Kế toán công nợ là gì? Và các công việc cần làm mỗi ngày

Kế toán công nợ và các công việc cần làm mỗi ngày thế nào? Bất cứ doanh nghiệp nào khi kinh doanh buôn bán đều sẽ có những lúc cho khách hàng nợ tiền hàng, có những công nợ đơn giản và công nợ phức tạp…Vậy khi đó công việc hàng ngày của kế toán công nợ là gì? Cùng kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé 

kế toán công nợ
Kế toán công nợ là gì? Và các công việc cần làm mỗi ngày

1. Kế toán công nợ là gì? 

Kế toán công nợ là một phần kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

2. Công việc hàng ngày của kế toán công nợ 

– Lập chứng từ ban đầu (phiếu thu, chi theo biểu mẫu) để làm căn cứ cho thủ quỹ thu chi tiền theo đúng quy định và đảm bảo kịp thời chính xác

– Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh

– Chuyển giao các chứng từ ban đầu cho bộ phận liên quan hằng tháng vào ngày 01 đến ngày 05

– Bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp

– Đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp

– Theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay, trả bảo hành khi có hàng.

– Theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng

– Theo dõi việc thực hiện HĐUT và nhắc thanh toán khi đến hạn.

– Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.

– Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận.

– Theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận

– Theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay, trả bảo hành khi có hàng.

– Theo dõi và nhắc thanh toán phần phải thu, phải trả khác khi có phát sinh.

– Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.

– Theo dõi cả bằng nguyên tệ và quy đổi theo “ Đồng ngân hàng nhà nước Việt Nam” đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá quy đổi thực tế.

– Theo dõi chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ phải thu bằng vàng , bạc, đá quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.

– Phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng.

– Căn cứ vào số dư chi tiết bên nợ của một số tài khoản thanh toán như 131,331… để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.

– Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên

– Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, số tiền PP và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên

– Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận công nợ các khoản công nợ ủy thác theo từng HĐUT, từng khách hàng, từng bộ phận.

– Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.

– Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.

– Liên lạc thường xuyên với các bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.

– Tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ

– Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN

– Quản lý các HĐUT theo từng khách hàng: kiểm tra nội dung, vào sổ theo dõi các HĐUT khi nhận được hợp đồng.

– Quản lý các hợp đồng, biên bản thanh toán hợp đồng vay cá nhân và cán bộ.

– Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán

– Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý ( nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề…)

– Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt

– Lập thông báo thanh toán công nợ

– Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.

– Bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty

3. Các khoản phải thu, phải trả trong Doanh nghiệp

3.1 Các khoản phải thu

a. Khái niệm

Các khoản phải thu là nợ phải thu phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp khi doanh nghiệp thực hiện việc cung cấp hàng hóa, sản phẩm nhằm, dịch vụ và những trường hợp khác liên quan đến một bộ phận vấn của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời như chi hộ cho đơn vị bạn hoặc cấp trên, cho mượn ngắn hạn…

b. Phân loại

Theo thời hạn thu hồi nợ 

Phân nợ theo thời hạn thu hồi gồm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn:

+ Nợ ngắn hạn là khoản nợ có thời hạn thu hồi không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.

+ Nợ dài hạn là khoản nợ có thời hạn thu hồi hơn một năm hoặc quá một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.

Theo tính chất

Phần nợ phải thu theo tính chất như phải thu thương mại vả phải thu khác.

c. Chứng từ

Các khoản phải thu liên quan đến nhiều loại chứng từ: hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng, phiếu xuất, phiếu chi, thu, giấy báo Có của ngân hàng, biên bản xác nhận tài sản thiếu…

d. Tài sản sử dụng

TK 131 – “Phải thu của khách hàng”

TK 133 “ – Thuế GTGT được khẩu trừ”

TK 138  – “Phải thu khác”

3.2 Các khoản phải trả

a. Khái niệm

Các khoản phải trả là nợ phải trả bao gồm các khoản nợ mà doanh nghiệp đang vay nhằm bổ sung phần thiểu hụt vấn hoạt động và các khoản nợ khác phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh như nợ người bán, cung cấp dịch vụ, nợ thuế, nợ phải trả khác…

b. Phân loại

Theo thời hạn thu hồi 

Phần nợ phải trả theo thời hạn thu hồi gồm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn

+ Nợ ngắn hạn là khoản nợ có thời hạn phải trả không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.

+ Nự dài hạn là khoản nợ có thời hạn phải trả hơn một năm hoặc quá một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.

Theo tính chất

Phần nợ phải trả theo tính chất như nợ vay, phải trả thương mại và phải trả khác.

c. Chứng từ

Nợ phải trả liên quan đến các loại chứng từ như: hóa đơn mua hàng, phiếu nhập, phiều thu, chi, giấy báo Nợ của ngân hàng, biên bản xác nhận tài sản thừa…

d. Tài sản sử dụng: Tài khoản loại 3, chia ra các nhóm

Nhóm TK 31: gồm các khoản nợ vay hoặc có tính chất như vay sẽ đảm bảo hạn trả trong năm tài chính hiện hành hoặc trong vòng 12 tháng.

Nhóm TK 33: gồm các khoản phải trả thương mại và phải trả khác phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Nhóm TK 34: gồm các khoản vay hoặc có tính chất như vay sẽ đáo hạn trả trên 12 tháng hoặc không xác định thời gian trả.

Nhóm TK 35: gồm các khoản dự phòng phải trả hoặc có thể không xảy ra phải trả trong tương lai.

  • Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kính doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, theo thời gián thanh toán được.
  • Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản phải thu, phải trả.
  • Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán cũng nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng.
  • Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu, để quản lý tốt công nợ, góp phản cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Trên đây là Kế toán Việt Hưng đã liệt kê các công việc của nhân viên kế toán công nợ cần phải làm hàng ngày. Chúc các bạn thành công!

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho