Chứng từ kế toán điện tử là gì? Quy định mới nhất

Trong xu thế mở rộng công nghệ của thế giới, chứng từ kế toán điện tử được coi là một phần không thể thiếu trong thương mại điện tử. Vậy chứng từ KT điện tử là gì? Những quy định mới về chứng từ kế toán điện tử như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của kế toán Việt Hưng nhé. 

chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán điện tử là gì? Quy định mới nhất

1. Chứng từ kế toán điện tử là gì? 

Chứng từ kế toán là những căn cứ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, là cơ sở để có thể ghi sổ kế toán.

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng.

Theo Điều 17 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán điện tử được quy định như sau:

  1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
  2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
  3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

2. Nội dung chứng từ KT điện tử phải có

Căn cứ theo Điều 16 của Luật kế toán, tức là chứng từ điện tử phải có các nội dung:

  • Tên và số hiệu của chứng từ
  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
  • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toàn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
  • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
  • Những nội dung khác theo từng loại chứng từ

3. Quy định mới hiện nay về chứng từ kế toán điện tử

Theo Nghị định 165/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính có quy định về chứng từ kế toán điện tử như sau:

Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:

– Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm có liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

– Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tổ trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

– Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện: Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy; cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định nêu trên.

Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

4. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc

Thực hiện một trong các biện pháp sau:

– Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan;

– Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống…

– Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Tại Nghị định này, chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc nội dung của chứng giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.

(Nghị định 165/2018/NĐ-CP này có hiệu lực từ ngày 10/02/2019)

Trên đây là những quy định về chứng từ KT điện tử. Nếu bạn có câu hỏi hay thắc mắc hãy liên hệ với kế toán Việt Hưng để được tư vấn và hỗ trợ nhé. Chúc các bạn thành công!

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho