Thông tư 39 về hóa đơn: Nhưng nội dung cần lưu ý

Đâu là những nội dung cần lưu ý trong thông tư 39 về hóa đơn? Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn để ghi thông tin nhập – xuất hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Để đảm bảo hóa đơn được lập chính xác, cùng kế toán Việt Hưng tìm hiểu những quy định trong thông tư 39 về hóa đơn nhé. 

thông tư 39 về hóa đơn
Thông tư 39 về hóa đơn

1. Những nội dung bắt buộc phải có

Theo thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 về hóa đơn có 9 nội dung bắt buộc phải có:

1 – Tên loại hóa đơn

– Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn.

– Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

2 – Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn

– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

– Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

3 – Tên liên hóa đơn

– Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 02 liên trở lên và tối đa không quá 09 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế…

4 – Số thứ tự hóa đơn

– Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 07 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

5 – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

6 – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

7 – Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.

8 – Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

9 – Tên tổ chức nhận in hóa đơn

– Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

2. Quy định chung về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ

Căn cứ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

a. Đối tượng áp dụng

Theo Điều 2 về đối tượng áp dụng:

1. Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, gồm:

a) Tổ chức, hộ, cá nhân Việt Nam kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam hoặc bán ra nước ngoài;

b) Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam hoặc sản xuất kinh doanh ở Việt Nam bán hàng ra nước ngoài;

c) Tổ chức, hộ, cá nhân Việt Nam hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài không kinh doanh nhưng có bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam.

2. Tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, tổ chức trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử.

3. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn.

b. Hình thức hóa đơn

Theo Điều 3 hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

a) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

c) Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

c. Về nguyên tắc tạo hoá đơn

Căn cứ theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CPNghị định số 04/2014/NĐ-CP và Thông tư 39, các tổ chức có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử, hoá đơn đặt in) để phục vụ việc kinh doanh. 

  • Tổ chức, doanh nghiệp công lập mới thành lập hoặc đang hoạt động theo quy định của pháp luật.
  • Các tổ chức/doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên, tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

Tổ chức kinh doanh được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện: 

  • Đã được cấp mã số thuế.
  • Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
  • Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền).
  • Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn và phải kê khai đầy đủ cho cơ quan thuế.
  • Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã từng bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt đầy đủ.

Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện.

  • Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu trên, các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo đúng pháp luật được phép tạo hóa đơn đặt in, hoặc mua hoá đơn đặt in của cơ quan thuế.
  • Tổ chức không nằm trong các đối tượng kể trên, không mua hóa đơn của cơ quan thuế và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì được phép dùng hóa đơn đặt in.
  • Những tổ chức không phải doanh nghiệp nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh; các hộ, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp khác không được tự in, đặt in hóa đơn hoặc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
  • Các hộ, cá nhân và những tổ chức không phải là doanh nghiệp, không kinh doanh nhưng vẫn có buôn bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.

d. Về tạo hoá đơn điện tử

Theo Điều 7 hóa đơn được tạo ra như sau:

1. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Hóa đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

e. Về phát hành hoá đơn

(1) Với tổ chức kinh doanh:

  • Phải có Thông báo phát hành hoá đơn với nội dung gồm các thông tin cần thiết cùng với tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật, được đóng dấu của đơn vị.
  • Cơ quan thuế sẽ xác định số lượng hóa đơn được phát hành để sử dụng trong 3-6 tháng căn cứ trên nhu cầu sử dụng hoá đơn và việc chấp hành các quy định sử dụng hoá đơn của tổ chức doanh nghiệp.
  • Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phải gửi thông báo phát hành kèm hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý và đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn, không cần đăng ký số lượng phát hành.
  • Khi mà các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành chưa sử dụng hết, có thể thực hiện đóng dấu tên và địa chỉ mới, nếu tổ chức kinh doanh thay đổi tên, địa chỉ. Tổ chức kinh doanh phải gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
  • Nếu có nhu cầu sử dụng nốt phần hoá đơn còn dư, doanh nghiệp/tổ chức phải nộp báo cáo tới cơ quan thuế nơi chuyển đi và cơ quan thuế nơi chuyển đến.
  • Nếu không có nhu cầu sử dụng tiếp phần hóa đơn đã phát hành, doanh nghiệp/tổ chức phải thực hiện huỷ số hoá đơn đó, đồng thời cần hoàn tất thủ tục tại cơ quan thuế nơi chuyển đi và cơ quan thuế chuyển đến

(2) Với Cục thuế (theo Điều 10 thông tư 39)

1. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in trước khi bán, cấp lần đầu phải lập thông báo phát hành hóa đơn.

2. Nội dung thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2, khoản 3 Điều 9 Thông tư này và theo mẫu số 3.6 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến tất cả các Cục Thuế trong cả nước trong thời hạn mười (10) ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi cấp, bán. Thông báo phát hành hóa đơn niêm yết ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian thông báo phát hành còn hiệu lực tại vị trí dễ thấy khi vào cơ quan thuế.

Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung Thông báo phát hành hóa đơn lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì không phải gửi thông báo phát hành hóa đơn đến Cục Thuế khác.

4. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản 2 và 3 Điều này.

f. Điều kiện dùng hóa đơn điện tử 

Khi muốn chuyển sang tự tạo hóa đơn điện tử, tổ chức và doanh nghiệp đang mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo.

k. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc

– Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

– Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

Trên đây là những nội dung cần lưu ý trong thông tư 39 về hóa đơn. Các bạn hãy ghi nhớ để lập hóa đơn cho chính xác nhé. Chúc các bạn thành công!

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho