Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho thực tế so với sổ sách

Như các bạn đã biết, việc số tồn kho trong sổ sách kế toán và số lượng thực tế trong kho có sự chênh lệch là điều thường xuyên xảy ra tại các doanh nghiệp. Gần đây, cụm từ “Xử lý chênh lệch hàng tồn kho” đang được tìm kiếm khá nhiều trên các trang web. Kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ với các bạn về cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho với số trên sổ sách kế toán.

 

Để biết xử lý chênh lệch hàng tồn kho thì trước tiên chúng ta cùng tìm hiểu về Hàng tồn kho là gì? Bao gồm những gì?

Hàng tồn kho là các mặt hàng dự trữ của doanh nghiệp để sản xuất, bán. Vì vậy có thể thấy, hàng tồn kho chính là một bộ phận của tài sản ngắn hạn. Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn kho có cách gọi khác là hàng lưu kho. Nếu quản lý hàng tồn kho được thực hiện đúng cách, có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

 

 

Như đã đề cập ở trên thì hàng tồn kho là các nguyên liệu, hàng hóa, sản phẩm của một doanh nghiệp. Vì vậy hàng tồn kho bao gồm: 

 

+ Hàng hoá mua về để bán.

 

+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.

 

+ Sản phẩm dỡ dang.

 

+ Nguyên liệu, vật liệu.

 

+ Công cụ, dụng cụ tồn kho.

 

 

Tên khía cạnh về đặc điểm của hàng hoá thì có 4 loại có bản như sau: 

 

+ Nguồn vật tư:  ví dụ như đồ dùng văn phòng, dầu, nhiên liệu, bóng đèn… Là những mặt hàng cần trong quá trình sản xuất.

 

+ Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu có thể được bán đi hoặc có thể giữ lại để sản xuất trong tương lai. Ngoài ra cũng được gửi đi để gia công chế biến và hàng đã mua đang đi trên đường về kho.

 

+ Bán thành phẩm: là những sản phẩm dùng cho sản xuất, tuy nhiên những sản phầm này vẫn chưa hoàn thành  hoặc sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. 

 

+ Thành phẩm: là sản phẩm, hàng hoá hoàn chỉnh hoàn thành và làm thủ tục nhập kho sau quá trình sản xuất.

Việc kiểm kê, hạch toán và xử lý chênh lệch hàng tồn kho là công việc quan trọng và có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp hiện nay. Để biết được có chênh lệch giữa kho và sổ sách kế toán hay không thì doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ định kì. 

 

Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện các chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế kịp thời. Từ đó làm căn cứ để quy trách nhiệm, lên phương án bảo quản, xử lý nguyên vật liệu/công vụ dụng cụ thừa hay thiếu một cách hiệu quả và ghi sổ kế toán. 

 

 

Sau khi kiểm kê hàng tồn kho thì có 3 trường hợp có thể xảy ra như nhau:

 

Trường hợp 1: Số lượng hàng tồn thực tế khớp với sổ sách kế toán thì trong trường hợp này không cần xử lý. Dựa vào đó phát huy cách bảo quản và kiểm kê hàng tồn kho. Tuy nhiên, để đảm bảo các bộ phận không thông đồng với nhau để trao đổi khớp số liệu. Doanh nghiệp cần có những buổi kiểm kê đột xuất và bất ngờ để phát hiện kịp thời các sai sót về số liệu cũng như gian lận trong nội bộ công ty.

 

Trường hợp 2: Kiểm kê hàng tồn có số lượng ít hơn so với sổ sách kế (hàng tồn kho bị thiếu)

 

Trường hợp kiểm kê phát hiện số lượng tồn trong kho ít hơn so với sổ sách kế toán. Kế toán phải điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách để khớp đúng với số liệu thực tế khi kiểm kê.

 

+ Chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho. Nếu mức chênh lệch này nằm trong khoản định mức cho phép thì kế toán thực hiện hạch toán như sau: 

 

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

 

        Có TK 152 – Nguyên vật liệu

 

Trong trường hợp số lượng chênh lệch nằm ngoài định mức cho phép thì cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho:

 

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

 

        Có TK 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ

 

        Có TK 155: Thành phẩm

 

        Có TK 156: Hàng hóa

 

Lưu ý: tuỳ vào mỗi doanh nghiệp mà doanh nghiệp tự đưa ra định mức sai số cho phép đối với hàng tồn kho. Tuy nhiên định mức này cũng phải phù hợp với từng mặt hàng và đặc trung của ngành hàng.

 

Ví dụ: Doanh nghiệp A kinh doanh về mảng may mặc, sau khi kiểm kê hàng tháng thì phát hiện: tại thời điểm tháng 5 có sự chệnh lệch như sau:

 

Trên sổ sách kế toán thể hiện mã hàng CotonM2 (Vải coton loại 2) còn tồn 5000m có giá trị 150.000đ/m. Tuy nhiên trên thực tế sau khi kiểm kho thì mã hàng này chỉ có 4855m. Doanh nghiệp A xác định đây là chênh lệch vượt mức cho phép và vẫn chưa tìm được nguyên nhân. Tại thời điểm kế toán ghi nhận như sau:

 

Nợ TK 1381: 21.750.000 (= (5000-4855)*200.000)

 

        Có TK 152: 21.750.000

 

+ Đã xác định được nguyên nhân gây thiếu hàng tồn kho. Các nguyên nhân thường gặp phải:

 

⦁ Do tổ chức, cá nhân làm mất mát. Kế toán thực hiện hạch toán và cho ra biên bản kiểm kê, xử lý

 

Nợ TK 111, 334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường

 

Nợ TK 632 – Khoản hao hụt, mất mát còn lại

 

        Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

 

Ví dụ cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho: Doanh nghiệp A nêu trên phát hiện nguyên nhân là do tổ may làm hư hỏng 50m trong 150m vải bị thiếu. Kế toán thực hiện kê khai như sau:

 

Nợ TK 334: 8.250.000 (giá trị 55m vài do làm hỏng)

 

Nợ TK 632: 13.500.000 (Giá trị còn lại)

 

        Có TK 1381: 21.750.000 (Tổng tài sản bị thiếu)

 

⦁ Hàng thiếu do nhà cung cấp giao thiếu hàng. Doanh nghiệp yêu cầu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu. Sau khi nhập hàng đủ, dựa vào chứng từ của nhà cung cấp giao hàng thêm, kế toán hạch toán như sau:

 

Nợ TK 152, TK 153, TK 155, TK 156: hàng hoá nhập thêm

 

        Có TK 1381: tài sản thiếu chờ xử lý

 

Ví dụ: Theo ví dụ trên, trong 150m vải của Doanh nghiệp A bị mất, trong đó có 55m là do nhân viên làm hư hỏng, 100m còn lại là do nhà cung cấp giao thiếu. Chị Lan (kế toán Doanh nghiệp A) yêu cầu bên nhà cung cấp giao thêm 100m vải còn thiếu. Ngày 15/6/2022, bên nhà cung cấp giao đủ 100m và có giấy xuất kho đầy đủ. Kế toán ghi nhận:

 

Nợ TK 152: 13.500.000 (nhà cung cấp giao thêm)

 

Nợ TK 334: 8.250.000 (phần tài sản nhân viên phải bồi thường)

 

        Có TK 1381: 21.750.000 (Tổng giá trị hàng tồn bị thiếu).

 

Trường hợp KHÔNG tìm được nguyên nhân dẫn đến việc thiếu hàng trong kho. Kế toán kho dựa vào quyết định của Ban giám đốc để có cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho vào chi phí khác.

 

Nợ TK 811: Chi phí khác

 

        Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

 

Ví dụ: Doanh nghiệp A nêu trên sau khi kiểm kê thiếu 150m vải. Sau thời hạn tìm hiểu và không tìm ra được nguyên nhân thiếu hàng. Ban giám đốc quyết định cho phần thiếu hụt này vào chi phí. Kế toán thực hiện như sau:

 

Nợ TK 811: 21.750.000

 

        Có TK 1381: 21.750.000

 

Trường hợp 3: Kiểm kê hàng tồn có số lượng nhiều hơn so với sổ sách kế (hàng tồn kho bị thừa)

 

Trường hợp kiểm kê phát hiện chênh lệch tồn kho bị thừa, kế toán phải điều chỉnh giảm số liệu hàng hóa trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê.

 

+ Chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho. Nếu mức chênh lệch này nằm trong khoản định mức cho phép thì kế toán thực hiện hạch toán như sau

 

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

 

        Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

 

Trong trường hợp số lượng chệnh lệch nằm ngoài định mức cho phép thì kế toán thực hiện hạch toán:

 

 

⦁ Khi chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho:

 

Nợ TK 152: Nếu thừa nguyên liệu, vật liệu

 

Nợ TK 155: Nếu thừa thành phẩm

 

Nợ TK 156: Nếu thừa hàng hóa

 

        Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân

 

Ví dụ: Doanh nghiệp A kinh doanh về mảng may mặc, sau khi kiểm kê hàng tháng thì phát hiện tại thời điểm tháng 5 có sự chệnh lệch như sau:

 

Trên sổ sách kế toán thể hiện mã hàng CotonM3 (Vải coton loại 3) còn tồn 5000m có giá trị 150.000đ/m. Tuy nhiên trên thực tế sau khi kiểm kho thì mã hàng này chỉ có 5050m. Doanh nghiệp A xác định đây là chênh lệch vượt mức cho phép và vẫn chưa tìm được nguyên nhân. Tại thời điểm kế toán ghi nhận như sau:

 

Nợ TK 152: 7.500.000 (= 50*150.000)

 

        Có TK 3381: 7.500.000

 

⦁ Khi xác định được nguyên nhân dẫn đến thừa hàng tồn kho, có các trường hợp sau:

 

+ Hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa. Doanh nghiệp quyết định trả hàng thừa cho nhà cung cấp, kế toán ghi:

 

Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý

 

        Có TK 152, TK 155, TK 156: Hàng hoá trả lại cho nhà cung cấp

 

Ví dụ: Doanh nghiệp A trên sau khi kiểm kê phát hiện thừa 50m vải và xác định được nguyên nhân là do nhà cung cấp giao thừa. Doanh nghiệp A quyết định trả lại số lượng thừa cho nhà cung cấp, kế toán hạch toán như sau:

 

Nợ TK 3381: 7.500.000

 

      Có TK 152: 7.500.000

 

Nếu doanh nghiệp A quyết định mua hết số lượng vải dư nêu trên, kế toán hạch toán:

 

Nợ TK 3381: 7.500.000

 

Nợ TK 1331: 750.000

 

      Có TK 331: 8.250.000

 

+ Trường hợp không xác định được nguyên nhân hàng thừa và ban giám đốc quyết định tăng thu nhập, kế toán hạch toán như sau:

 

Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý

 

      Có TK 711: Thu nhập khác

 

Ví dụ: Doanh nghiệp A kiểm kê phát hiện dư 50m vải. Sau 1 tháng không tìm ra được nguyên nhân thừa hàng, giám đốc quyết định tăng thu nhập, kế toán hạch toán:

 

Nợ TK 3381: 7.500.000

 

      Có TK 711: 7.500.000

 

Các nghiệp vụ kế toán kho rất quan trọng đối với kế toán nói riêng, doanh nghiệp nói chung. Do đó, Kế Toán Việt Hưng xin giới thiệu đến bạn khoá học kế toán kho để bạn tự tin xử lý mọi phát sinh trong quá trình làm việc. Vừa học vừa làm, học kết hợp cầm tay chỉ việc để giúp bạn vừa tiếp thu kiến thức vừa làm thành thạo mọi nghiệp vụ kế toán. Liên hệ Hotline 0988.680.223 để nhận tư vấn chuyên sâu.

 

Như vậy, khi có xảy ra chệnh lệch thừa hoặc thiếu hàng so với sổ sách, các bạn có thể dễ dàng xác định và có cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho theo hướng dẫn trên của kế toán Việt Hưng. Cảm ơn các bạn đã đọc và theo dõi. Truy cập fanpage để tìm hiểu thêm thông tin nghiệp vụ cũng như nhận tư vấn về khoá học kế toán phù hợp với nhu cầu của bạn nhé!