Ngành kế toán có rất nhiều mảng kế toán riêng và nghiệp vụ xử lý khác nhau. Kế toán công nợ phải thu – trả cũng có sự khác biệt trong công tác kế toán khác với các mảng còn lại. Bài viết dưới đây, kế toán Việt Hưng sẽ giới thiệu bạn đọc nội dung công việc của kế toán công nợ phải thu – trả trong doanh nghiệp.
1. Các khoản kế toán công nợ phải thu
Nội dung công tác kế toán các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.1 Thế nào là các khoản nợ phải thu?
Khoản phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi.[1]
Các khoản phải thu trong DN bao gồm:
– Các khoản phải thu của khách hàng
– Các khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
– Các khoản phải thu nội bộ
– Các khoản tạm ứng của công nhân viên
– Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ
– Các khoản phải thu khác
1.2 Nội dung công tác kế toán công nợ phải thu
(1) Kế toán phải thu khách hàng
a. Chứng từ sử dụng
– Hợp đồng kinh tế
– Hóa đơn GTGT
– Phiếu xuất kho
– Phiếu thu
– Giấy báo có
– Biên bản bù trừ công nợ
– Biên bản xoá nợ…
b. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng. Kế toán sử dụng TK131” Phải thu khách hàng”
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ.
(2) Kế toán nợ phải thu tạm ứng
– Giấy đề nghị tạm ứng
– Phiếu chi
– Báo cáo thanh toán tạm ứng và các chứng từ thể hiện các khoản chi tiêu đã thực hiện bằng tiền tạm ứng
a. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK141 “ Tạm ứng” để phản ánh tình hình giao tạm ứng và thanh toán các khoản tạm ứng
b. Kế toán nợ phải thu tạm ứng
– Giấy đề nghị tạm ứng
– Phiếu chi
– Báo cáo thanh toán tạm ứng và các chứng từ thể hiện các khoản chi tiêu đã thực hiện bằng tiền tạm ứng
c. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK141 “ Tạm ứng” để phản ánh tình hình giao tạm ứng và thanh toán các khoản tạm ứng
2. Các khoản công nợ phải trả
2.1 Thế nào là các khoản nợ phải trả?
Nợ phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp và các đối tượng khác trong và ngoài doanh nghiệp về vật tư, hàng hóa,sản phẩm đã cung cấp trong một khoảng thời gian xác định. Khoản phải trả là những khoản mà doanh nghiệp chiếm dụng được của các cá nhân, tổ chức khác trong và ngoài doanh nghiệp.
– Nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, mua hàng mà doanh nghiệp phải trả, thanh toán cho các chủ nợ. Nếu phân loại theo thời gian hạch toán, các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp được chia làm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn
+ Nợ dài hạn là các khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính khác mà doanh nghiệp phải trả sau một khoảng thời gian từ một năm trở lên kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán
+ Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong khoảng thời gian từ một năm trở xuống.Nợ ngắn hạn bao gồm khoản phải trả và các khoản nợ dài hạn đến hạn trả
2.2 Nội dung công tác kế toán công nợ phải trả
Nội dung công tác kế toán các khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ
(1) Kế toán phải trả người bán
a. Chứng từ sử dụng
– Hợp đồng kinh tế
– Hóa đơn GTGT
– Hóa đơn bán hàng
– Phiếu nhập kho
– Phiếu chi
– Giấy báo nợ…
b. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán các khoản phải trả người bán, kế toán sử dụng TK331- “ Phải trả người bán”
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa , người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký.
(2) Cách thức kế toán nợ phải trả người bán
Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua TSCĐ:
– Trường hợp mua trong nội địa, ghi:
+ Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
+ Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp nhập khẩu, ghi:
+ Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213
Có TK 331 – Phải trả hộ người bán
Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.
+ Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi: Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).
– Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ ghi:
– Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
– Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
– Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 152, 153, 156, 611,…
3. Nhiệm vụ chung kế toán công nợ phải thu / phải trả trong DN
(1) Quản lý công nợ khách hàng
Kế toán công nợ có trách nhiệm thực hiện các công việc sau đối với Hợp đồng bán hàng:
- Tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng : thông tin khách hàng, điều khoản và hình thức thanh toán, chính sách phạt quá hạn…
- Nhập thông tin khách hàng vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế bán ra
- Tạo mã khách hàng
Ngoài ra, kế toán công nợ phải làm các việc sau đối với khách hàng:
- Theo dõi, ghi nhận diễn biến phát sinh tăng, phát sinh giảm công nợ phải thu theo ngày, tháng, quý, năm.
- Căn cứ vào hợp đồng bán hàng, các chương trình chính sách kinh doanh của công ty. Kế toán công nợ hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách hàng được hưởng
- Định kỳ ( thông thường là cuối tháng ) thực hiện đối chiếu công nợ với từng khách hàng. Và chốt số liệu công nợ thông qua Biên bản đối chiều công nợ.
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo phân tích tuổi nợ ,..
- Lập kế hoạch thu hồi công nợ đến han, tham mưu. Và đề xuất cho Ban giám đốc về các biện pháp giải quyết công nợ khó đòi.
- Cung cấp số liệu và phối hợp cũng bộ phận kinh doanh trong việc thu hồi công nợ.
(2) Quản lý công nợ với nhà cung cấp
Khi phát sinh Hợp đồng mua hàng của các bộ phận gửi về. Kế toán công nợ thực hiện :
- Tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng : thông tin nhà cung cấp, điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán chính sách ưu đãi ( nếu có ),…
- Nhập thông tin vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế mua vào
- Tạo mã nhà cung cấp
Ngoài ra, Kế toán công nợ làm các công việc sau đối với nhà cung cấp:
- Hàng ngày, căn cứ số liệu hạch toán của Kế toán mua hàng, Kế toán kho, Kế toán thanh toán thì Kế toán công nợ phải kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng, thanh toán tiền cho người bán và ghi nhận diễn biến phát sinh tăng, phát sinh giảm công nợ phải trả.
- Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, các chương trình chính sách kinh doanh của bên bán, hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý ( thông thường là cuối tháng ), thực hiện đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp, chốt số liệu công nợ thông qua Biên bản đối chiều công nợ.
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo tổng hợp công nợ phải trả.
- Lên kế hoạch thanh toán các khoản công nợ đối với nhà cung cấp đến hạn.
(3) Các báo cáo của Kế toán công nợ
Kế toán công nợ cần làm những báo cáo sau:
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu ( TK 131 )
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả ( TK 331 )
- Sổ chi tiết công nợ khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp
- Các báo cáo phân tích công nợ
- Các báo cáo khác theo yêu cầu
4. Kinh nghiệm làm kế toán công nợ phải thu / phải trả
Để trở thành một kế toán viên công nợ giỏi, bạn cần phải có các kỹ năng sau:
- Nắm vững nghiệp vụ kế toán
- Sử dụng tốt excel hoặc phần mềm kế toán
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng phân tích và tham mưu
Với những kỹ năng này, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được công việc. Trở thành một nhân viên quan trọng mà doanh nghiệp cần đến. Là người nắm rõ dòng tiền lưu chuyển ra vào của doanh nghiệp.
Hy vọng với những chia sẻ trên của Kế toán Việt Hưng trong bài viết này sẽ giúp các kế toán mới bắt đầu công việc có sự định hình trước. Hiểu thêm về ngành nghề, lĩnh vực nghiệp vụ công tác trong doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công.