Thời Gian Phân Bổ Công Cụ Dụng Cụ Mới Nhất

Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ mới nhất hiện nay có gì thay đổi khiến dân kế toán phải “đau đầu”? Nếu bạn vẫn đang loay hoay giữa hàng loạt quy định cũ – mới, thì bài viết dưới đây chính là “cứu tinh”! Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ giúp bạn cập nhật thời gian phân bổ công cụ dụng cụ theo hướng dẫn mới nhất, dễ hiểu và cực kỳ thực tiễn.

1. Quy định thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ là những tài sản có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng dưới 1 năm, không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ) theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC hoặc các văn bản pháp luật liên quan. Ví dụ: dụng cụ cầm tay, đồ dùng văn phòng, thiết bị nhỏ…

Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) được hiểu là khoảng thời gian mà giá trị của công cụ, dụng cụ được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc chi phí chung của doanh nghiệp, thay vì ghi nhận toàn bộ chi phí ngay tại thời điểm mua. Đây là một nguyên tắc kế toán nhằm phân bổ hợp lý chi phí của CCDC dựa trên thời gian sử dụng hữu ích của chúng, đảm bảo phản ánh đúng chi phí trong báo cáo tài chính.

1.1 Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

(1) CCDC có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng dưới 1 năm:

– Được phân bổ một lần vào chi phí ngay khi đưa vào sử dụng.

VÍ DỤ: Các dụng cụ như búa, kìm, hoặc đồ dùng văn phòng có giá trị thấp (thường dưới 10 triệu đồng).

(2) CCDC có giá trị lớn hoặc thời gian sử dụng trên 1 năm:

– Được phân bổ dần trong thời gian sử dụng hữu ích, thường từ 1 đến 3 năm (theo khoản 2.2, Điều 4, Thông tư 200/2014/TT-BTC).

– Thời gian cụ thể do doanh nghiệp tự xác định dựa trên tính chất sử dụng và chính sách kế toán, nhưng phải hợp lý và nhất quán.

VÍ DỤ: Một công cụ trị giá 15 triệu đồng, sử dụng trong 2 năm, được phân bổ 625.000 đồng/tháng (15 triệu ÷ 24 tháng).

2. Cách tính thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

– Giá trị phân bổ hàng tháng (cơ bản):

Giá trị phân bổ hàng tháng = Nguyên giá CCDC / (Thời gian phân bổ x 12)

– Giá trị phân bổ tháng đầu (không trọn tháng):

Giá trị phân bổ tháng đầu = Giá trị phân bổ hàng tháng x (Số ngày sử dụng / Tổng số ngày trong tháng)

Số ngày sử dụng = Tổng số ngày trong tháng – Ngày bắt đầu sử dụng + 1

VÍ DỤ THỰC TẾ

Công ty TNHH Sản xuất Minh Anh mua một bộ dụng cụ sản xuất trị giá 12.000.000 đồng (chưa VAT) vào ngày 15/3/2025. Thời gian sử dụng hữu ích là 2 năm (24 tháng). Công ty sử dụng phương pháp đường thẳng và hạch toán chi phí vào TK 642 (Chi phí quản lý chung). Tháng 3/2025 có 31 ngày.

BƯỚC 1: Tính giá trị phân bổ hàng tháng

Giá trị phân bổ hàng tháng = 12.000.000 / 24 = 500.000 đồng/tháng.

BƯỚC 2: Tính giá trị phân bổ cho tháng đầu (tháng 3/2025)

– Số ngày sử dụng trong tháng 3:

Số ngày sử dụng = 31 – 15 + 1 = 17 ngày.

– Giá trị phân bổ tháng 3:

Giá trị phân bổ tháng 3 = 500.000 x (17 / 31) ≈ 274.193 đồng.

BƯỚC 3: Hạch toán

– Khi mua CCDC (ngày 15/3/2025):

Nợ TK 153 (Công cụ, dụng cụ): 12.000.000

Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 12.000.000

– Khi phân bổ (cuối tháng 3/2025):

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý chung): 274.193

Có TK 153 (Công cụ, dụng cụ): 274.193

– Từ tháng 4/2025 trở đi, phân bổ đều:

Nợ TK 642: 500.000

Có TK 153: 500.000

BƯỚC 4:

BƯỚC 5: Các tháng tiếp theo

Từ tháng 4/2025 đến tháng 2/2027, mỗi tháng phân bổ 500.000 đồng, trừ tháng cuối (tháng 2/2027) có thể điều chỉnh để đảm bảo tổng giá trị phân bổ đúng bằng nguyên giá (12.000.000 đồng).

3. Đâu là cách đánh giá tuổi thọ thực tế của công cụ dụng cụ?

Tuổi thọ thực tế của CCDC phụ thuộc vào cách sử dụng, môi trường làm việc và đặc tính kỹ thuật.

– Tham khảo thông tin từ nhà sản xuất

– Xem xét điều kiện sử dụng thực tế:

+ Tần suất sử dụng: CCDC được sử dụng thường xuyên hay thỉnh thoảng? Sử dụng liên tục có thể làm giảm tuổi thọ.

+ Môi trường làm việc: Dụng cụ sử dụng trong môi trường khắc nghiệt (ẩm ướt, nhiệt độ cao, bụi bẩn) thường có tuổi thọ ngắn hơn.

+ Bảo trì, bảo dưỡng: Nếu CCDC được bảo trì tốt, tuổi thọ có thể kéo dài hơn so với dự kiến.

– Dựa trên dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp (nếu có)

– Ước lượng dựa trên đặc thù ngành và kinh nghiệm sử dụng thực tế.

– Điều chỉnh thời gian phân bổ (nếu cần)

Trong quá trình sử dụng, nếu phát hiện tuổi thọ thực tế thay đổi (do hư hỏng sớm hoặc sử dụng lâu hơn dự kiến), điều chỉnh thời gian phân bổ còn lại:

+ Tăng thời gian phân bổ (nếu tuổi thọ kéo dài): Giảm giá trị phân bổ mỗi kỳ.

+ Giảm thời gian phân bổ (nếu hư hỏng sớm): Tăng giá trị phân bổ mỗi kỳ hoặc ghi nhận chi phí một lần cho giá trị còn lại.

Hạch toán điều chỉnh (nếu CCDC hư hỏng sớm):

Nợ TK 627, 641, 642: Giá trị còn lại trên TK 242

Có TK 242: Giá trị còn lại.

VÍ DỤ THỰC TẾ: Doanh nghiệp mua một bộ dụng cụ sản xuất trị giá 24 triệu đồng. Nhà sản xuất ghi tuổi thọ 36 tháng, nhưng do sử dụng trong môi trường khắc nghiệt, DN ước tính chỉ dùng được 24 tháng.

– Thời gian phân bổ: Chọn 24 tháng (dựa trên tuổi thọ thực tế).

– Chi phí phân bổ mỗi tháng: 24,000,000 ÷ 24 = 1,000,000 đồng.

Hạch toán:

Khi xuất dùng:

Nợ TK 242: 24,000,000

Có TK 153: 24,000,000

Phân bổ hàng tháng:

Nợ TK 627: 1,000,000

Có TK 242: 1,000,000

4. Phân bổ công cụ dụng cụ trong các lĩnh vực đặc thù 

4.1 Phân bổ CCDC trong lĩnh vực sản xuất

– CCDC trong sản xuất thường là các dụng cụ phục vụ trực tiếp cho quy trình sản xuất (máy khoan, cờ lê, dụng cụ đo lường, khuôn mẫu).

– Tần suất sử dụng cao, môi trường làm việc khắc nghiệt (bụi, nhiệt độ, hóa chất), dẫn đến hao mòn nhanh.

– Giá trị CCDC thường lớn hơn so với lĩnh vực dịch vụ, đòi hỏi phân bổ dần.

– Xác định thời gian phân bổ: Dựa trên tuổi thọ thực tế (thường 1-2 năm, hiếm khi vượt 3 năm). Ví dụ: máy khoan cầm tay trong nhà máy có thể phân bổ trong 18 tháng do sử dụng liên tục.

– Phương pháp: Chủ yếu sử dụng phương pháp đường thẳng (chia đều chi phí cho số tháng sử dụng).

Ví dụ: Một bộ dụng cụ sản xuất trị giá 30 triệu đồng, tuổi thọ thực tế 24 tháng. Phân bổ mỗi tháng: 30,000,000 ÷ 24 = 1,250,000 đồng, ghi vào TK 627.

LƯU Ý:

– Kiểm kê định kỳ để đánh giá tình trạng CCDC, vì hư hỏng sớm có thể xảy ra trong môi trường sản xuất.

– Lưu ý chi phí phân bổ phải hợp lý để tránh bị cơ quan thuế điều chỉnh.

4.2 Phân bổ CCDC trong lĩnh vực dịch vụ 

– CCDC trong dịch vụ thường là các vật dụng văn phòng, thiết bị hỗ trợ (máy in, máy tính nhỏ, đồ dùng văn phòng).

– Tần suất sử dụng thấp hơn sản xuất, môi trường làm việc ít khắc nghiệt, nên tuổi thọ thường dài hơn.

– Giá trị CCDC thường nhỏ, nhiều trường hợp xuất dùng một lần thay vì phân bổ dần.

– Cách phân bổ:

+ CCDC xuất dùng một lần (giá trị nhỏ, thường dưới 10 triệu đồng, tùy chính sách doanh nghiệp)

Ví dụ: Bút, giấy, đồ dùng văn phòng nhỏ được ghi nhận ngay vào chi phí.

+ CCDC phân bổ dần (giá trị lớn hơn, ví dụ: máy in, ghế văn phòng)

Ví dụ: Máy in văn phòng trị giá 12 triệu đồng, phân bổ trong 24 tháng, mỗi tháng: 12,000,000 ÷ 24 = 500,000 đồng, ghi vào TK 642.

3.3 Phân bổ CCDC trong lĩnh vực xây dựng

– CCDC trong xây dựng thường là các dụng cụ phục vụ thi công (máy khoan, máy cắt, giàn giáo nhỏ, thước đo).

– Môi trường làm việc khắc nghiệt (ngoài trời, bụi bẩn, rung lắc), dẫn đến hao mòn nhanh.

– Giá trị CCDC có thể dao động từ nhỏ (dụng cụ cầm tay) đến lớn (thiết bị chuyên dụng), thường yêu cầu phân bổ dần.

– Thời gian phân bổ: Thường ngắn hơn so với dịch vụ (1-2 năm), do hao mòn nhanh trong môi trường xây dựng. Một số CCDC chỉ sử dụng cho một dự án cụ thể, nên thời gian phân bổ có thể bằng thời gian dự án.

– Phương pháp: Đường thẳng là phổ biến, nhưng trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể phân bổ theo tiến độ dự án (nếu CCDC chỉ dùng cho dự án đó).

Ví dụ: Một bộ dụng cụ thi công trị giá 24 triệu đồng, sử dụng cho dự án kéo dài 18 tháng. Phân bổ mỗi tháng: 24,000,000 ÷ 18 = 1,333,333 đồng, ghi vào TK 627.

LƯU Ý:

– CCDC trong xây dựng cần được kiểm kê thường xuyên do nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng cao.

– Nếu CCDC chỉ dùng cho một công trình cụ thể, thời gian phân bổ nên khớp với thời gian hoàn thành công trình.

 – Lưu ý phân bổ hợp lý để đảm bảo chi phí công trình được tính toán chính xác.

Hiểu rõ thời gian phân bổ CCDC giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tuân thủ chuẩn mực kế toán. Cần hỗ trợ nghiệp vụ kế toán? Để lại bình luận dưới bài viết hoặc tham gia Zalo Page Kế Toán Việt Hưng để được tư vấn 1:1, cập nhật ưu đãi khóa học kế toán tổng hợp – thuế và dịch vụ kế toán đa lĩnh vực ngay hôm nay!