Cách Hạch Toán Chi Phí Vé Máy Bay Đi Công Tác Mới Nhất

Có rất nhiều doanh nghiệp phát sinh hạch toán chi phí vé máy bay đi công tác thông qua việc mua vé qua website thương mại điện tử. Vậy làm thế nào để chi phí đó được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và hạch toán chi phí này ra sao là câu hỏi luôn được đặt ra.

Trong nội dung bài viết này Kế Toán Việt Hưng sẽ chia sẻ đến các bạn các chứng từ cần thiết phải có để chi phí mua vé máy bay điện tử đủ điều kiện được khấu trừ và tính vào chi phí hợp lý theo quy định và cách hạch toán cụ thể:

1. Về chi phí vé máy bay trong doanh nghiệp

Chi phí vé máy bay là một trong những khoản chi tiêu quan trọng trong các hoạt động công tác, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhu cầu di chuyển thường xuyên. Việc ghi nhận và hạch toán chính xác chi phí vé máy bay không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về thuế.

Phân loại chi phí vé máy bay trong kế toán:

– Chi phí vé máy bay đi công tác: Đây là khoản chi phí phát sinh khi nhân viên doanh nghiệp thực hiện các chuyến công tác, phục vụ cho mục đích công việc, được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Khoản chi phí này có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) nếu hóa đơn đầu ra hợp lệ và các tiêu chí khác được đáp ứng.

– Chi phí công tác cá nhân: Đây là khoản chi phí phát sinh khi nhân viên đi công tác nhưng không phục vụ mục đích công việc hoặc mang tính chất cá nhân. Chi phí này không được hạch toán vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp và không được khấu trừ thuế.

Việc phân loại chi phí vé máy bay đúng cách giúp doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí một cách hợp lý và tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế.

2. Quy định về chi phí vé máy bay – các điều kiện ghi nhận khấu trừ thuế chi phí vé máy bay

2.1 Điều kiện khấu trừ thuế GTGT

Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

a. Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu…

b. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 20.000.000 trở lên

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này…”

2.2 Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý

Tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT.

– Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

– Trường hợp khi thanh toán DN không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì DN phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến HĐ SXKD của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này:

– Nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

– Nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

Tại Điểm 9 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử NLĐ đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp DN có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho NLĐ đi công tác để phục vụ HĐ SXKD của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Trường hợp DN không thu hồi được thẻ lên máy bay của NLĐ thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của DN có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

KẾT LUẬN:

3. Cách hạch toán chi phí vé máy bay

3.1 Vé máy bay hạch toán vào tài khoản nào?

TK 642: Dùng để ghi nhận các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý, bao gồm chi phí công tác như vé máy bay.

TK 627: Nếu vé máy bay được sử dụng cho công tác sản xuất hoặc dự án cụ thể, có thể hạch toán vào tài khoản này.

TK 331: Dùng để ghi nhận các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vé máy bay.

TK 111/112: Dùng để ghi nhận giao dịch thanh toán bằng tiền mặt (TK 111) hoặc chuyển khoản (TK 112).

3.2 Hạch toán chi phí vé máy bay đi công tác

Theo phương pháp trực tiếp:

– Khi mua vé máy bay (thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản):

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc 623 (Chi phí bán hàng)

Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng)

– Khi thanh toán cho người bán (nếu có khoản phải trả):

Nợ TK 331 (Phải trả người bán)

Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng)

– Khi doanh nghiệp mua vé máy bay cho công nhân đi xây dựng công trình

Nợ TK 642 – Chi phí bán hàng (hoặc TK 627 – Chi phí sản xuất chung)

Có TK 111 (Tiền mặt)/ 112 (Tiền gửi ngân hàng)

VÍ DỤ THỰC TẾ

Hạch toán:

Nợ TK 641: 105.000 + 902.000 +902.000 + 105.000 + (900.000/1,08) + 238.000 = 3.085.330 đồng

Nợ TK 133: 146.000 + (900/1,08)×8% = 212.670 đồng

Có TK 331: 3.298.000 đồng

Như vậy, về kế toán chi phí vé máy bay, tùy theo mục đích công tác của việc đi máy bay, kế toán hạch toán vào tài khoản chi phí như sau theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111,112: Số tiền mua vé máy bay

Theo phương pháp gián tiếp:

Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp trả tiền trước cho nhân viên hoặc đối tác, và chi phí này sẽ được ghi nhận sau khi có chứng từ thanh toán hoặc khi vé máy bay được sử dụng.

– Khi doanh nghiệp thanh toán chi phí mua vé máy bay trước:

Nợ TK 141 – Tạm ứng cho nhân viên (hoặc TK 112 nếu thanh toán trực tiếp)

Có TK 111, 112, 131 – Tiền mặt/tiền gửi/Phải thu

– Khi nhân viên mua vé máy bay và doanh nghiệp hoàn trả:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng hoặc TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (tùy vào mục đích chuyến đi)

Có TK 141 – Tạm ứng cho nhân viên (hoặc TK 112 nếu thanh toán bằng tiền mặt)

– Khi nhân viên xuất trình chứng từ thanh toán (hóa đơn, boarding pass):

Nợ TK 641 (hoặc 642) – Chi phí hoạt động của doanh nghiệp

Có TK 141 – Tạm ứng cho nhân viên (hoặc TK 112 nếu thanh toán trực tiếp)

Cần hỗ trợ giải đáp? Hãy truy cập ngay hộp chat 1:1 với biểu tượng logo xanh tại lamketoan.edu.vn – hoàn toàn miễn phí, không giới hạn, phục vụ 24/7!

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách hạch toán chi phí mua vé máy bay đi công tác và cách ghi nhận khấu trừ thuế hợp lý mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện và áp dụng vào công tác hạch toán kế toán tại đơn vị mình.

Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp kế toán hiệu quả, đừng quên truy cập và theo dõi Fanpage Kế Toán Việt Hưng để cập nhật thông tin mới nhất về các khóa học kế toán tổng hợp, thuế, cùng các gói dịch vụ kế toán chuyên nghiệp hoặc Tel 0988.680.223 – 0912.929.959 (Zalo/SMS) Hãy để Kế Toán Việt Hưng đồng hành cùng bạn trên con đường tối ưu hóa quy trình kế toán và phát triển doanh nghiệp!