Chia sẻ một vài điểm về sổ kế toán cần lưu ý trong đơn vị HCSN

Sổ kế toán là một trong những tài liệu quan trọng để kế toán hạch toán các khoản thu chi, các khoản phát sinh. Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp, sổ kế toán có những điểm cần lưu ý sau.

sổ kế toán
Chia sẻ một vài điểm về sổ kế toán cần lưu ý trong đơn vị HCSN

1. Sổ kế toán HCSN

– Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ KT cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. 

– Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. 

– Sổ KT ngân sách, phí được khấu trừ, để lại phản ánh chi tiết theo mục lục NSNN để theo dõi việc sử dụng nguồn NSNN, nguồn phí được khấu trừ để lại. 

– Sổ KT theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài phản ánh chi tiết theo mục lục NSNN làm cơ sở lập báo cáo quyết toán theo quy định của Thông tư số 107/2017/TT-BTC và theo yêu cầu của nhà tài trợ.

2. Nguyên tắc sổ kế toán đơn vị HCSN

– Việc ghi sổ KT phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán chứng minh. 

– Phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. 

– Trường hợp ghi sổ KT thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán. 

– Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ KT quy định tại Phụ lục số 03 đính kèm tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC. 

– Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. 

– Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa.

– Khóa sổ KT là một trong những việc quan trọng trong công tác kế toán của đơn vị HCSN. 

– Nguyên tắc, khóa sổ KT là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

– Trình tự khóa sổ KT:

  • Đối với ghi sổ thủ công với 2 bước: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ KT và Khóa sổ. Sau khi khóa sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ KT.
  • Đối với ghi sổ trên máy vi tính: Việc thiết lập quy trình khóa sổ KT trên phần mềm kế toán cần đảm bảo và thể hiện các nguyên tắc khóa sổ đối với trường hợp ghi sổ KT thủ công.

3. Sửa chữa sổ KT đơn vị HCSN

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị HCSN, việc ghi sai, ghi thiếu tại sổ KT khá phổ biến nên việc sửa chữa sổ kế toán là rất bình thường. Luật Kế toán 2015 và Thông tư số 107/2017/TT-BTC đều quy định rõ về việc sửa chữa sổ KT. Cụ thể:

Đối với phương pháp sửa chữa sổ KT, khi phát hiện sổ KT có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin.

Số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:

  • Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh; 
  • Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn. Sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh; 
  • Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử, sửa chữa sổ KT được thực hiện theo phương pháp: 

  • Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” 
  • Và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích, bổ sung thêm những kiến thức mới cho bạn đọc. Chúc bạn thành công!

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho