Khi làm kế toán, việc gặp phải các sai sót hóa đơn GTGT là điều khó tránh khỏi. Đặc biệt, những lỗi phổ biến như sai thông tin khách hàng, thiếu chữ ký hoặc không đúng mẫu mã có thể gây ra nhiều phiền phức và mất thời gian xử lý. Trong bài viết này, Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ chia sẻ chi tiết về 19 sai sót hóa đơn GTGT phổ biến nhất và cách xử lý nhanh chóng. Cùng tìm hiểu để tránh những lỗi này và nâng cao hiệu quả công việc của bạn. Sai sót hóa đơn GTGT sẽ không còn là nỗi ám ảnh nếu bạn nắm vững các mẹo xử lý được chia sẻ sau đây.
19 Sai sót hóa đơn GTGT kế toán thường gặp và cách xử lý nhanh
1. Xử lý sai sót đối với hóa đơn GTGT viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…
CÁC TRƯỜNG HỢP:
- Sai Mã Số Thuế: Mã số thuế của người mua hoặc người bán bị ghi sai hoặc không chính xác.
- Sai Số Tiền Ghi Trên Hóa Đơn: Số tiền hàng hóa hoặc dịch vụ bị ghi sai (cao hơn hoặc thấp hơn thực tế).
- Sai Thuế Suất: Thuế suất được áp dụng trên hóa đơn không đúng với quy định.
- Sai Tiền Thuế: Số tiền thuế GTGT được tính sai.
- Sai Quy Cách, Chất Lượng Hàng Hóa: Thông tin về quy cách hoặc chất lượng của hàng hóa bị ghi sai trên hóa đơn.
CÁCH XỬ LÝ:
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh cho các sai sót này và ghi rõ nội dung điều chỉnh.
QUY TRÌNH XỬ LÝ:
BƯỚC 1: Thông Báo Cho Người Mua
– Người bán gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn. Thông báo này cần bao gồm các thông tin về sai sót cụ thể và cách thức điều chỉnh.
BƯỚC 2: Thông Báo Với Cơ Quan Thuế
– Người bán gửi thông báo cho CQT về sai sót trên hóa đơn điện tử. Việc thông báo này được thực hiện theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
– Gửi thông báo đến người mua: Gửi thông báo đến người mua qua các phương thức liên lạc phù hợp, đảm bảo người mua nhận được và xác nhận về sai sót.
2. Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ
NGUYÊN NHÂN:
– Khách hàng yêu cầu hủy dịch vụ sau khi đã phát hành hóa đơn.
– Doanh nghiệp ngừng cung cấp dịch vụ do không đạt được thỏa thuận hoặc do lỗi kỹ thuật.
– Các dịch vụ bị hủy do các lý do bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh.
CÁCH XỬ LÝ:
– Lập biên bản hủy hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn mới nếu có yêu cầu từ khách hàng hoặc quy định pháp luật.
QUY TRÌNH XỬ LÝ:
| Lập hóa đơn điều chỉnh | Lập hóa đơn thay thế |
BƯỚC 1: Xác Định Nguyên Nhân Sai Sót – Xác định chính xác nguyên nhân phát sinh sai sót do việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ. – Liên hệ với khách hàng để xác nhận việc hủy dịch vụ và thống nhất các phương án giải quyết. BƯỚC 2: Lập Biên Bản Điều Chỉnh – Cùng khách hàng lập biên bản ghi nhận việc điều chỉnh hóa đơn, nêu rõ lý do và các thông tin liên quan đến hóa đơn bị điều chỉnh. BƯỚC 3: Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh – Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. – Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh:
BƯỚC 4: Ký Số và Gửi Hóa Đơn Điều Chỉnh – Người bán ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh. – Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã). BƯỚC 5: Cập Nhật Hệ Thống Kế Toán và Thuế Cập nhật thông tin hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống kế toán và báo cáo thuế để phản ánh đúng tình trạng hóa đơn. | BƯỚC 1: Xác Định Nguyên Nhân Sai Sót – Xác định chính xác nguyên nhân phát sinh sai sót do việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ. – Liên hệ với khách hàng để xác nhận việc hủy dịch vụ và thống nhất các phương án giải quyết. BƯỚC 2: Lập Biên Bản Thỏa Thuận – Nếu có thỏa thuận, lập văn bản thỏa thuận với khách hàng ghi rõ các sai sót của hóa đơn ban đầu. BƯỚC 3: Lập Hóa Đơn Thay Thế – Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. – Nội dung trên hóa đơn thay thế phải phản ánh đúng các thông tin chính xác của giao dịch sau khi đã điều chỉnh. BƯỚC 4: Ký Số và Gửi Hóa Đơn Thay Thế – Người bán ký số trên hóa đơn điện tử thay thế. – Gửi hóa đơn thay thế cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã). BƯỚC 5: Cập Nhật Hệ Thống Kế Toán và Thuế – Cập nhật thông tin hóa đơn thay thế trên hệ thống kế toán và báo cáo thuế để phản ánh đúng tình trạng hóa đơn. |
3. Xử lý hóa đơn GTGT giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn giấy có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh cho các sai sót này.
4. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn GTGT có sai sót và thông báo đến người bán
– Lập biên bản điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan thuế.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định của cơ quan thuế.
5. Phát hiện hóa đơn GTGT Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh lần thứ hai để sửa các sai sót.
6. Bảng tổng hợp hóa đơn GTGT điện tử đã gửi CQT có sai sót
– Lập biên bản điều chỉnh và thông báo với CQT.
– Điều chỉnh bảng tổng hợp và gửi lại CQT.
Ngoài các trường hợp sai sót hóa đơn GTGT điện tử trên, bạn có thể bổ sung thêm các trường hợp sau:
7. Sai sót về mã hóa hàng hóa, dịch vụ. Mã hóa hàng hóa, dịch vụ sai có thể dẫn đến sai sót phân loại công việc trong hệ thống kế toán và thuế.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh với mã hóa hàng hóa, dịch vụ đúng.
8. Sai sót về số lượng hàng hóa, dịch vụ. Việc ghi sai số lượng hàng hóa, dịch vụ có thể gây ra sự chênh lệch giữa hàng tồn tại kho thực tế và sổ sách.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh với số lượng hàng hóa, dịch vụ đúng.
9. Sai sót về thông tin người bán. Thông tin người bán sai có thể gây nhầm lẫn trong trách nhiệm xác định và quyền lợi của các bên liên quan.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh với thông tin người bán đúng.
10. Sai sót về điều khoản thanh toán. Việc điều chỉnh sai sót thanh toán có thể ảnh hưởng đến quá trình thanh toán và quản lý dòng tiền của doanh nghiệp.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Điều chỉnh điều khoản thanh toán và thông báo lại cho các bên liên quan.
11. Sai sót về loại hóa đơn. Chọn nhầm loại hóa đơn (ví dụ: hóa đơn bán hàng thay vì hóa đơn GTGT) có thể dẫn đến sai sót trong kê khai thuế và báo cáo tài chính.
– Lập biên bản hủy hóa đơn sai sót có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn đúng loại theo yêu cầu.
12. Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn GTGT. Việc ghi sai số tiền trên hóa đơn có thể gây nhầm lẫn trong công việc thanh toán và quy đổi ngoại tệ.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh với số tiền ghi đúng.
13. Hóa đơn GTGT lỗi kỹ thuật khi phát hành.
– Lập biên bản hủy hóa đơn lỗi kỹ thuật có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn mới thay thế.
14. Hóa đơn GTGT bị sai nhưng chưa gửi cho người mua.
– Lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn sai sót.
– Xuất hóa đơn mới đúng và gửi cho người mua.
15. Hóa đơn GTGT bị sai đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua.
16. Hóa đơn GTGT bị sai đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh, kê khai bổ sung và điều chỉnh thuế theo quy định.
17. Hóa đơn GTGT bị sai thông tin của người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế).
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh với thông tin người mua đúng.
18. Hóa đơn GTGT bị sai về hàng hóa, dịch vụ (số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán).
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh với thông tin hàng hóa, dịch vụ đúng.
19. Hóa đơn GTGT bị sai về ngày tháng lập hóa đơn. Sai sót về ngày trên hóa đơn có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả bên mua và bên bán.
– Xuất hóa đơn điều chỉnh với ngày tháng lập hóa đơn đúng.
Trên đây là 19 sai sót hóa đơn GTGT phổ biến và cách xử lý nhanh chóng được chia sẻ bởi Kế Toán Việt Hưng. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn nắm vững quy trình xử lý và tránh các lỗi thường gặp. Đừng quên theo dõi Fanpage Kế Toán Việt Hưng để cập nhật ưu đãi mới cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực. Hành động ngay để nâng cao kỹ năng và hiệu quả công việc!