Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông tư 78/2021/TT-BTC theo quy định mới nhất của Tổng cục thuế, việc chuyển đổi hoá đơn điện tử dần dần được bắt buộc ở nhiều tỉnh thành. Là 1 kế toán viên, bạn đã biết cách thực hiện chuyển đổi hóa đơn theo Thông tư 78 nhanh chóng, chính xác chưa. Theo dõi ngay bài viết dưới đây của Kế Toán Việt Hưng, để việc chuyển đổi hóa đơn không còn làm khó được bạn nữa!

Theo thông tư 78, Ngoài quy định dành cho doanh nghiệp chuyển đổi thì Hoá đơn điện tử cũng được áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Hiệu lực bắt buộc phải chuyển đổi là kể từ ngày 1/7/2022. Tuy nhiên, thông tư này cũng khuyến các doanh nghiệp đã đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử thì sẽ chuyển đổi trước ngày 1/7/2022.

Riêng trong trường hợp các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử; Không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử, không có hệ thống phần mềm kế toán và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng. Thêm vào đó, cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi hóa đơn theo Thông tư 78.

Và một điểm đáng lưu ý là cũng từ ngày 1/7/2022, các thông tư, quyết định của Bộ Tài chính liên quan đến hóa đơn được ban hành trước đó sẽ hết hiệu lực thi hành. Chính vì vậy để triển khai hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, Tổng cục Thuế đã và đang đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật hệ thống hoá đơn điện tử. Ngoài ra Tổng cục Thuế cũng đã sẵn sàng tiếp nhận đề nghị và kết nối với tất cả các tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí theo quy định từ ngày 1/7/2022.

Để kịp thời áp dụng thông tư 78 thì Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bước chuyển đổi hoá đơn giúp kế toán có thể dễ dàng chuyển đổi thành công và đúng quy định.

Các bước chuyển đổi hoá đơn theo thông tư 78

Bước 1: Xác định doanh nghiệp mình thuộc áp dụng HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Để xác định được doanh nghiệp mình đang thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã hay không có mã, Các bạn hãy kiểm tra xem doanh nghiệp mình thuộc dạng nào trong các dạng dưới đây:

1. Doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

– Doanh nghiệp thuộc dạng vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền

– Doanh nghiệp là đối tượng sử dụng HĐĐT không mã nhưng có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

– Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế (Cơ quan thuế gửi thông báo trực tiếp hoặc email)

– Các hộ, cá nhân kinh doanh

2. Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

– Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và cơ quan thuế

– DN thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT để cơ quan thuế xem xét, quyết định.

Ngoài việc xác định thủ công như trên, để chắc chắn doanh nghiệp mình thuộc đối tượng nào, các bạn có thể gọi lên trên chi cục thuế quản lí để hỏi xem doanh nghiệp mình thuộc đối tượng có mã hay không có mã.

Bước 2: Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế để sử dụng HĐĐT.

Nếu Doanh nghiệp bạn đăng ký lần đầu tích chọn Đăng ký mới; Trường hợp doanh nghiệp bạn đã đăng kí rồi và muốn sửa đổi, bổ sung từ chọn Thay đổi thông tin

Mục: mã số thuế, cơ quan quản lí thuế: Các bạn ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp, người nộp thuế thực hiện đăng ký. Phần địa chỉ email các bạn đăng kí sử dụng email của doanh nghiệp để cơ quan thuế gửi thông báo kết quả đăng ký và các thông báo khác.

Mục Hình thức hóa đơn: Các bạn có thể căn cứ vào Điều 91 Luật Quản lý Thuế để tích chọn hình thức hóa đơn phù hợp hoặc theo yêu cầu của cơ quan.

Mục Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:

a. Trường hợp doanh nghiệp của bạn thuộc đối tượng được SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ KHÔNG PHẢI TRẢ PHÍ: nếu rơi vào đối tượng nào thì tích chọn tương ứng trong mục a

b. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Doanh nghiệp chọn: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế: tích chọn nếu doanh nghiệp bạn thuộc 1 trong 2 trường hợp sau:

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 123. Doanh nghiệp có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế bằng cách gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đến Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp có tổ chức mô hình Công ty mẹ – con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ. Đồng thời công ty mẹ có nhu cầu chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

+ Doanh nghiệp chọn: Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Đây là trường hợp phổ biến là các doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp.

Mục phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử khi chuyển đổi hóa đơn theo Thông tư 78:

– Tích chọn: Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Áp dụng với các doanh nghiệp sau chuyển dữ liệu cùng kỳ kê khai tháng/ quý, cụ thể:

+ Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực cung cấp dịch vụ: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

+ Doanh nghiệp bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

– Tích chọn: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: dành cho các doanh nghiệp còn lại và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã.

Mục loại hóa đơn áp dụng: các bạn tích chọn các loại hóa đơn sử dụng tương ứng. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều hơn 1 mẫu số ký hiệu, mẫu hóa đơn trong cùng loại hóa đơn thì cơ quan thuế chỉ quản lý theo loại hóa đơn.

Mục danh sách chứng thư số sử dụng: doanh nghiệp thực hiện đăng ký thông tin các chữ ký số sử dụng khi xuất hóa đơn.

Mục đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn: dành cho các doanh nghiệp ủy nhiệm cho Đơn vị khác lập hóa đơn thì kê khai vào.

Sau khi hoàn thành việc lập mẫu 01 trên, các bạn có thể liên hệ với phần mềm xuất hoá đơn để họ hỗ trợ đăng kí cho doanh nghiệp. Sau khi nộp mẫu 01, bạn đợi cơ quan thuế phản hồi bằng thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký hóa đơn điện tử trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký.

Bước 3: Nhận thông báo của cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Bước 4: Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử để đăng kí và phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu thông tư 78

Bước 5: Doanh nghiệp thực hiện lập và nộp báo cáo tình hình hóa đơn mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 quyết toán hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cũ (nếu có).

Bước 6: Lập và nộp thông báo hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ cho cơ quan thuế bằng mẫu TB03AC trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng kí chuyển đổi hoá đơn theo thông tư 78.

Trên đây là các bước thực hiện chuyển đổi hoá đơn theo Thông tư 78 – thông tư mới về hóa đơn của Tổng cục Thuế. Để biết chính xác loại hình doanh nghiệp nào sử dụng có mã hoặc không có mã thì các bạn liên hệ với cơ quan thuế quản lý để thực hiện chuyển đổi chính xác. Đồng thời để biết cách sử dụng hoá đơn theo thông tư 78 thì từng nhà cung cấp hoá đơn, họ sẽ có những cách thực hiện xuất hoá đơn khác nhau. Các bạn có thể liên hệ đơn vụ cung cấp để được hỗ trợ việc xuất hoá đơn và gửi mã cho cơ quan thuế.

Chúc các bạn chuyển đổi và sử dụng hoá đơn điện tử thành công. Đừng quên ghé fanpage để cập nhật thật nhiều kiến thức hữu ích nhé!