Thủ tục chuyển TSCĐ cá nhân sang công ty theo Thông tư 45

Thủ tục chuyển TSCĐ cá nhân sang công ty là một trong những thủ tục bắt buộc ngay sau khi ký kết hợp đồng góp vốn. Và việc thực hiện chuyển nhượng này sẽ được gọi là góp vốn bằng tài sản. Vậy thủ tục góp vốn bằng tài sản cố định (chuyển tài sản cố định cá nhân thành tài sản cố định của công ty) cần những thủ tục gì? Bài viết của Kế Toán Việt Hưng sẽ giúp các bạn kế toán viên hiểu rõ hơn về vấn đề này theo luật doanh nghiệp, luật thuế giá trị gia tăng mới nhất hiện nay.

I. Tài sản cố định dùng để góp vốn là như thế nào?

Tài sản đó cũng phải đáp ứng được 3 tiêu chuẩn cơ bản, đối với tài sản cố định:

+ Đầu tiên, tài sản cố định đó chắc chắn phải thu lại được lợi ích kinh tế trong tương lai khi sử dụng tài sản cố định góp vốn.

+ Tài sản cố định đó có thời hạn sử dụng phải trên một năm.

+ Nguyên giá của tài sản cố định phải được xác định được độ tin cậy, giá trị của tài sản cố định là từ 30.000.000 đồng trở lên.

– Tài sản cố định vô hình được hiểu là tài sản không có hình thái về vật chất và được thể hiện bằng lượng giá trị được đầu tư vào kinh doanh, thỏa mãn được những tiêu chuẩn về tài sản cố định vô hình và cũng đã tham gia vào nhiều kỳ kinh doanh: chi phí về quyền phát hành, bằng sáng chế, bản quyền tác giả…

==> Khi góp vốn bằng tài sản cố định luôn đòi hỏi phải đầy đủ những đặc điểm tiêu chuẩn được nêu trên cũng như tuân thủ đúng với trình tự nhất định.

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê 2022

II. Trình tự thủ tục chuyển nhượng, góp vốn bằng tài sản cố định:

Theo Công văn số 82869/CH-HTr vào ngày 25/12/2015 của Cục Thuế Thành phố Hà Nội gửi Cổng thông tin điện tử – Bộ tài chính:

Theo Điều 35, 36, 37 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 quy định về tài sản góp vốn:

1. Định giá tài sản cố định:

Theo Khoản 1 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Tài sản góp vốn nếu không phải là đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi hay vàng thì phải được tất cả những thành viên trong cổ đông sáng lập hay tổ chức thẩm định giá chuyên nghiệp định giá và thể hiện thành đồng Việt Nam“

Sẽ có hai phương án cho định giá tài sản:

– Các thành viên trong cổ đông đồng sáng lập cùng định giá.

– Tổ chức có thẩm quyền chuyên nghiệp về định giá sẽ định giá tài sản cố định đó.

Nguyên tắc về việc định giá tài sản:

– Tài sản góp vốn thành lập doanh nghiệp phải được tất cả các thành viên trong cổ đông sáng lập định giá hay tổ chức định giá thẩm định và được chấp thuận.

– Tài sản góp vốn này phải trong quá trình hoạt động của chủ sở hữu doanh nghiệp, người góp vốn vào thỏa thuận trong việc định giá hay do tổ chức thẩm định giá quyết định. 

– Nếu trường hợp tổ chức thẩm định giá đã định giá được giá trị tài sản góp vốn thì người góp vốn, cùng doanh nghiệp sẽ phải đồng chấp thuận.

2. Soạn thảo những hồ sơ về góp vốn tài sản cố định:

Thành viên công ty cần phải làm thủ tục chuyển TSCĐ cá nhân sang công ty được chia làm hai loại và phụ thuộc vào chủ thể góp vốn:

– Trường hợp cá nhân, tổ chức góp vốn nhưng không kinh doanh:

 Được quy định tại Khoản 13 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC các chứng từ sẽ bao gồm: 

+ Biên bản chứng nhận góp vốn.

+ Biên bản giao nhận tài sản.

– Trường hợp cá nhân hay tổ chức góp vốn và tham gia vào kinh doanh:

Được quy định tại Khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC với những chứng từ bắt buộc phải có theo quy định bao gồm:

+ Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh

+ Hợp đồng liên doanh liên kết

+ Biên bản thẩm định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn các bên góp vốn (hay là văn bản định giá của Tổ chức có chức năng định giá đúng theo quy định của Pháp Luật).

+ Hồ sơ về nguồn gốc của tài sản cố định.

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê 2022

Thủ tục chuyển TSCĐ cá nhân sang công ty

1. Chuyển quyền sở hữu tài sản cố định vào công ty:

Cá nhân góp vốn bằng tài sản cố định cho công ty sẽ chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty theo quy định ngay tại Khoản 1 Điều 36 Luật Doanh nghiệp 2014:

– Với những tài sản có đăng ký về quyền sở hữu hay giá trị quyền sử dụng đất thì cá nhân góp vốn bắt buộc phải làm thủ tục chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản đó hay quyền sử dụng đất cho công ty ngay tại Cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc chuyển nhượng quyền sở hữu này đối với tài sản cố định góp vốn sẽ không phải chịu lệ phí trước bạ.

Ví dụ: giám đốc Nguyễn Văn A muốn chuyển nhượng ô tôt cá nhân thành tài sản của công ty thì ông Nguyễn Văn A phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu ô tô theo quy định của Pháp Luật, và trường hợp này sẽ không phải chịu lệ phí trước bạ.

– Với những tài sản không có đăng ký về quyền sở hữu thì việc góp vốn được thực hiện bằng hình thức giao nhận tài sản góp vốn có sự xác nhận bằng biên bản. Trong biên bản giao nhận cần phải ghi đầy đủ:

+ Họ và tên

+ Địa chỉ thưởng trú

+ Thẻ căn cước công dân/CMND/Hộ chiếu.

+ Số quyết định thành lập hay đăng ký của người góp vốn.

+ Loại tài sản, số đơn vị của tài sản góp vốn.

+ Tổng giá trị của tài sản góp vốn.

+ Ngày giao nhận.

+ Chữ ký của người góp vốn.

Ví dụ: giám đốc Nguyễn Văn B muốn góp vốn bằng một chiếc máy photocopy hiện đang sử dụng tại nhà riêng vào cho công ty sử dụng tại phòng hành chính văn thư thì trường hợp này máy photocopy này không phải đăng ký quyền sở hữu nên việc góp vốn bằng tài sản này chỉ cần thực hiện giao nhận có xác nhận bằng biên bản là được.

* Lưu ý:

– Nếu tài sản được sử dụng vào hoạt động kinh doanh của chính chủ doanh nghiệp tư nhân thì không phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản cố định cho doanh nghiệp.

– Việc góp vốn sẽ được coi là thanh toán xong khi quyền sở hữu hợp pháp tài sản cố định góp vốn đó chuyển sang cho công ty.

– Việc thanh toán đối với tất cả những hoạt động mua bán hay chuyển nhượng cổ phần và phần góp vốn, nhận cổ tức, chuyển lợi nhuận ra nước ngoài từ phía nhà đầu tư nước ngoài đều phải thực hiện thông qua tài khoản đúng theo quy định Pháp luật về quản lý ngoại hối. Trừ trường hợp thanh toán bằng tài sản và những hình thức không phải bằng tiền mặt.

2. Thủ tục chuyển TSCĐ cá nhân thành TSCĐ công ty

Để chuyển quyền sở hữu tài sản từ cá nhân sang công ty, chúng ta cần nắm vững những điều luật sau:

Điều 35 Luật doanh nghiệp 2020 đã quy định về việc chuyển quyền sở hữu tài sản từ cá nhân sang công ty như sau:

“1. Thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh và cổ đông công ty cổ phần phải chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty theo quy định sau đây:

a) Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất thì người góp vốn phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản đó hoặc quyền sử dụng đất cho công ty theo quy định của pháp luật. Việc chuyển quyền sở hữu, chuyển quyền sử dụng đất đối với tài sản góp vốn không phải chịu lệ phí trước bạ;

b) Đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn phải được thực hiện bằng việc giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản, trừ trường hợp được thực hiện thông qua tài khoản.“

– Lưu ý khi viết biên bản giao nhận tài sản góp vốn cần có các nội dung chính như:

+ Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty.

+ Thông tin của cá nhân góp tài sản cũng như thông tin của tổ chức nhận tài sản góp vốn (Bao gồm họ tên, địa chỉ liên lạc, số giấy tờ pháp lý của hai bên.)

+ Thông tin về tài sản góp vốn: loại tài sản gì, đơn vị tính, số lượng; tổng giá trị góp vốn; tỷ lệ của tổng giá trị đó trong vốn điều lệ công ty.

+ Ngày tháng giao nhận tài sản; chữ ký của người góp vốn hoặc người đại diện theo ủy quyền của người góp vốn và người đại diện theo pháp luật của công ty.

– Sau khi quá trình chuyển quyền sở hữu hoàn tất, việc góp vốn mới được tính thanh toán.

Như vậy để từ TSCĐ cá nhân thành TSCĐ công ty cần làm thủ tục chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản hoặc biên bản giao nhận tài sản góp vốn. Quá trình này sẽ khiến thay đổi vốn điều lệ của công ty. Vì vậy sau khi làm thủ tục chuyển TSCĐ cá nhân sang công ty thì cần làm cả thủ tục thay đổi vốn điều lệ.

3. Thay đổi vốn điều lệ của công ty

Thủ tục thay đổi vốn điều lệ (cụ thể trong trường hợp này là tăng vốn điều lệ) được quy định tại Điều 51 nghị định 01/2021/NĐ-CP. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ yêu cầu sẽ là khác nhau.

Hồ sơ tăng vốn điều lệ cho công ty TNHH 1 Thành viên

– Văn bản thông báo thay đổi vốn điều lệ công ty được ký bởi người đại diện pháp luật;

– Văn bản quyết định do chủ sở hữu công ty ký về việc tăng vốn điều lệ;

– Nếu công ty lần đầu đăng ký thay đổi GPKD cần có văn bản thông báo cập nhật SĐT;

– Giấy ủy quyền nộp hồ sơ tăng vốn;

– Trong trường hợp người đại diện không thể trực tiếp tiến hành thực hiện thủ tục cần có giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục;

Hồ sơ tăng vốn điều lệ cho công ty TNHH 2 Thành viên trở lên

– Thông báo thay đổi vốn điều lệ doanh nghiệp (do người đại diện pháp luật ký);

– Quyết định tăng vốn của hội đồng thành viên (chủ tịch hội đồng thành viên ký);

– Biên bản họp của hội đồng thành viên (chủ tịch hội đồng thành viên và người ghi biên bản ký);

– Giấy xác nhận việc góp vốn của thành viên mới (trường hợp có tiếp nhận thành viên mới);

– CMND sao y công chứng của thành viên mới (không quá 6 tháng);

– Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc đối với lần đầu đăng ký thay đổi GPKD);

– Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ tăng vốn điều lệ.

Hồ sơ tăng vốn điều lệ cho công ty cổ phần

– Thông báo thay đổi vốn điều lệ (do người đại diện pháp luật ký).

– Quyết định và Biên bản họp tăng vốn điều lệ của hội đồng cổ đông

– Giấy xác nhận việc góp vốn của thành viên mới nếu có kèm CMND sao y công chứng của thành viên mới (không quá 6 tháng).

– Mẫu thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ, doanh nghiệp nộp tại bộ phận 1 cửa của Sở KH&ĐT tỉnh, thành phố nơi công ty đặt địa chỉ. Cách thứ hai là tiến hành nộp qua trang dangkykinhdoanh. Hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được xử lý sau 5 – 7 ngày làm việc.

Hi vọng bài viết của Kế Toán Việt Hưng đã giúp bạn biết được những thủ tục chuyển TSCĐ cá nhân sang công ty. Nếu các bạn muốn tìm hiểu hiểu thêm về những nghiệp vụ có thể tham gia vào Khóa học thực hành kế toán của Trung tâm, tại đây những giảng viên có nhiều năm kinh nghiệm trong chuyên ngành kế toán sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn. Hoặc liên hệ fanpage để nhận tư vấn chuyên sâu.