mới Khởi Nghiệp
2. Quy trình quản lý quy trình nhập xuất tồn kho
Quy trình chia 3 giai đoạn: Nhập → Xuất → Tồn
A. Quy Trình Nhập Kho (Từ Đơn Hàng Đến Lưu Kho)
BƯỚC 1: Nhận đơn hàng & Lập đề nghị.
Bộ phận mua hàng tạo form điện tử (mã đơn, nhà cung cấp, số lượng, giá dự kiến). Tự động kéo dữ liệu từ hợp đồng/email.
BƯỚC 2: Phê duyệt đề nghị
Lãnh đạo ký điện tử. Kiểm tra ngân sách tự động (cảnh báo nếu vượt).
BƯỚC 3: Nhập hàng thực tế
Kho nhận hàng, quét barcode/RFID để cập nhật số lượng, chất lượng.
BƯỚC 4: Hạch toán & Lưu kho
Kế toán tự động ghi nhận (TK 156: giá vốn + thuế GTGT). Cập nhật vị trí kệ kho (A/B/C). In 1 bản duy nhất nếu cần chứng từ giấy.
BƯỚC 5: Xác nhận & Báo cáo
Gửi thông báo email/Slack cho tất cả bên liên quan. Cập nhật báo cáo tồn kho realtime.
B. Quy Trình Xuất Kho (Từ Yêu Cầu Đến Giao Hàng)
BƯỚC 1: Lập yêu cầu xuất
Bộ phận sản xuất/bán hàng tạo form (mã yêu cầu, số lượng, lý do: bán/sản xuất). Tự động kiểm tra tồn kho khả dụng.
BƯỚC 2: Phê duyệt & Kiểm tra
Lãnh đạo ký e-sign. Hệ thống cảnh báo nếu xuất vượt tồn (FIFO tự động tính giá vốn).
BƯỚC 3: Thực hiện xuất
Kho quét mã để xuất hàng, cập nhật giảm tồn. Gắn tag theo dõi (nếu xuất nội bộ).
BƯỚC 4: Hạch toán & Giao hàng
Kế toán ghi giảm TK 156, tăng TK 632 (giá vốn bán). In nhãn vận chuyển nếu cần.
BƯỚC 5: Xác nhận & Theo dõi
Khách nhận xác nhận qua QR code. Cập nhật báo cáo xuất realtime (báo cáo thời gian thực).
3. Tải về file excel quản lý xuất nhập tồn kho
(1) Danh mục mã vật tư hàng hoá
(2) Bảng nhập liệu
(3) Sổ kho
(4) Báo cáo nhập xuất tồn
(5) Sổ chi tiết vật tư công cụ dụng cụ
(6) Sổ kho
(7) Phiếu nhập – xuất kho
TẢI VỀ Full File quản lý xuất nhập tồn kho có công công thức tự động
4. Ưu & nhược điểm khi quản lý xuất nhập tồn bằng Excel
So với việc ghi chép trên sổ giấy, Excel là lựa chọn thay thế tiết kiệm thời gian và công sức cho cả nhân viên lẫn nhà quản trị.
Ưu điểm
– Giao diện quen thuộc, dễ dùng, chi phí gần như bằng 0.
– Nhiều hàm tính, độ chính xác cao khi thiết lập đúng.
– Cập nhật số liệu, thêm/bớt danh mục rất nhanh.
– Có thể phân quyền người xem và người chỉnh sửa.
Hạn chế
– Phù hợp kho nhỏ, số lượng mặt hàng ít; khó mở rộng.
– Bảo mật yếu; dữ liệu dễ bị sửa/xóa, thất lạc thì khó (thậm chí không thể) khôi phục.
– Dễ phát sinh nhiều file rời rạc, khó đồng bộ.
– Muốn thiết lập quy trình phức tạp cần kỹ năng Excel nâng cao.
Với file Excel quản lý xuất nhập tồn kho tự động, việc kiểm soát hàng hóa chưa bao giờ dễ dàng đến thế! Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ kế toán, hãy để lại bình luận ngay dưới bài viết để được Kế Toán Việt Hưng hỗ trợ và nhận ưu đãi hấp dẫn cho khóa học & dịch vụ kế toán mới nhất!