Tài sản cố định là loại tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài. Vì vậy kế toán cần theo dõi và tập hợp đầy đủ hồ sơ chứng từ. Sau đây Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn bộ hồ sơ tài sản cố định đầy đủ đối với từng loại như sau:
Căn cứ pháp lý để kế toán theo dõi và hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp
– Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013
– Thông tư 147/2016/TT-BTC ngày 13/10/2016
– Thông tư 28/2017/TT-BTC ngày 12/04/2017
– Chuẩn mực kế toán số 03 “TSCĐ hữu hình”
– Chuẩn mực kế toán số 04 “TSCĐ vô hình”
– Chuẩn mực kế toán số 06 “Thuê tài sản”
Tài sản cố định là gì? Cách xác định là tài sản cố định
Tài sản cố định là tư liệu lao động tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng và thỏa mãn đồng thời bốn điều kiện sau
+ Thời gian sử dụng dài: trên 01 năm trở lên
+ Giá trị lớn: Từ 30 triệu đồng
+ Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó
Bộ hồ sơ tài sản cố định đầy đủ
1. TSCĐ mua mới
Bộ hồ sơ tài sản cố định được căn cứ dựa trên các xác định nguyên giá của TSCĐ
Nguyên giá
TSCĐ = Giá thanh toán ghi trên hóa đơn + Các khoản thuế (Không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại + Các chi phí liên quan để đưa TSCĐ vào sử dụng (chi phí lắp đặt, chạy thử…) – Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua bị trả lại
*) Bộ hồ sơ tài sản cố định gồm:
– Hợp đồng mua TSCĐ: Hợp đồng trong nước, hợp đồng nhập khẩu
– Hóa đơn mua TSCĐ: Hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường
– Hóa đơn kèm theo (nếu có): nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm
– Chứng từ biên lai nộp thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại)
– Chứng từ về các chi phí liên quan: chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt (nếu có)
– Biên bản giao nhận TSCĐ
Lưu ý:
+ Việc mua sắm TSCĐ bằng vốn tự có hoặc vốn vay và TSCĐ được sử dụng ngay thì hạch toán như sau:
Nợ TK 211, 213: Giá mua chưa thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331, 341,….
+ Nếu TSCĐ phải qua lắp đặt, chạy thử trong thời gian dài
– Tập hợp chi phí mua sắm
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331, 341,…
– Khi hoàn thành nghiệm thu đưa vào sử dụng
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
2. TSCĐ góp vốn:
Theo điểm 2.15 Phụ lục 04 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định hồ sơ TSCĐ góp vốn gồm:
– Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng TS, biên bản bàn giao TS góp vốn, biên bản góp vốn
– Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập
– Giấy tờ hồ sơ mang tên đối chủ, lệ phí trước bạ
– Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn
3. TSCĐ xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn TSCĐ
Nguyên giá TSCĐ = Toàn bộ chi phí phát sinh
Khi công tác xây dựng hoàn thành, đưa TSCĐ vào sử dụng: Toàn bộ chi phí phát sinh được kết chuyển vào nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Có TK 241: Chi phí phát sinh
*) Bộ hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
– Bản vẽ kỹ thuật: thường là chi phí sửa chữa nhà kho, nhà xưởng, …cấu trúc nhà kho, nhà xưởng
– Dự toán chi phí và tiêu hao: Lên dự toán chi phí sửa chữa, xây lắp
– Hợp đồng thi công xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài): Hợp đồng giữa doanh nghiệp và đơn vị thi công công trình
– Tập hợp chi phí vật tư, nhân công
– Biên bản nghiệm thu công trình: từng phần, toàn phần
– Biên bản bàn giao TSCĐ: xây lắp hoàn thành, sửa chữa hoàn thành
– Hóa đơn tài chính: cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành
– Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi (nếu có)
4. TSCĐ thuê tài chính
TSCĐ thuê tài chính là những tài sản chưa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đi thuê nhưng đơn vị có trách nhiệm pháp lý quản lý và sử dụng như tài sản của doanh nghiệp
*) Bộ hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
– Hợp đồng thuê tài chính: phải thỏa mãn ít nhất 1 trong 3 điều kiện sau:
+ Nếu bên thuê hủy hợp đồng và đền bù tổn thất phát sinh liên quan đến việc hủy hợp đồng cho bên cho thuê
+ Thu nhập hoặc tổn thất do sự thay đổi giá trị hợp lý của giá trị còn lại của tài sản thuê gắn với bên thuê
+ Bên thuê có khả năng tiếp tục thuê lại tài sản sau khi hết hạn hợp đồng thuê với tiền thuê thấp hơn giá thuê thị trường
– Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ
– Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
Lưu ý: Giá trị chưa trả hết theo hợp đồng thuê tài chính phải quản lý hạch toán “nợ thuê tài chính” chi tiết đối tượng
5. TSCĐ thuê hoạt động
Là thuê tài sản không phải là thuê tài chính
*) Bộ hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
– Hợp đồng thuê: Nội dung chính của hợp đồng không có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế.
– Hóa đơn tài chính
– Chứng từ thanh toán: không bao gồm chi phí dịch vụ, bảo hiểm, bảo dưỡng
– Biên bản giao nhận
6. TSCĐ thanh lý, nhượng bán
TSCĐ thanh lý, nhượng bán là những TSCĐ hư hỏng, lạc hậu về kỹ thuật không phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh.
*) Bộ hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
– Doanh nghiệp ra Quyết định thanh lý TSCĐ
– Thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ – Biên bản họp HĐQT đồng ý thanh lý TSCĐ
– Hợp đồng thanh lý nhượng bán TSCĐ
– Hóa đơn GTGT ghi theo giá bán thanh lý
– Chứng từ thanh toán
– Biên bản bàn giao TSCĐ cho người mua
Chú ý: Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư 45/2013/TT-BTC
Trên đây Kế Toán Việt Hưng đã hướng dẫn các bạn cách tập hợp một bộ hồ sơ tài sản cố định trong doanh nghiệp với 5 mẫu biên bản đính kèm tuỳ theo loại hình tài sản cố định phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Mọi tư vấn, thắc mắc xin gửi về fanpage hoặc liên hệ hotline, chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn tốt nhất.