Kế toán công nợ giữ vị trí quan trọng ở mỗi doanh nghiệp. Quản lý toàn bộ công nợ của công ty. Vậy kế toán công nợ là gì? Nhiệm vụ và công việc của kế toán công nợ phải làm? Theo dõi bài viết để hình dung rõ nét về lĩnh vực kế toán công nợ nhé.
1. Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp. Liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả.
Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
2. Nhiệm vụ của kế toán công nợ
Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. Đó là:
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
- Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản
- Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán…..
3. Công việc chính của một kế toán công nợ
- Tham gia vào việc soạn thảo, quản lý các hợp đồng kinh tế. Đặc biệt là các hợp đồng có liên quan tới điều khoản thanh toán. Theo dõi tiến độ thanh toán trong từng hợp đồng cụ thể.
- Hàng ngày nhập dữ liệu theo phiếu nhập kho, xuất kho. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cập nhật thường xuyên, liên tục trạng thái công nợ cũng như phải trả.
- Căn cứ vào hợp đồng, kế toán công nợ phải theo dõi tình hình phải thu, phải trả. Thực hiện việc điều chỉnh giá, tỷ giá nếu có sự thay đổi về nó trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Kiểm tra công nợ.
- Liên lạc thường xuyên với các bộ phận, quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng. Trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi. Các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ. Lập phương án xử lý các trường hợp công nợ khó đòi bằng nghiệp vụ chuyên môn.
- Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp
- Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN
- Các khoản vay cá nhân và cán bộ trong công ty
- Cuối tháng/quý/năm lập các báo cáo công nợ và bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, nợ quá mức tín dụng cho phép.
4. Đối tượng công nợ chủ yếu
- Công nợ với khách hàng: Nợ phải thu – tài khoản kế toán là 131
- Công nợ với nhà cung cấp: Nợ phải trả – tài khoản kế toán là 331
- Nội bộ doanh nghiệp: Tạm ứng / hoàn ứng – tài khoản kế toán là 141
- Các khoản phải thu khác – tài khoản kế toán là 138
- Các khoản phải trả khác – tài khoản kế toán là 338
- Nội bộ giữa chi nhánh-công ty, chi nhánh-chi nhánh. Tài khoản kế toán là 136 và 336
5. Một vài nguyên nhân dẫn tới việc phát sinh công nợ
- Không đủ tiền trả ngay khi mua hàng nên có thể chịu nợ để vẫn có thể lấy được hàng ngay, một thời gian sau mới trả tiền
⇒Rút gọn thủ tục, quy trình để thuận tiện hơn
- 1 vài trường hợp người bán mong muốn bán được hàng nên cho phép người mua có thể chưa cần trả tiền ngay vẫn được lấy hàng
⇒ Thúc đẩy việc kinh doanh của người bán
- Người mua không cần có tiền vẫn có thể lấy được hàng => Sau khi hoàn tất việc thương mại mới phải trả tiền
⇒ Cần ít vốn hơn thực tế mà vẫn hoạt động được => Có lợi hơn cho người mua
- Lãi suất của việc nợ tiền có thể thấp hơn lãi suất huy động từ các kênh khác nhờ vào uy tín của bên mua
⇒ Có lợi cho người mua
- Có tiền nhưng không trả ngay mà muốn nợ để dùng tiền đó vào việc khác nhằm thu thêm lợi ích.
Phát sinh công nợ có thể mang lại một số ưu điểm, lợi ích, nhưng cũng đem đến những phức tạp và tốn chi phí:
→ Có rủi ro khi không thu hồi được nợ
→ Tốn chi phí cho người quản lý, theo dõi nợ
→ Việc đòi nợ có thể gây ảnh hưởng tới tình hình hoạt động, hiệu quả kinh doanh.
Làm kế toán công nợ xử lý nghiệp vụ nhuần nhuyễn bạn cần nắm chắc các đầu mục công việc cần làm. Theo dõi thường xuyên tình hình các đơn hàng và thu hồi công nợ cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên giúp bạn bổ sung thêm kiến thức về nghiệp vụ công việc.