Kế toán thu chi là một vị trí vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, quản lý mọi khoản thu chi phát sinh theo quy định của công ty. Vậy công việc hằng ngày của kế toán thu chi là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của kế toán Việt Hưng nhé!
1. Kế toán thu chi là gì?
Kế toán thu chi là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, tập trung vào việc ghi chép, quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính liên quan đến thu (tiền vào) và chi (tiền ra) của doanh nghiệp.
Đây là hoạt động nhằm đảm bảo dòng tiền được kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin chính xác để lập báo cáo tài chính và phục vụ các yêu cầu kiểm tra, giải trình với cơ quan thuế.
2. Mô tả công việc kế toán thu chi
2.1 Quản lý thu chi và quỹ tiền mặt
2.2 Quản lý tạm ứng và công nợ
2.3 Thanh toán với nhà cung cấp
2.4 Nghiệp vụ kế toán thu chi nội bộ
2.5 Theo dõi và báo cáo thu chi
3. Những sai lầm mà kế toán thu chi cần tránh
VỀ CHỨNG TỪ
(1) Chứng từ không đúng quy định
– Các mẫu chứng từ không tuân thủ quy định pháp luật, thiếu các yếu tố bắt buộc như thông tin doanh nghiệp, nội dung giao dịch, hoặc không đúng mẫu quy định.
– Thiếu chữ ký của các bên liên quan (người lập, người duyệt, người nhận tiền, thủ quỹ).
(2) Sai sót trong phiếu thu, phiếu chi
– Phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính.
– Không đánh số chứng từ liên tục trong năm, chỉ đánh số theo tháng, gây khó khăn trong việc tra cứu và kiểm tra.
– Thiếu định khoản kế toán trên phiếu chi, phiếu thu, dẫn đến sai lệch trong hạch toán.
– Thiếu chữ ký của các bên liên quan, đặc biệt:
Phiếu chi: Chữ ký của người nhận tiền là bắt buộc.
- Phiếu thu: Chữ ký của thủ quỹ là bắt buộc.
(3) Chứng từ gốc không hợp lý, hợp lệ
– Các chứng từ gốc (hóa đơn, biên lai, hợp đồng) không đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ theo quy định pháp luật.
– Thiếu hóa đơn tài chính đối với các khoản chi trên 100.000 đồng, vi phạm quy định về hóa đơn.
(4) Sai sót về thời gian trên chứng từ
– Ngày trên hóa đơn tài chính sớm hơn ngày viết tờ trình, gây bất hợp lý trong quy trình phê duyệt.
– Ngày trên đề nghị thanh toán muộn hơn ngày hóa đơn tài chính, làm mất tính logic.
– Ngày tháng trên hợp đồng, biên bản thanh lý, hoặc biên bản nghiệm thu không đồng nhất, gây khó khăn trong kiểm tra.
(5) Chứng từ gốc thiếu tính đầy đủ
– Thiếu các chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn, biên bản nghiệm thu, hợp đồng), dẫn đến việc không thể chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.
– Các chứng từ không được đính kèm đầy đủ, ví dụ: thiếu bảng kê chi tiết hoặc biên bản đối chiếu công nợ.
(6) Sử dụng chứng từ không đúng mục đích
– Sử dụng chứng từ không phù hợp với nội dung chi (ví dụ: dùng phiếu chi cho khoản thu hoặc ngược lại).
– Ghi sai nội dung kinh tế của giao dịch trên chứng từ, dẫn đến sai lệch BCTC.
(7) Thiếu kiểm tra và đối chiếu trước khi hạch toán
– Không kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi ghi sổ, dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính.
– Không đối chiếu giữa chứng từ gốc và số liệu kế toán, gây rủi ro mất cân đối sổ sách
VỀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
– Chứng từ công nợ lẫn lộn với chứng từ thanh toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, gây khó khăn trong tra cứu và kiểm soát.
– Không phân loại chứng từ theo loại giao dịch (thu, chi, công nợ) hoặc theo kỳ kế toán.
– Đối với các khoản chi có nhiều nội dung hoặc nhiều chứng từ đính kèm, không lập bảng kê chi phí, làm tăng khó khăn trong kiểm soát và đối chiếu.
– Bảng kê chi phí không được lập chi tiết, thiếu thông tin về nội dung, số tiền, hoặc mã số chứng từ liên quan.
– Không tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ theo quy định (thường là 10 năm đối với chứng từ kế toán), dẫn đến rủi ro mất chứng từ quan trọng.
– Lưu trữ chứng từ trong điều kiện không đảm bảo (ẩm mốc, hư hỏng), làm mất giá trị pháp lý.
– Chưa áp dụng công nghệ lưu trữ điện tử, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và quản lý chứng từ khi khối lượng lớn.
– Không sao lưu chứng từ quan trọng, dẫn đến rủi ro mất dữ liệu.
– Không thực hiện kiểm kê, sắp xếp chứng từ định kỳ, dẫn đến thất lạc hoặc không phát hiện kịp thời sai sót.
– Không có biên bản kiểm kê chứng từ để làm cơ sở đối chiếu khi cần.
Kế toán thu chi có những quyền hạn gì?
– Yêu cầu đối chiếu số liệu: Được yêu cầu các bộ phận liên quan đối chiếu kịp thời số liệu trên Sổ quỹ tiền mặt và Sổ sách kế toán; thực hiện kiểm kê đột xuất khi cần.
– Phối hợp và giám sát: Phụ trách phối hợp với các bộ phận tại cơ sở để đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong thu chi.
– Báo cáo sai phạm: Báo cáo trực tiếp với phụ trách cơ sở khi phát hiện sai phạm hoặc thiệt hại liên quan đến tiền mặt.
– Kiểm tra chứng từ: Có quyền yêu cầu cung cấp, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ thu chi trước khi hạch toán.
– Từ chối hạch toán: Từ chối ghi sổ các chứng từ không đúng quy định hoặc thiếu cơ sở pháp lý.
– Đề xuất cải tiến: Đề xuất với lãnh đạo cơ sở về cải tiến quy trình quản lý thu chi để giảm thiểu rủi ro.
– Truy xuất thông tin: Yêu cầu các bộ phận cung cấp thông tin, tài liệu liên quan để phục vụ công tác kế toán thu chi.
4. Hạch toán kế toán thu chi
– Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng
Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112
Hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112
Hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK 112
– Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần
– Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời
– Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền
– Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền,
VD: PC ngày 29/12/2019 trả tiền cho Công ty X từ ngày 25/12/2019 với số tiền 39.380.000đ (Biên bản thanh lý ngày 25/12/2019 nêu rõ Công ty A đã nhận đủ số tiền)..hoặc xuất quỹ tiền mặt nộp Ngân hàng sau đó mới lập phiếu chi.
– Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng…”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.
– Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch
– Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng)
– Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt
– Thiếu đối chiếu định kỳ: Không thực hiện đối chiếu thường xuyên giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán, dẫn đến sai lệch không được phát hiện kịp thời.
– Hạch toán sai kỳ kế toán: Ghi nhận thu/chi vào sai kỳ kế toán, ảnh hưởng đến BCTC kỳ hiện tại và kỳ sau.
5. Kế toán thu chi tiền mặt tiền gửi ngân hàng
Lập chứng từ thu – chi:
– Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.
– Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi.
Lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
Ký duyệt chứng từ thu – chi:
Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu.
Thực hiện thu – chi tiền:
– Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc.
+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc.
+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+ Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.
+ Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên.
+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ.
+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.
– Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng.
Các bạn có thể tải Mẫu file phiếu thu Execl TẠI ĐÂY
7. Mức lương của kế toán thu chi
Mức lương của kế toán thu chi là một yếu tố quan trọng đối với những ai đang theo đuổi nghề kế toán, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế đang thay đổi và các doanh nghiệp ngày càng yêu cầu sự chính xác trong công việc tài chính. Vậy, mức lương này ở Việt Nam hiện nay ra sao?
Mức lương của kế toán thu chi phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, kỹ năng, và quy mô công ty. Tuy nhiên, nghề này vẫn mang đến cơ hội thu nhập ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài.
Kế toán thu chi đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Với các công việc từ việc ghi nhận, đối chiếu đến quản lý dòng tiền, nghề kế toán thu chi luôn đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận. Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về nghiệp vụ kế toán hay muốn tham gia khóa học kế toán tổng hợp – thuế, đừng ngần ngại để lại bình luận dưới bài viết của Kế Toán Việt Hưng hoặc tham gia ngay Zalo Page để được hỗ trợ 1:1 và nhận các ưu đãi hấp dẫn!