Kế toán thanh toán – tiền mặt & tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp

Kế toán thanh toán – tiền mặt & tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp là người nắm giữ, hiểu rõ nguồn tiền, dòng tiền và hướng đi của từng khoản tiền. Kế toán thanh toán thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi trong công ty khi có các nhu cầu cần thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Để hiểu rõ hơn, hãy theo dõi bài viết dưới đây về công việc kế toán thanh toán – tiền mặt & tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp.

kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán – tiền mặt & tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp

Kế toán tiền gửi ngân hàng là việc theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến sổ phụ ngân hàng như rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt, nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, khách hàng thanh toán tiền vào tài khoản thể hiện  bằng giấy báo có, Thanh toán tiền cho nhà cung cấp thể hiện bằng uỷ nhiệm chi…. toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế qua các chứng từ ngân hàng sẽ được hạch toán chi tiết. Cuối tháng, quý, năm. Kế toán kiểm tra sổ quỹ đối chiếu sổ phụ ngân hàng để có hướng xử lý kịp thời. 

Kế toán tiền mặt là công việc theo dõi mọi hoạt động liên quan đến thu, chi tiền mặt tại quỹ. Theo dõi tồn quỹ hàng ngày. Từ đó báo cáo với xếp để có hướng chuẩn bị dòng tiền cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh nội bộ.

Kế toán thanh toán là thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi. Đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, các nghiệp vụ kinh tế tài chính. Liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

1. Nhiệm vụ công việc của kế toán thanh toán – tiền mặt & tiền gửi ngân hàng

a. Quản lý các khoản thu:

  • Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền như: thu tiền của cổ đông, thu hồi công nợ, thu tiền của ngân hàng hằng ngày.
  • Theo dõi tiền gửi ngân hàng
  • Theo dõi công nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên. Và đôn đốc thu hồi công nợ.
  • Theo dõi việc thanh toán qua thẻ của khách hàng
  • Quản lý các chứng từ liên quan đến thu – chi

b. Quản lý các khoản chi:

  • Lập các kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng, hàng tuần
  • Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt qua ngân hàng cho nhà cung cấp như: đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi.
  • Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như trả lương, thanh toán tiền mua hàng bên ngoài,….
  • Liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo
  • Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng.

c. Kiểm soát hoạt động thu ngân:

  • Trực tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân
  • Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ

d. Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt:

  • Kết hợp với thủ quỹ thu chi theo đúng quy định
  • Cùng với thủ quỹ đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ cuối ngày
  • Lập báo cáo, in sổ sách tồn quỹ để báo cáo cho ban giám đốc.

Nhiệm vụ của người làm kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng

  • Kiểm tra số dư ngân hàng, tính hợp lệ, hợp lý của của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo quy định đối với các khoản thanh toán tiền qua ngân hàng trước khi chuyển lên kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt;
  • Theo dõi, lên kế hoạch thanh toán các khoản phải trả kịp thời và đúng hạn.
  • Cuối mỗi ngày, tổng hợp tình hình thu chi của ngày hôm đó và theo dõi số dư tài khoản tại các ngân hàng;
  • Hàng tuần, hàng tháng nhận sổ phụ tất cả các tài khoản ngân hàng đối chiếu với sổ sách.
  • Cuối tháng cập nhật sổ phụ và chứng từ ngân hàng để khai VAT (phí chuyển tiền), kiểm tra lại công nợ của từng đối tượng trong tháng đã chuyển tiền.
  • Hạch toán tiền thu chi qua ngân hàng.
  • Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ chứng từ thu chi và các chứng từ giao dịch với ngân hàng.

2. Nguyên tắc kế toán

– Kế toán thanh toán (tiền mặt – tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp) phải được thực hiện theo hình thức nhật ký phát sinh theo từng ngày, tổng hợp báo cáo tháng/quý/năm.

– Khi thực hiện giao dịch phát sinh liên quan đến công nợ (đối ứng là tài khoản có tính chất công nợ – 131; 141; 331; 341; 344…) thì phải ghi nhận chi tiết vào đối tượng cụ thể. Ví dụ, tạm ứng tiền cho nhân viên thì phải chi tiết “đối tượng” liên quan là tên nhân viên nào? Bộ phận nào?

– Chứng từ gốc hoặc mệnh lệnh quản lý là căn cứ “gốc” để lập phiếu kế toán, tiếp đó – phiếu kế toán là căn cứ ghi sổ kế toán, phát sinh từ sổ kế toán (sổ cái) là căn cứ tập hợp số liệu lên báo cáo tài chính.

– Phiếu kế toán phải được lập, ghi nhận, tập hợp và lưu trữ theo trình tự thời gian, khớp đúng với trình tự ghi trên sổ nhật ký chung, các nhật ký đặc biệt và sổ cái kế toán.

3. Kiểm soát nội bộ và quy trình

– Trong doanh nghiệp hiện nay, quản lý tài chính hiệu quả là cơ sở cho lành mạnh tài chính và chủ động hoạt động. Nói cách khác là tiền tuy ít nhưng nếu biết quản lý khoa học, có trình tự, có kế hoạch và điều phối hợp lý thì vẫn chủ động tài chính. Ngược lại, dù nhiều tiền nhưng quản lý và hạch toán “bừa bãi” thì rất dễ sa lầy tài chính, trường hợp đó có thể dẫn tới nguy cơ mất khả năng thanh toán nhanh.

– Do vậy, quy chế tài chính, các định mức chi tiêu và quy định về lập – phê duyệt – luân chuyển chứng từ là cơ sở quản lý tài chính hiệu quả mà doanh nghiệp nên lưu tâm. Nội dung này còn tạo ra cơ chế chủ động cho kế toán thanh toán cũng như “ông chủ”. Ví dụ như, trong kế hoạch tài chính hàng tháng có đề cập tới chi phí văn phòng bắt buộc như tiền điện, tiền internet… thì giám đốc nên ủy nhiệm thanh toán tức thời (trong giới hạn ngân sách tồn quỹ) và phê duyệt chứng từ sau. Như vậy, giả sử nhân viên thu tiền điện tới doanh nghiệp thu tiền, kế toán không phải “khất nợ” hoặc “gọi” giám đốc về ký chứng từ thanh toán – vì khoản đó là bắt buộc có tính chất thường niên và chắc chắn luôn minh bạch theo chứng từ gốc là hóa đơn điện.

– Đối với thanh toán công nợ, kế toán nên đệ trình giám đốc quy tắc thanh toán, quy chuẩn hồ sơ khi thanh quyết toán, ví dụ như: để thanh toán công nợ cho nhà cung cấp thì cần có: hợp đồng đã ký, hàng đã hoàn thành bàn giao chứng minh bằng phiếu giao hàng, quản lý kho hoặc bộ phận mua hàng đã xác nhận và tất nhiên tình hình tồn quỹ khả dụng để thanh toán. Ngược lại, nếu tài chính không khả dụng để thanh toán thì nên “chủ động” xử lý công nợ đến hạn thế nào cho đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn hoặc mất uy tín…

– Tốt hơn thế, nếu đạt đến uy tín nhất định thì doanh nghiệp nên đặt ra lịch thanh toán, yêu cầu các bộ phận liên quan khi đàm phán phải đàm phán điều khoản và hạn thanh toán, ví dụ như: khi mua dịch vụ của các đối tác, người mua nên đàm phán thanh toán ngay khi ký hợp đồng bao nhiêu, nhưng phải nằm trong lịch thanh toán của công ty, chẳng hạn từ ngày 10-20 hàng tháng. Lần đầu sẽ khó thực hiện, nhưng nếu tạo thành “tập quán thanh toán theo lịch” như thế thì cứ khi phát sinh, đối tác sẽ yên tâm là đến hạn công ty sẽ thanh toán. Nếu có trễ hẹn thì các bộ phận liên quan có thể cùng nhau định lượng được mà “khất nợ” sớm bằng văn bản, tránh trường hợp đến hạn để khách hàng đòi và thúc nợ sẽ gây bức xúc, mất uy tín.

kế toán thanh toán
Tài khoản kế toán 111 và 112

 

4. Hoàn thành hồ sơ kế toán thanh toán

– Phiếu kế toán (Phiếu thu, Phiếu chi…) cần đảm bảo đầy đủ chữ ký của ít nhất 3 bên liên quan: người lập hoặc thủ quỹ – người giao tiền/nhận tiền – Phê duyệt của người có trách nhiệm (Kế toán trưởng hoặc người đại diện doanh nghiệp).

– Phiếu thu có thể chưa cần chữ ký phê duyệt tại thời điểm lập để giải quyết nhanh nghiệp vụ thu tiền, nhưng nên kiện toàn chữ ký và ghi nhận trong ngày.

– Phiếu chi nếu trong định mức và được ủy nhiệm phù hợp thì cũng có thể lập và hạch toán trước, kiện toàn thông tin, chữ ký cuối ngày.

–  Ghim chứng từ theo nguyên tắc: chứng từ kế toán (Thu, Chi, Báo Nợ, Báo Có) đặt trên, chứng từ (hoặc căn cứ gốc) để dưới, ghim thành từng bộ theo giao dịch.

–  Sắp xếp các bộ chứng từ theo trình tự ghi sổ quỹ, ghi sổ chi tiết giao dịch ngân hàng

5. Danh mục nghiệp vụ kế toán thông dụng với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp

Giao dịch và hạch toán phát sinh tiền mặt trong doanh nghiệp

báo cáo tc
Hình 1. Giao dịch và hạch toán phát sinh tiền mặt trong doanh nghiệp

 

kế toán thanh toán
Hình 2. Nghiệp vụ giảm tiền quỹ trong doanh nghiệp

Kỹ năng để làm kế toán thanh toán – tiền mặt & tiền gửi ngân hàng giỏi

  • Nghiệp vụ kế toán nắm chắc, vững, chuyên môn cao
  • Am hiểu các phần mềm kế toán hiện nay
  • Kỹ năng giao tiếp tốt
  • Đã từng làm kế toán công nợ là một lợi thế khi bạn chuyển việc sang làm kế toán thanh toán
  • Ngoài ra, yếu tố con người: trung thực, tỉ mỉ, thận trọng. Chịu được áp lực công việc,…. 

Hy vọng bài viết trên đã bổ sung thêm phần nào những kiến thức hữu ích mà bạn đọc đang tìm kiếm. Chúc các bạn thành công!

 

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho