Trong lĩnh vực kế toán, bạn sẽ được nghe nhiều đến thuật ngữ kế toán máy. Tuy nhiên không phải học viên kế toán nào cũng có thể giải thích được kế toán máy là gì? Bài viết Kế toán Việt Hưng sau đây sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này.
1. Kế toán máy là gì?
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi những thông tin kế toán thành các thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra các quyết định quản trị.
Hiện nay, hình thức ghi sổ sách kế toán bằng bằng tay đã không còn phổ biến, thay vào đó, các doanh nghiệp đã ứng dụng nhiều phần mềm kế toán thông dụng như: Excel, PM Fast, Misa… vừa giúp giảm tải khối lượng công việc – rút ngắn thời gian thực hiện nghiệp vụ của người làm kế toán (bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển…) vừa ngăn chặn sai sót – chênh lệch thông tin các phần hành kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết của một hệ thống thông tin hiện đại: phần cứng, phần mềm, các thủ tục, các tệp dữ liệu, con người.
Phần cứng: Máy tính, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác
Phần mềm:
+ Hệ điều hành
+ Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
+ Phần mềm kế toán
Các thủ tục: Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ.
Các tệp dữ liệu: Gồm các tệp cấu thành nên cơ sở dữ liệu kế toán (Tệp danh mục tài khoản, Tệp danh mục khách hàng…)
Con người gồm:
+ Nhân viên xử lý thông tin
+ Nhân viên nghiệp vụ
+ Các nhà quản trị doanh nghiệp
Các yếu tố trên tích hợp với nhau, dưới sự điều khiển của con người để đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động hàng ngày, cho phép nhà quản trị kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Quy trình tổ chức công tác kế toán máy trong doanh nghiệp
Hàng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào số chứng từ kế toán phát sinh hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, tiến hành xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm tương ứng. Theo quy trình làm việc của phần mềm kế toán, dữ liệu nhập vào sẽ được chuyển đến các sổ sách kế toán liên quan.
Cuối tháng/cuối quý/bán niên/cuối năm, khi cần tổng hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính nhân viên kế toán sẽ thực hiện việc khóa sổ (cộng sổ). Việc đối chiếu số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp được thực hiện một cách tự động và đảm bảo tính chính xác theo hệ thống dữ liệu kế toán được nhập vào. Sau khi in báo cáo tài chính ra giấy, nhân viên kế toán sẽ thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu lại với số liệu trên phần mềm. Cuối tháng – cuối năm, nhân viên kế toán sẽ in sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết ra giấy đóng thành tập và thực hiện các thủ tục lưu trữ như số kế toán ghi bằng tay.
3. So sánh kế toán thủ công và kế toán máy
Hình thức xử lý Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ | KẾ TOÁN THỦ CÔNG | KẾ TOÁN MÁY |
| Nhập dữ liệu đầu vào – Tài liệu gốc | Ghi chép thủ công | Nhập qua bàn phím hay dùng máy quét |
| Xử lý dữ liệu: Biến đổi dữ liệu trên sổ nhật ký thành thông tin trên các sổ cái | Thủ công | Tự động theo chương trình |
| Lưu trữ – Dữ liệu – Thông tin | Thủ công trên sổ | Tự động ở các tệp tin |
| Kết xuất thông tin – Báo cáo quản trị – Báo cáo tài chính | Thủ công | Tự động theo chương trình |
4. Ưu và nhược điểm của hình thức kế toán máy
4.1 Ưu điểm
- Tốc độ nhập dữ liệu vào máy tính thực hiện nhanh hơn rất nhiều hơn so với phương pháp kế toán thủ công.
- Xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
- Thông tin dữ liệu khi cần thiết sẽ có ngay lập tức và có thể được gửi cho nhiều người sử dụng khác nhau tại các địa điểm khác nhau cùng một lúc.
- Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên và thời gian, dòng tiền sẽ được cải thiện thông qua thu nợ tốt hơn và kiểm soát hàng tồn kho.
- Tiết kiệm chi phí: phần mềm kế toán trên máy vi tính giảm thời gian nhân viên làm tài khoản và giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác.
- Khả năng để đối phó trong nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng – nhiều phần mềm kế toán trên máy vi tính cho phép một doanh nghiệp để kinh doanh nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng. Vấn đề liên quan với những thay đổi tỷ giá hối đoái được giảm thiểu.
4.2 Nhược điểm
- Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm.
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó
- Chi phí vận hành cho hệ thống ngày càng trở nên lớn hơn. Ngoài việc hàng năm cần phải trả tiền bảo trì, bảo dưỡng, còn cần phải thuê thêm 1 chuyên gia CNTT vì nhiều công việc kỹ thuật của hệ thống không phải lúc nào cũng được công ty CNTT thực hiện một cách nhanh chóng.
- Ngoài ra, còn một số yêu cầu viết thêm để bổ sung thêm các tính năng cho nhu cầu quản lý, và đây mới thực sự là một khoản chi phí “khủng”.
Với những thông tin đã chia sẻ trên đây, mong rằng đã giúp bạn hiểu được “Kế toán máy là gì?” cũng như một số vấn đề liên quan đến thuật ngữ này mà học viên chuyên ngành kế toán cần biết.