Cách xử lý vấn đề bị mất hồ sơ tài sản cố định

Trong trường hợp bị mất hồ sơ tài sản cố định thì đâu là cách xử lý đúng khi tiến hành kiểm kê TSCĐ rà soát lại có thể do thất lạc sau quá trình nhiều lần vận chuyển từ nơi này qua nơi khác – qua tay nhiều người phụ trách khác nhau. Kế toán Việt Hưng xin được chỉ dẫn các cách làm cụ thể giúp bạn phần nào xử lý được công việc này

I – Dựa vào cơ sở pháp lý 

Thông tư 45/2013/TT-BTC

II – Dựa vào các văn bản Pháp luật đã ban hành 

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định điều kiện ghi nhận tài sản cố định: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên. Nguyên giá tài sản phải từ 30.000.000 đồng trở lên.

1. Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng gồm :

– Hóa đơn, chứng từ hình thành

– Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao TSCĐ

– Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý

– Thẻ tài sản cố định

– Hợp đồng mua bán tài sản cố định

– Dán nhãn thông tin và số thẻ tài sản

Nguyên tắc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp: Mỗi tài sản cố định phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong sổ theo dõi tài sản cố định. Mỗi tài sản cố định phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán

Đối với những tài sản cố định không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao. Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những tài sản cố định thông thường.

2. Đối với tài sản cố định góp vốn

– Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản, biên bản bàn giao tài sản góp vốn, biên bản góp vốn.

– Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.

– Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ (TSCĐ góp vốn được miễn các loại thuế, kể cả lệ phí trước bạ)

– Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn. (nếu có).

Nếu tài sản là ô tô chở người dưới 9 chỗ có giá trị lớn hơn 1,6 tỷ thì thực hiện khấu hao hạch toán toàn bộ giá trị, tính vào chi phí thuế với giá trị khấu hao tương ứng với 1,6 tỷ. Nếu tài sản cố định không đủ hồ sơ pháp lý thì vẫn theo dõi hạch toán nội bộ, khi quyết toán thuế kế toán loại trừ giá trị khấu hao khỏi chi phí – Chỉ tiêu B4 trên quyết toán thuế.

3. Đối với Tài sản cố định mua mới

– Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu

– Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường mua tài sản

– Hoá đơn nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm

– Chứng từ chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt nếu có

– Biên bản giao nhận tài sản của người bán cho công ty

– Chứng từ/biên lại nộp thuế (Lệ phí trước bạ, thuế trực thu)

Lập hợp toàn bộ chi phí mua, nhân công lắp đặt, chi phí chuyển giao, thuế gián thu vào nguyên giá tài sản cố định. Trường hợp vay vốn ngân hàng để mua tài sản cố định thì hạch toán chi phí bình thường trong kỳ. Nếu việc mua tài sản có nhiều chứng từ trong nhiều thời gian thì tập hợp vào 241 trước khi chuyển sang 211.

4. Đối với tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định

– Bản vẽ kỹ thuật

– Dự toán chi phí và tiêu hao

– Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài)

– Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu – bàn giao.

– Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý –hợp lệ

– Biên bản nghiệm thu từng phần/toàn phần

– Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành

– Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành

– Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)

Tập hợp toàn bộ giá trị thuê gia công xây lắp, giá trị phát sinh về vật tư, nhân công do công ty chi trả, chi phí lãi vay, chi phí lắp đặt chạy thử, lệ phí đăng ký quyền sở hữu vào nguyên giá tài sản cố định. Quá trình phát sinh chi phí tập hợp vào tài khoản xây dựng cơ bản dở dang, khi hoàn thành đưa vào sử dụng thì kết chuyển sang giá trị tài sản.

6. Đối với tài sản cố định thuê tài chính

– Hợp đồng thuê tài chính

– Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ

– Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng

Quản lý hiện vật như tài sản cố định hình thành do mua mới. Giá trị chưa trả hết theo hợp đồng thuê tài chính phải quản lý hạch toán “nợ thuê tài chính” chi tiết đối tượng

7. Đối với tài sản cố định thuê hoạt động

– Hợp đồng thuê

– Hoá đơn tài chính

– Chứng từ thanh toán

– Biên bản giao nhận

Nếu chi trả định kỳ tháng thì từng tháng tính chi phí thuê vào chi phi hoạt động của bộ phận sử dụng. Nếu chi trả định kỳ nhiều tháng thì phân bổ giá trị tương ứng của tháng vào chi phí hoạt động của bộ phận sử dụng.

8. Đối với tài sản cố định thanh lý, nhượng bán

– Biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý thanh lý tài sản

– Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định

– Hợp đồng thanh lý nhượng bán tài sản cố định

– Hoá đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được

– Chứng từ thanh toán theo hoá đơn

– Biên bản bàn giao tài sản cho người mua

Kết thúc theo dõi thẻ tài sản và hồ sơ tài sản. Loại trừ tài sản khỏi danh sách tính khấu hao. Giá bán ghi nhận vào thu nhập khác vì mục đích mua tài sản để sử dụng, nay bán thanh lý thì không được hạch toán doanh thu. Các chi phí liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản ghi nhận chi phí khác, không tính vào chi phí hoạt động.

Khi phát hiện TSCĐ bị mất đi thì phải tiến hành lập biên bản tìm nguyên nhân, xác định người chịu trách nhiệm, hướng xử lý. Khi có quyết định xử lý ngay khi lập biên bản: Căn cứ vào ” Biên bản xử lý TSCĐ thiếu” đã được duyệt và hồ sơ TSCĐ, bạn xác định nguyên giá, giá trị đã hao mòn để làm căn cứ hạch toán giảm TSCĐ và xử lý phần GTCL theo quyết định xử lý của công ty.

N 214 – Giá trị hao mòn

N 111,334,1388 – Nếu xác định nguời làm mất bồi thuờng

N 411 ( nếu được phép ghi giảm vốn)

N 811 ( nếu công ty chịu tổn thất)

C 211 – Nguyên giá

TSCĐ mất chưa xác định nguyên nhân chờ xử lý

Phản ánh giảm TSCĐ phần giá trị còn lại của TSCĐ mất :

N 214 – Giá trị hao mòn

N 1381 – GTCL

C 211

Khi có quyết định xử lý phần giá trị còn lại :

N 111 – Tiền bồi thuờng

N 1388- nếu nguời làm mất bồi thuờng

N 334 – Nếu trừ luơng người lao động

N 411 (Nếu được phép ghi giảm vốn)

N 811 ( nếu công ty chịu tổn thất)

C 1381