Kế toán thu chi và các công việc của kế toán thu chi

Kế toán thu chi là một vị trí vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, quản lý mọi khoản thu chi phát sinh theo quy định của công ty. Vậy công việc hằng ngày của kế toán thu chi là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của kế toán Việt Hưng nhé!

 

kế toán thu chi
Kế toán thu chi và các công việc của kế toán thu chi

1. Kế toán thu chi là gì?

Trong một doanh nghiệp, kế toán thu chi là người quản lý chứng từ thu chi vào ra phát sinh. Những chứng từ này chính là cơ sở để quan trọng để chứng minh và giải trình với cơ quan thuế về những chi phí phát sinh liên quan đến các cơ quan khác. Vì vậy, là một kế toán thu chi thì bạn cần phải lưu ý đến các chứng từ liên quan đến hoạt động thu chi của doanh nghiệp.

2. Công việc của kế toán thu chi 

– Kế toán thu chi phải quản lý mọi khoản thu/ chi phát sinh theo quy định công ty, quỹ tiền mặt và chứng từ đính kèm .

– Kiểm tra nội dung, số tiền trên Phiếu Thu/Chi phải khớp với chứng từ gốc

– Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của người có thẩm quyền.

– Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.

– Yêu cầu người nộp/nhận tiền ký vào Phiếu Thu/Chi .

– Thủ quỹ ký vào Phiếu Thu/Chi và giao cho khách hàng 1 liên sau đó căn cứ vào Phiếu Thu/Chi ghi vào Sổ Quỹ (viết tay ), chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu/Chi cho Kế Toán

– Khi chi tạm ứng ,Thủ quỹ theo dõi và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và viết tay. Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập và phụ trách cơ sở duyệt. Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng

– Khi người nhận tạm ứng thanh toán, yêu cầu ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ dư nợ còn lại .

– Khi phần tạm ứng được thanh toán đợt cuối , lúc đó kế toán thu chi mới lập phiếu chi chính thức để vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và Thủ Quỹ tính toán số chênh lệch để thu thêm hoặc chi ra

– Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền: thu tiền của thu ngân hàng ngày & thu khác.

– Theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng.

– Quản lý và rà soát các chứng từ liên quan đến thu chi

– Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp theo chu kỳ hàng tuần, hàng tháng

– Chủ động liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo.

– Thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi cho nhà cung cấp: nhận hoá đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi…

– Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh toán mua hàng ngoài và theo dõi nghiệp vụ tạm ứng.

– Hạch toán doanh thu hàng ngày vào phần mềm kế toán

– Viết hóa đơn GTGT cho khách hàng

– Kiểm tra công nợ của khách hàng bán buôn, định kỳ gửi thông báo xác nhận công nợ đến khách hàng

– Định kỳ lập báo công nợ trình Ban lãnh đạo

– Chốt tiền thu được hàng ngày cùng Thủ Quỹ

3. Những sai lầm mà kế toán thu chi cần tránh

Về chứng từ 

– Các mẫu chứng từ không đúng quy định, ghi không đầy đủ các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của những bên có liên quan. 

– Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng theo mẫu đã được quy định. Các phiếu chu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng. Phiếu chi, phiếu chi thiếu định khoản kế toán, thiếu chữ ký của các bên có liên quan. Trong phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ

– Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ

– Không có hóa đơn tài chính đối với những khoản chi trên 100.000 đồng 

– Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian

– Ngày trên hóa đơn trước ngày viết tờ trình là lỗi rất dễ mắc phải

– Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày hóa đơn tài chính

– Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic

– Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ

Về lưu trữ chứng từ 

– Các khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm nhưng kế toán thu chi của đơn vị chưa lập bảng kê chi phí do đó làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn hơn rất nhiều.

– Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán không khoa học. Ví dụ như chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Kế toán thu chi có những quyền hạn gì?

  • Kế toán thu chi có quyền yêu cầu kế toán cơ sở đối chiếu kịp thời số liệu trên Sổ quỹ tiền mặt và Sổ sách – Kế toán , cũng như kiểm kê đột xuất khi cần .
  • Kế toán thu chi có quyền phụ trách cơ sở và các bộ phận có liên quan tại Cơ sở.
  • Khi có vụ việc ảnh hưởng thiệt hại đến Tiền mặt, kế toán thu chi phải nhanh chóng báo cáo trực tiếp với phụ trách cơ sở.

4. Hạch toán kế toán thu chi

– Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng

  • Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112
  • Hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112
  • Hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK 112

– Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần

– Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời

– Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền

– Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền,

VD: PC ngày 29/12/2019 trả tiền cho Công ty X từ ngày 25/12/2019 với số tiền 39.380.000đ (Biên bản thanh lý ngày 25/12/2019 nêu rõ Công ty A đã nhận đủ số tiền)..hoặc xuất quỹ tiền mặt nộp Ngân hàng sau đó mới lập phiếu chi.

– Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng…”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.

– Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch

– Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng)

– Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt

5. Kế toán thu chi tiền mặt tiền gửi ngân hàng

Lập chứng từ thu – chi:

– Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.

– Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi.

Lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.

Ký duyệt chứng từ thu – chi:

Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu.

Thực hiện thu – chi tiền:

– Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:

+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc.

+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc.

+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.

+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.

+ Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên.

+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ.

+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.

– Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng.

Các bạn có thể tải Mẫu file phiếu thu Execl TẠI ĐÂY

Trên đây là những mô tả công việc chi tiết của kế toán thu chi. Là một kế toán thu chi bạn cần lưu ý quản lý chứng từ bởi đây là cơ sở để giải trình với cơ quan thuế nhé. 

 

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho