Trang chủ / Kế toán tổng hợp / Kinh nghiệm làm kế toán tổng hợp / Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất
đăng ký học kế toán
sổ sách kế toán
sổ sách kế toán

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất

Thời hạn lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán mới nhất

Các bạn kế toán nên chú ý: mỗi loại tài liệu như hóa đơn, chứng từ kế toán, hợp đồng lao động, hồ sơ kiểm toán đều có quy định về thời hạn lưu trữ riêng. Hết hạn thời hạn lưu trữ thì có thể xử lý bằng các tiêu hủy. Để biết mỗi loại hóa đơn chứng từ có Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất bao lâu các bạn theo dõi bài viết dưới đây của Kế toán Việt Hưng nhé!

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất

Các loại tài liệu kế toán cần phải lưu trữ.

Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những loại tài liệu kế toán cần phải lưu trữ:

1. Thời hạn lưu trữ.

Tài liệu kế toán Thời hạn lưu trữ Chi tiết

Báo cáo tài chính, quyết toán thuế

10 năm Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

Hóa đơn

10 năm Hóa đơn được xem như là chứng từ kế toán , có thời hạn lưu trữ là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử

(Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

Hợp đồng lao động

5 năm HĐLĐ được lưu trữ tối đa là 5 năm sau khi chấm dứt HĐLĐ

(Thông tư 09/2011/TT-BNV)

Phiếu thu-chi, phiếu xuất- nhập kho

Tối thiểu 5 năm -Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, khônglưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

-Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC.

(Điều 12,Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

Hồ sơ: Tài sản cố định

10 năm Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản

(Khoản 2,Điều 13,Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

Tờ khai hải quan

5 năm Theo tiết đ, khoản 2, điều 18 Luật hải quan số 54/2014/qh13, thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai

(luật hải quan số 54/2014/qh13)

Hồ sơ xin cấp C/0

3 năm Theo quy định tạ hiệp hội thương mại, hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/0 là 3 năm kể từ ngày cấp

(Công văn 4173/TCQHQ-GSQL)

Hồ sơ thẩm định giá

10 năm -10 năm nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy.

-Vĩnh viễn nếu lưu trữ dưới dạng điện tử

(Thông tư 323/2016/TT-BTC)

Theo điều 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP tài liệu kế toán phải lưu vĩnh viễn:

“Điều 14. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:

– Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn,

– Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;

– Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;

– Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.”

2. Thời điểm lưu trữ chứng từ kế toán

+ Căn cứ theo quy định tại điều 12, khoản 1,2 và 7, điều 13,14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính từ ngày kết thúc của kỳ kế toán năm.

+ Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được căn cứ theo khoản 3 của điều 13, Nghị định này là được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

+ Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ còn liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập đơn vị đó. Những tài liệu kế toán mà liên quan đến việc chia tách, hợp nhất hay sáp nhập, chuyển đổi loại hình sở hữu. Những tài liệu liên quan đến giải thể phá sản hay chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản… Những tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận kiểm tra thanh tra.

3. Mức phạt khi làm mất tài liệu kế toán

Theo điều 12 Nghị định 105/2013/NĐ-CP:

Phạt tiền Hành vi  vi phạm

Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;

b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.

Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng

a) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

b) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

 

Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; b) Tiêu hủy tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.

Chú ý: Mức xử phạt trên là áp dụng đối với trường hợp Mất hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) liên 1, 3, 4 …9 (Liên lưu nội bộ)

=> Nếu mất hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (Liên 2) thì mức phạt từ 4 – 8 tr.

Trên đây Kế toán Việt Hưng vừa hướng dẫn các bạn thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán. Vì thế hãy rà soát xem những tài liệu nào mà các bạn đang cất giữ liệu đã đủ thời hạn quy định hay chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn chi phí lưu trữ.

Trả lời