Trang chủ / Kế toán thuế / Hóa đơn giá trị gia tăng / Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT
đăng ký học kế toán

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT

TẦM QUAN TRỌNG CỦA HÓA ĐƠN GTGT

Hóa đơn GTGT là chứng từ kế toán rất quan trọng cho dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Chính vì thế mà khi xuất hoặc nhận hóa đơn kế toán. Cần phải kiểm tra kỹ càng những thông tin trên hóa đơn GTGT là đúng hay sai. Vì vậy chúng ta cùng tìm hiểu những nội dung bắt buộc trên hóa đơn gtgt.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT

Tham khảo: Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định mới nhất về hóa đơn chứng từ

1. NHỮNG NỘI DUNG BẮT BUỘC TRÊN HÓA ĐƠN GTGT

Theo Điều 4, Thông tư 39/2014-TT/BTC ngày 31/03/2014 quy định. “ Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy

1.1 Tên loại hóa đơn.

Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng. Thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo. Nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH……..

1.2 Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn. (Một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Chú ý: Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

1.3 Tên liên hóa đơn.

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể. Mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên. Trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

1.4 Số thứ tự hóa đơn.

Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn. Gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

1.5 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán:

Hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán để kiểm tra nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa cũng như nhà cung cấp hàng hóa đó có thuộc đối tượng kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam không.

1.6 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua:

Trên tờ hóa đơn phải có tên, địa chỉ mã số thuế của người mua để chứng minh nghiệp vụ bán hàng, mua hàng đã xảy ra và phục vụ cho việc kiểm tra dễ dàng

1.7 Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá:

Hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

1.8 Chỉ tiêu “thuế suất”:

– Thuế suất 0%: Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (đúng điều kiện của Điều 9 thông tư 219/2013/TT-BTC)

– Thuế suất 5%: Hàng hóa, dịch vụ thuộc Điều 10 thông tư 219/2013/TT-BTC (16 nhóm hàng hóa 5%)

– Thuế suất 10%: Hàng hóa, dịch vụ không thuộc Điều 4 thông tư 219/2013/TT-BTC (không chịu thuế), Điều 5 (không phải kê thuế), Điều 9 (0%), Điều 10 (5%).

– Không viết trên phần chỉ tiêu “thuế suất GTGT”. Nghĩa là để trống chỉ tiêu này trong trường hợp: Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại không thu tiền nhưng phải đúng pháp luật thương mại. “Thuế suất GTGT” bằng dấu gạch chéo “/”: Trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT. Nhưng của khối DN đặc biệt (bảo hiểm, ngân hàng). “Thuế suất GTGT” bằng dấu gạch bỏ “x”: Trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT. Không phải kê khai thuế (điều 4, điều 5 – Thông tư số 219). Miễn thuế GTGT của DN khác DN trên (khác DN ngân hàng, bảo hiểm).

1.9 Theo khoản 2, Điều 16 quy định:Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

1.10 Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng. Thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

1.11 Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. Thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”. Người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài. Trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

1.12 Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn. Bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

1.13 Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ). Hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;

Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn

1.14 Đồng tiền ghi trên hóa đơn

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

2. NỘI DUNG KHÔNG BẮT BUỘC TRÊN HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP.

Theo khoản 2, Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Như vậy căn cứ quy định trên thì các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn như:

  • Lô-gô,
  • Hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo
  • Điện thoại, fax
  • E-mail
  • Số tài khoản ngân hàng
  • Tên ngân hàng
  • Hình thức thanh toán

3. MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP HÓA ĐƠN KHÔNG NHẤT THIẾT CÓ ĐẦY ĐỦ CÁC NỘI DUNG ĐÃ LẬP:

Theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014 quy định:

– Trên hoá đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp : hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” trong trường hợp kinh doanh dịch vụ.

– Trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán trong trường hợp hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật.

– Trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn.

–  Trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán” đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp

4. KẾT LUẬN:

Theo Điểm b, khoản 1, Điều 16 Thông tư 39/2014: “Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo”.

Trả lời