Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên của một Doanh nghiệp, là điều kiện cơ bản để Doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Hãy cùng kế toán Vệt Hưng tìm hiểu qua bài viết
1. Định nghĩa: kế toán vốn bằng tiền là gì?
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:
– Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
– Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trưòng Việt nam như các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD)…
– Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
– Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
– Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng.
– Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
2. Đặc điểm vốn bằng tiền
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.
3. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phải theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112). Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với sổ của thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng, thì kế toán phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
- Kiểm soát chứng từ đầu vào sao cho hợp lệ, hợp pháp, hợp lý, để được tính chi phí hợp lý.
- Hướng dẫn cho các phòng ban về quy định hoá đơn, chứng từ, cũng như cách lập các biểu mẫu.
- Lập báo cáo thu chi hàng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng hằng ngày để gửi theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.
- Liên hệ với ngân hàng để làm việc (về rút tiền, trả tiền, lấy sổ phụ ngân hàng và các chứng từ liên quan đến ngân hàng)
- Thực hiện đúng theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán vốn bằng tiền không nên kiêm thủ quỹ.
- Phải tổ chức theo dõi tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng theo VND và theo ngoại tệ.
4. Khi hạch toán kế toán vốn bằng tiền, cần tôn trọng các vấn đề sau
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam.
- Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch (Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
4.1 Phương pháp hạch toán tiền mặt VN
4.2 Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng VN
4.3 Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển
4.4 Phương pháp hạch toán các khoản phải thu khách hàng
4.5 Phương pháp hạch toán các khoản phải thu nội bộ
4.6 Phương pháp hạch toán các khoản phải thu khác
4.7 Phương pháp hạch toán các khoản phải thu khó đòi
4.8 Phương pháp hạch toán các khoản tạm ứng
4.9 Phương pháp hạch toán các khoản vay ngắn hạn
4.10 Phương pháp hạch toán phải trả người bán
5. Nguyên tắc kế toán tiền
Theo Điều 11 Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định Nguyên tắc kế toán tiền cụ thể như sau:
- Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
- Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
- Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo ngoại tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
- Bên Nợ các khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế.
- Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
- Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
6. Luân chuyển chứng từ
Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phương pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người lập chứng từ …
Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó được xác định bởi khâu sau:
- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng … mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này:
- Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
- Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Lưu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc.
- Chứng từ không bị mất.
- Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng.
- Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ.
7. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
(1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng) Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
(2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty cũng như tuân thủ theo quy định về Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
(3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
(4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc: Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu – chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
(5) Lập chứng từ thu – chi: Sau khi thực hiện kiểm tra sự đầy đủ của những chứng từ có liên quan thì kế toán tiến hành lập Phiếu thu-Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi
- Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.
- Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm chi.
(6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt- Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và Ủy nhiệm chi trước khi chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc được ủy quyền để ký duyệt
(7) Sau đó Phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ chuyển cho thủ tũy để tiến hành thu tiền và chi tiền. Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu thu tiền và 1 liên phiếu chi. Bộ chứng từ phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ trả lại cho kế toán. Nếu đây là giao dịch với ngân hàng thì sau khi Ủy nhiệm chi được lập 2 liên thì kế toán ngân hàng đến ngân hàng để giao dịch và ngân hàng sẽ đóng dấu vào Ủy nhiệm chi và trả lại cho kế toán
(8) Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành thì kế toán dựa vào đó mà tiến hành ghi vào sổ sách kế toán và lưu chứng từ kế toán (Phiếu thu+Phiếu Chi+Ủy nhiệm chi và những chứng từ khác có liên quan)
Hy vọng bài viết hạch toán kế toán vốn bằng tiền – các khoản thu trong doanh nghiệp trên đã bổ sung thêm phần nào những kiến thức hữu ích mà bạn đọc đang tìm kiếm. Chúc thành công sẽ đến với bạn!