Hướng dẫn thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử theo Nghị định 123

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 như thế nào? Bạn đã cập nhật thông tin mới liên quan đến hoá đơn điện tử được ban hành mới đây chưa? Hãy cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu và có cách xử lý tốt nhất khi được yêu cầu chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử trong thời gian tới nhé!

Quy trình thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Sau khi Cổng thông tin về HĐĐT của Tổng cục Thuế chính thức mở, bên cơ quan thuế sẽ gửi đi thông báo đến DN thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Khi nhận được thông báo, DN sẽ tiến hành thực hiện đăng ký trên phần mềm HĐĐT

Các bước trong thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử:

Bước 1: Lập tờ khai để đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123 gửi đến cho cơ quan thuế.

Bước 2: Cổng thông tin thông báo điện tử việc tiếp nhận thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT của DN.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế cần có trách nhiệm gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN:

Nếu được chấp nhận, DN tiến hành xuất hoá đơn điện tử theo Nghị định 123.

Nếu không được chấp nhận, DN thực hiện điều chỉnh, bổ sung các nội dung theo yêu cầu từ cơ quan thuế và gửi lại theo 3 bước trên.

Lưu ý quan trọng:

Sau khi việc sử dụng HĐĐT được cơ quan thuế chấp nhận theo Nghị định 123, DN cần thực hiện thủ tục hủy HĐ giấy và HĐ đã phát hành theo quy định trước đó.

Theo Nghị định 123, DN sẽ không cần làm thủ tục thông báo phát hành HĐ, mẫu HĐ và số lượng HĐ với cơ quan thuế.

Cách ghi tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT

Chi tiết nội dung các mục sẽ được hướng dẫn chi tiết, ký hiệu của các mục tương ứng với ảnh bên dưới:

Mục A: nếu DN thự hiện thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử lần đầu thì chọn đăng ký mới; nếu DN sửa đổi hoặc bổ sung từ lần 2 trở đi tích chọn thay đổi thông tin

Mục B: cần ghi đầy đủ các thông tin của DN, người nộp thuế thực hiện đăng ký HĐĐT. Phần “địa chỉ email” sử dụng email của DN để cơ quan thuế gửi thông báo kết quả đăng ký cũng như các thông báo khác thuận tiện hơn.

Mục 1: về hình thức HĐ: DN căn cứ vào Điều 91 của Luật Quản lý Thuế để có thể tích chọn hình thức HĐ phù hợp, cũng có thể theo yêu cầu của cơ quan thuế (như hiện nay, cơ quan thuế ưu tiên DN sử dụng HĐ có mã).

Mục 2: 2 hình thức để gửi dữ liệu HĐĐT:

a. Trường hợp DN thuộc đối tượng được sử dụng HĐĐT có mã không phải trả tiền: nếu rơi vào 2 đối tượng được liệt kê bên trên thì có thể tích chọn tương ứng

b. Trường hợp DN sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế thì:

Chuyển dữ liệu HĐĐT trực tiếp đến cơ quan thuế: bấm chọn nếu DN thuộc 1 trong 2 trường hợp:

+ DN, tổ chức KT sử dụng HĐ số lượng lớn, có hệ thống CNTT đáp ứng được yêu cầu định dạng chuẩn dữ liệu và quy định tại khoản 4 Điều 12 của Nghị định 123, có nhu cầu chuyển dữ liệu HĐĐT với hình thức gửi trực tiếp thì gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế.

+ DN, tổ chức KT có tổ chức dạng công ty mẹ con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu HĐ tập trung tại công ty mẹ và có nhu cầu công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu HĐĐT bao gồm cả dữ liệu của công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trường hợp này thì gửi kèm theo danh sách các công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

+ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT: các trường hợp còn lại, là các DN đăng ký sử dụng phần mềm HĐĐT do các Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT cung cấp (hầu hết DN ở trường hợp này).

Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:

Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT: áp dụng với các DN sau chuyển dữ liệu cùng kỳ kê khai tháng/quý:

+ Cung cấp các dịch vụ: bảo hiểm, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, tài chính ngân hàng, chứng khoán.

+ Bán hàng hóa như điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

+ Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: các doanh nghiệp còn lại và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã. (hầu hết doanh nghiệp ở trường hợp này).

Mục 4: Loại hóa đơn áp dụng: doanh nghiệp tích chọn các loại hóa đơn sử dụng tương ứng. Trường hợp trong cùng loại hóa đơn mà doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều hơn 1 mẫu số ký hiệu, mẫu hóa đơn thì cơ quan thuế chỉ quản lý theo loại hóa đơn.

Mục 5: Danh sách chứng thư số sử dụng: doanh nghiệp đăng ký thông tin các chữ ký số sử dụng khi xuất hóa đơn. Khi đăng ký trên phần mềm sẽ hỗ trợ đọc thông tin chữ ký số vào. Trường hợp chữ ký số thay đổi thông tin (cấp lại, gia hạn) thì phải thực hiện cập nhật với cơ quan thuế.

Mục 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn: trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho Đơn vị khác lập hóa đơn thì kê khai vào (là bên có quan hệ liên kết với người bán như quan hệ góp vốn, quan hệ giữa công ty mẹ-con có thỏa thuận ủy quyền lập hóa đơn). Nếu không phải thì bỏ trống.

Mục C: thể hiện thông tin chữ ký số ký trên khi làm thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử của doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử mà doanh nghiệp nào cũng cần dùng đến. Cập nhật ngay thông tin liên quan để chuyển đổi hình thức sử dụng hoá đơn một cách hợp lý cho doanh nghiệp mà bạn đang trực tiếp làm nhé! Chúc bạn luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao

Để bổ sung thêm kỹ năng, kiến thức về kế toán, truy cập ngay website, fanpage hoặc kênh youtube của Kế Toán Việt Hưng bạn nhé! Rất nhiều kiến thức bổ ích đang chờ bạn khám phá để giỏi hơn mỗi ngày đó!