Kế toán hàng hóa áp dụng phương pháp kê khai định kỳ hoặc phương pháp kê khai thường xuyên để định khoản kế toán hàng hoá TK 156. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc cách hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên.
Hàng hoá là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (Bán buôn và bán lẻ). Giá gốc hàng hoá mua vào, bao gồm: Giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua hàng hoá. Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hoá thì trị giá hàng mua gồm giá mua theo hoá đơn cộng (+) chi phí gia công, sơ chế. Đối với hàng hoá của đơn vị nhập khẩu, ngoài các chi phí trên còn bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ), chi phí bảo hiểm,. . .
1. Về Tài khoản 156 – Hàng hoá
TK 156 có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1561 – Giá mua hàng hoá: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào và đã nhập kho (Tính theo trị giá mua vào)
- TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh liên quan tới số hàng hoá đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hoá đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (Kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được). Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán vào tài khoản này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hoá như: Chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, thuê bến bãi,. . . chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá
- TK 1567 – Hàng hoá bất động sản: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá bất động sản của doanh nghiệp
2. Hạch toán kế toán hàng hóa theo phương pháp KKTX (kiểm kê thường xuyên)
Hàng hoá mua ngoài nhập kho doanh nghiệp, căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan:
2.1 Đối với hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:
– Nếu mua hàng trong nước, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1561) (Giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Thuế GTGT đầu vào)
Có các TK 111, 112, 141, 331,. . . (Tổng giá thanh toán).
– Nếu mua hàng trực tiếp nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1561) (Giá mua cộng (+) Thuế nhập khẩu)
Có các TK 111, 112, 331,. . .
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu).
Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu).
– Trường hợp hàng mua nhập khẩu phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1561) (Giá mua cộng (+) Thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu)
Có các TK 111, 112, 331,. . .
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
– Nếu mua hàng uỷ thác nhập khẩu xem quy định ở Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.
2.2. Đối với hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, hoặc dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT:
– Nếu mua hàng trong nước, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1561) (Tổng giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 141, 331,. . . (Tổng giá thanh toán).
– Nếu mua hàng nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1561) (Giá mua cộng (+) Thuế nhập khẩu cộng (+) Thuế GTGT hàng nhập khẩu cộng (+) Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có))
Có TK 111, 112, 331,. . .
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).
Trường hợp đã nhận được hoá đơn của người bán nhưng đến cuối kỳ kế toán, hàng hoá chưa về nhập kho thì căn cứ vào hoá đơn, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331,. . .
– Sang kỳ kế toán sau, khi hàng hoá mua ngoài đang đi đường về nhập kho, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1561)
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
2.3. Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331,. . .
Có TK 156 – Hàng hoá (1561)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
2.4. Giá trị của hàng hoá mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán, hoặc số tiền được giảm giá, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1561)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
2.5. Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1562)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,. . .
2.6. Hàng hoá bất động sản mua về để bán, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (TK 1567 – Hàng hoá bất động sản – Giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, 331,. . .
2.7. Các trường hợp liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hoá bất động sản, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (TK 1567 – Hàng hoá bất động sản)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, 331,. . .
2.8. Trường hợp bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho khi chủ sở hữu có quyết định sửa chữa, cải tạo, nâng cấp để bán:
– Khi có quyết định sửa chữa, cải tạo, nâng cấp bất động sản đầu tư để bán, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (TK 1567 – Hàng hoá bất động sản – Giá trị còn lại của BĐS đầu tư)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2147) (Số hao mòn luỹ kế)
Có TK 217 – Bất động sản đầu tư (Nguyên giá).
– Khi phát sinh các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp triển khai cho mục địch bán, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 152, 334, 331,. . .
– Khi kết thúc giai đoạn sửa chữa, cải tạo, nâng cấp triển khai cho mục đích bán, kết chuyển toàn bộ chi phí ghi tăng giá trị hàng hoá bất động sản, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1567)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang.
2.9. Trị giá hàng hoá xuất bán được xác định là tiêu thụ, căn cứ Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1561).
Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:
– Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và hàng hoá xuất bán thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,. . . (Tổng giá thanh toán)
Có các TK 511, 512 (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
– Nếu hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp và hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,. . . (Tổng giá thanh toán)
Có các TK 511, 512,. . . (Tổng giá thanh toán).
2.10. Trường hợp thuê ngoài gia công, chế biến hàng hoá:
a/ Khi xuất kho hàng hoá đưa đi gia công, chế biến, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang
Có TK 156 – Hàng hoá (1561).
b/ Chi phí gia công, chế biến hàng hoá, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,. . .
c/ Khi gia công xong nhập lại kho hàng hoá, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (1561)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang.
2.11. Khi xuất kho hàng hoá gửi cho khách hàng hoặc xuất kho cho các đại lý, đơn vị nhận hàng ký gửi,. . ., ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1561).
2.12. Khi xuất kho hàng hoá cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc để bán:
– Nếu sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Có TK 156 – Hàng hoá.
– Nếu sử dụng Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng, khi xuất kho hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn, kế toán xác định giá vốn của hàng xuất bán, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hoá.
2.13. Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khi xuất để sử dụng nội bộ:
a/ Nếu hàng hoá xuất kho để sử dụng nội bộ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá vốn hàng xuất kho, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642,. . . (Giá vốn hàng xuất kho)
Có TK 512 – Doanh thu nội bộ (Giá vốn hàng xuất kho).
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất kho, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1561).
b/ Nếu xuất kho hàng hoá để sử dụng nội bộ, phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá vốn hàng xuất kho. Thuế GTGT đầu ra phải nộp không được khấu trừ phải tính vào chi phí, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642,. . . (Giá vốn hàng xuất kho cộng (+) Thuế GTGT đầu ra)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá vốn hàng xuất kho).
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất kho, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1561).
2.14. Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khi xuất kho để biếu tặng hoặc để trả thay lương:
a/ Nếu xuất kho hàng hoá để biếu, tặng (Chi phí từ quỹ phúc lợi, khen thưởng) hoặc để trả thay lương phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế, ghi:
Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Nếu xuất kho để biếu tặng)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu xuất kho để trả thay lương)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất kho, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1561).
b/ Nếu xuất kho hàng hoá để biếu, tặng (Chi phí từ quỹ phúc lợi, khen thưởng), để trả thay lương hoặc để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo tổng giá thanh toán, ghi:
Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Nếu xuất kho để biếu tặng)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu xuất kho để trả thay lương)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ.
2.15. Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, khi xuất biếu, tặng, sử dụng nội bộ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán, ghi:
Nợ các TK 641, 642, 431
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ.
Đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất kho, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1561).
2.16. Xuất hàng hoá đưa đi góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát:
a. Khi xuất hàng hoá đưa đi góp vốn liên doanh, ghi:
Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh (Theo giá đánh giá lại)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá)
Có TK 156 – Hàng hoá
Có TK 711 – Thu nhập khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá tương ứng với phần lợi ích của các bên khác trong liên doanh)
Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá tương ứng với phần lợi ích của mình trong liên doanh).
b. Khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát đã bán số hàng hoá đó cho bên thứ ba độc lập, bên góp vốn liên doanh kết chuyển số doanh thu chưa thực hiện vào thu nhập khác trong kỳ, ghi:
Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 711 – Thu nhập khác.
2.17. Xuất hàng hoá đưa đi góp vốn vào công ty liên kết, ghi:
Nợ TK 223 – Đầu tư vào công ty liên kết
Nợ TK 811 – Chi phí khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá)
Có TK 156 – Hàng hoá
Có TK 711 – Thu nhập khác (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của hàng hoá).
2.18. Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá bán ra được xác định là bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1562).
2.19. Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hoá bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán:
a. Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, do quên ghi sổ,. . . thì điều chỉnh lại sổ kế toán.
b. Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khác, thì giá trị hàng hoá thừa ghi Nợ TK 002 – Vật tư, hàng hoá nhận giữa hộ, nhận gia công (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Sau đó khi trả lại hàng hoá cho đơn vị khác ghi có TK 002.
c. Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
d. Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có các Tài khoản liên quan.
2.20. Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán:
a. Phản ánh giá trị hàng hoá thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)
Có TK 156 – Hàng hoá.
b. Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . . (Nếu do cá nhân gây ra phải bồi thường bằng tiền)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu do cá nhân gây ra phải trừ vào lương)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần giá trị hao hụt, mất mát còn lại)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381).
2.21. Trị giá hàng hoá bất động sản được xác định là bán trong kỳ, căn cứ Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao hàng hoá BĐS, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hoá (1567 – Hàng hoá BĐS).
Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng hoá BĐS:
+ Nếu đơn vị nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331,. . .
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5117) (Giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Nếu đơn vị nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331,. . .
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5117) (Tổng giá thanh toán).
Hy vọng bài viết sau đây của Kế toán Việt Hưng về hạch toán và sơ đồ kế toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên sẽ giúp ích cho cá bạn kế toán – Chúc cá bạn luôn gặt gá nhiều thành công!