Kế toán thanh toán là một bộ phận rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Kế toán thanh toán được coi là một phần của kế toán tổng hợp, công việc cũng như một kế toán công nợ. Vậy công việc cụ thể chi tiết của kế toán thanh toán là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của kế toán Việt Hưng nhé.
1. Kế toán thanh toán là gì?
Kế toán thanh toán là người thực hiện các chứng từ thu, chi trong doanh nghiệp khi phát sinh các nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi phát sinh giao dịch, khách hàng có thể đến công ty thanh toán hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
2. Mô tả công việc chi tiết của kế toán thanh toán
– Thực hiện hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi.
– Chịu trách nhiệm lập phiếu thu cho khách hàng nộp tiền cho thủ quỹ.
– Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền.
– Phụ trách (lập, quản lý, giải chấp, tất toán…) các hợp đồng tín dụng, các khoản lãi (tiền gửi, tiền vay).
– Quản lý, ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sau đó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng.
– Căn cứ vào phiếu thu kế toán thanh toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
– Quản lý hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận và lượng hàng hóa bị gửi trả lại do không đáp ứng được yêu cầu
– Tổ chức, trực tiếp thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền.
– Phối hợp với bộ phận kế toán có liên quan để kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp các hóa đơn chứng từ đầu vào, đầu ra đảm bảo phù hợp theo quy định của pháp luật.
– Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) với thủ quỹ để bảo đảm quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền.
– Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng: rút tiền, chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng.
– Thực hiện việc nộp thuế (nhập khẩu, VAT,…) đối với hàng nhập khẩu.
– Liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch về hàng hóa, thanh toán không đảm bảo.
– Đảm bảo việc theo dõi và cập nhật chứng từ trung thực, chính xác và kịp thời. Lưu trữ các chứng từ liên quan đến công việc theo quy định.
– Nhập liệu vào phần mềm, khóa sổ, và lập báo cáo liên quan phần việc phụ trách chính;
– Quản lý các khoản thu/chi, các chứng từ liên quan đến thu-chi.
– Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền như: thu tiền của cổ đông, thu hồi công nợ, thu tiền của thu ngân hàng ngày.
– Theo dõi tiền gửi ngân hàng, nghiệp vụ tạm ứng, quản lý quỹ tiền mặt
– Theo dõi công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên và đôn đốc thu hồi công nợ.
– Theo dõi việc thanh toán qua thẻ của khách hàng.
– Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng, hàng tuần.
– Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp như: đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi.
– Trực tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân.
– Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như trả lương, thanh toán tiền mua hàng bên ngoài…
– Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ.
– Phối hợp với thủ quỹ thu, chi theo đúng quy định.
– Cùng với thủ quỹ đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ cuối ngày
– Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận
– Hàng tuần, thông báo danh sách tạm ứng chung và danh sách tạm ứng từng lần quá hạn đến từng đối tượng, bộ phận.
– Cuối năm, xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng cán bộ, bộ phận.
– Lập báo cáo, in sổ sách tồn quỹ báo cáo cho ban giám đốc.
– Lập báo cáo dự kiến thu chi hàng tuần, tháng, cân đối tài chính.
– Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
– Lập thông báo thanh toán công nợ
– Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.
3. Các nghiệp vụ thanh toán với Doanh nghiệp
(1) Khái niệm
Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay, nợ.
Theo đó các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại:
- Một là, các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các nghiệp vụ công nợ phát sinh.
- Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ.
(2) Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán
- Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng.
- Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán.
- Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng.
- Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng).
(3) Phân loại các nghiệp vụ thanh toán
Có thể phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhau
Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại :
+ Thanh toán các khoản phải thu
+ Thanh toán các khoản phải trả
Theo quan hệ đối với doanh nghiệp : thanh toán bên trong doanh nghiệp (thanh toán tạm ứng, thanh toán lương…) và thanh toán với bên ngoài (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng…).
Theo thời gian : thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ. Nhưng thông thường người ta thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau :
- Thanh toán với người bán
- Thanh toán với khách hàng
- Thanh toán tạm ứng
- Thanh toán với nhà nước
Các nghiệp vụ thế chấp, ký cược, ký quỹ
Các nghiệp vụ thanh toán khác
Trong phạm vi chuyên đề này, tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với Nhà nước.
(4) Một số phương thức thanh toán phổ biến ở Việt Nam hiện nay
* Thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ…
* Thanh toán không dùng tiền mặt
Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Các hình thức cụ thể bao gồm:
* Thanh toán bằng Séc
– Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư.
Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định mức.
- Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị trong cùng một địa phương. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.
- Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc.
- Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán.
- Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hoá… trong cùng một địa phương nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau.
* Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu
Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
* Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước ,và một số thanh toán khác…
* Thanh toán bù trừ
Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền đƣợc thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
* Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C
Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.
* Thanh toán bằng thẻ tín dụng
Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
Hi vọng với bài viết này của kế toán Việt Hưng, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về công việc của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!