Phân tích rủi ro hồ sơ và sổ sách kế toán sau khi làm BCTC

1. Những rủi ro về hồ sơ và sổ sách kế toán

– Rủi ro về chứng từ hồ sơ và sổ sách kế toán: Bị sai hoặc thiếu thông tin: tên, địa chỉ, một, số tiền, nội dung hàng hóa dịch vụ, thuế suất… (Biên bản điều chỉnh thay thế Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế/Sai sót 04/SS).

– Rủi ro về hóa đơn điện tử: Có Chữ ký số của bên bán, mã nhận thuế đối với hóa đơn GTGT có mã.

– Rủi ro thiếu hồ sơ liên quan tới các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

+ Mua hàng: hóa đơn GTGT, HĐMB nếu có, biên bản bàn giao hàng hóa nếu có, phiếu nhập kho, chứng từ thành toán, đơn đặt hàng, đối chiếu công nợ nếu còn nợ vào cuối năm tài chính,…

(1) Hóa đơn mua dịch vụ ăn uống: hóa đơn GTGT; thiếu bill món ăn; bảng kê món ăn hoặc món ăn kê đầy đủ trên hóa đơn, chứng từ thanh toán…

(2) Hóa đơn mua dịch vụ:

Chuyển có lộ trình vận chuyển, có chứng từ thanh toán; hóa đơn vé máy bay: quyết định công tác, giấy đi đường xác nhận của nơi đến, chứng từ thanh toán, vé lên xuống ; vé, vé điện tử), người đi vé máy bay là NLĐ của máy rẻ, vé DN. chi phí nhà, thuê tàu sản của cá nhân ko kinh doanh, mua nông lâm hải sản của người nông dân trực tiếp sx ra => không có hợp đồng => lập hợp đồng mua bán nếu có, chứng từ thanh toán, biên bản bản giao, hồ sơ liên quan tới tài sản và cá nhân người bán,…. Mẫu Bảng kê 01/TNDN theo Thông tư 78.

-> Chi phi nghỉ mát, nhà nghỉ, công tác phí: Quyết định, quy chế tài chính (Chi tiêu) của doanh nghiệp

-> Chi phi cử NLĐ đi học/nâng cao trình độ: Quy định trong quy chế công ty, hợp đồng lao động, quyết định cử đi học, chứng từ hóa đơn liên quan đến việc đi học….

-> Tiền học của NLĐ do doanh nghiệp trả thay: Chứng từ trả tiền học phí, hóa đơn nếu có,… → Quy định trong quy chế công ty, hợp đồng,…

-> Chi phí về Văn phòng phẩm: Nếu mua từ trên 3 triệu phân bổ theo thời gian sử dụng hoặc xuất ra dùng theo nhu cầu thực tế phát sinh.

– Chi phí không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

=> Không được khấu trừ VAT, không được ghi nhận vào chi phí được trừ khi xả thuế TNDN.

– Rủi ro về hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ từ 20 triệu trở lên dùng chứng từ thanh toán không dùng TM (kể cả trường hợp mua cùng 1 ngày của 1 đơn vị có nhiều hợp đồng dưới 20 triệu, khi cộng dồn trong ngày đó giá trị mua bán từ 20 triệu.

=> Bắt buộc dùng chứng từ thanh toán không dùng thương mại.

– Rủi ro về thuế GTGT của hợp đồng nhập khẩu: giấy nộp tiền thuế, thanh toán qua ngân hàng.

– Rủi ro sai sót hồ sơ lương:

+ Không đủ hồ sơ: Bộ hồ sơ nhân sự; hợp đồng lao động, chứng từ thanh toán lương, bảng chấm công,….

+ Trên bảng lương,… phải có đầy đủ chữ ký nhận lương của NLĐ (Nếu TT=TM), chữ kí của NLĐ ở các văn bản liên quan giống nhau.

+ Điều kiện ủy quyền Quyết toán thuế

+ Điều kiện cam kết thu nhập Mẫu 08

+ Các khoản phúc lợi cho NLĐ

+ Lương doanh số, lương sản phẩm → Quy chế, phương tinh như nào?

+ Rủi ro về đăng ký MST NLĐ, NPT…..

+ Thời điểm quyết toán thuế là thời điểm chi trả lương ko phải là thời điểm phát sinh.

+ Đối với khoản thưởng tháng 13 và khoản trích trước tiền lương: Quan tâm thời hạn thanh toán cho người là…

– Rủi ro liên quan tới việc lưu trữ hồ sơ: việc không lưu trữ hồ sơ đúng cách hoặc mất mát hồ sơ cũng là một rủi ro lớn, có thể gây ảnh hưởng lớn tới quá trình kiểm toán hoặc thẩm định của công ty.

– Rủi ro liên quan đến quá trình kiểm tra và kiểm soát nội bộ: nếu công ty không có một hệ thống kiểm tra và kiểm soát nội bộ chặt chẽ, có thể dẫn tới việc sai sót trong hạch toán và kế toán, nhằm đảm bảo rằng tất cả thông tin và giao dịch kinh tế cần thiết đã được ghi nhận một cách chính xác.

– Rủi ro về việc cập nhật thông tin: việc không cập nhật thông tin mới nhất từ các quy định pháp luật hoặc chính sách của công ty cũng có thể dẫn đến rủi ro về hồ sơ và sổ sách kế toán.

– Rủi ro về việc sử dụng công nghệ: việc không sử dụng công nghệ hoặc không áp dụng đúng các phần mềm kế toán có thể cũng là một nguyên nhân gây ra lỗi trong quá trình làm việc.

2. Chi phí nội tại của doanh nghiệp về hồ sơ và sổ sách kế toán sau khi làm BCTC

– Chi phí thanh toán bằng tiền: Chi bằng tiền mặt thanh toán cho NCC có giá trị nhỏ hơn 20 triệu, chi phí vay/ mượn tạm ứng; TK tiền bị âm; Hạch toán công nợ phải thu, phải nhà nhầm sang nhau hoặc nhầm đối tượng….

– Công nợ phải thu: Dư có TK 131 kéo dài nhiều kỳ với giá trị lớn (Bản hàng chưa xuất hóa đơn, thời gian nghiệm thu công trình, hoàn thành công trình nhưng chưa xuất hóa đơn = Biên bản xác nhận công nợ cuối năm tài chính: Nguyên nhân, lý do tại sao chưa xuất hóa đơn, ghi rõ khoản nợ cuối năm tài chính…

– Công nợ phải trả kéo dài năm này qua năm khác: Liên quan VAT đầu vào đã được khấu trừ,… → Biên bản đối chiếu công nợ.

– Kho:

+ Tồn kho trên sổ sách nhiều hơn thực tế (do bán hàng ko xuất hóa đơn): DN nên thực hiện kiểm kê vật tư, nguyên vật liệu định kỳ để đảm bảo sự chính xác giữa hồ sơ, sổ sách với hiện trạng thực tế. Nếu phát hiện sự sai lệch, cần điều chỉnh dữ liệu trong hệ thống quản lý kho.

+ Bán hàng dưới giá vốn: DN cần phân tích nguyên nhân dẫn đến việc này. Nếu là do chi phí sản xuất quá cao, ta có thể cố gắng tối ưu các chi phí và cải thiện quy trình sản xuất. Nếu là do bán hàng với giá quá thấp, cần xem xét việc điều chỉnh giá bán.

+ Xuất lộn mã hàng: DN cần tăng cường đào tạo cho nhân viên để họ nắm vững quy trình xuất hàng, đặc biệt là việc sử dụng hệ thống quản lý kho. Có thể cân nhắc áp dụng công nghệ như mã vạch để giảm thiểu sai sót.

+ Âm kho: Cần xem xét việc tăng cường quản lý tồn kho và cải thiện quy trình nhập, xuất hàng. Cũng cần phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót, thất thoát trong quá trình nhận, lưu và xuất hàng.

+ Hàng tồn kho chuyển từ kỳ này sang kỳ khác, hết hạn sử dụng,..: Đối với hàng tồn kho có hạn sử dụng, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ thông qua việc xếp lô hàng theo nguyên tắc “hàng về trước, xuất trước” (FIFO). Đối với hàng tồn kho chuyển từ kỳ này sang kỳ khác, doanh nghiệp cần xem xét việc tối ưu quy trình dự báo nhu cầu để tránh tình trạng tồn kho lâu.

– Trích lập dự phòng: nợ phải thu khó đòi, tổn thất đầu tư tài chính, dự phòng giảm giá hàng tồn kho…

– Chi phí khấu hao tài sản + phân bổ CCDC:

+ Thời hạn khấu hao của TS theo quy định Thông tư 45/2013, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng việc khấu hao tài sản phải tuân theo các quy định về thời hạn khấu hao. Đối với công cụ chưa dùng hết và tài sản cố định, phải phân bổ không quá 36 tháng.

+ Giá trị của tài sản: Đối với tài sản có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên và có thời gian sử dụng trên 1 năm, chắc chắn tạo ra lợi ích trong tương lai, doanh nghiệp phải xác định chính xác giá trị khấu hao và thực hiện việc khấu hao đúng theo quy định. Đối với tài sản nhỏ hơn 30 triệu, doanh nghiệp cần xác định chính xác giá trị để đảm bảo việc khấu hao được thực hiện đúng theo quy định.

+ Quản lý tài sản cố định: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các tài sản cố định được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả, để có thể xác định chính xác giá trị khấu hao và tiến hành việc khấu hao một cách đúng quy định.

=> Ghi nhận CCDC.

+ TSCĐ, CCDC phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

+ Thanh lý tài sản dưới giá trị còn lại hoặc quá thấp so với giá thị trường.

+ Tài sản không đủ hồ sơ, mua của cá nhân

+ CCDC mua về giá trị cao, sử dụng cho nhiều kỳ kỳ sử dụng….

Phân bổ theo:

+ Chi phí khấu hao

+ Thuế GTGT của ô tô dưới 9 chỗ ngồi vượt 1,6 tỷ không được khấu trừ

+ Khấu hao vào chi phí được trừ…

– Chi phí tiền lương:

+ Không có hợp đồng lao động: đảm bảo ký kết hợp đồng lao động với tất cả các nhân viên trước khi họ bắt đầu công việc. Hợp đồng lao động nên được xem lại và cập nhật định kỳ.

+ Trên bảng lương không ký nhận đầy đủ: tạo một quy trình chặt chẽ đảm bảo mỗi nhân viên đều ký nhận bảng lương của mình mỗi tháng.

+ Chữ ký của 1 người lao động trên các hồ sơ lương không khớp nhau: DN có thể yêu cầu nhân viên được đào tạo về cách ký tên đúng hoặc sử dụng công nghệ ký số để đảm bảo tính nhất quán.

+ Đối với cá nhân có nhiều nguồn thu nhập chọn tích Ủy quyền: DN nên tìm hiểu kỹ lưỡng về thuế thu nhâp cá nhân và các quy tắc ủy quyền tương ứng.

+ NLĐ trùng thu nhập nhiều nơi: DN cần xác minh thông tin từ các nguồn khác nhau để tránh trùng lặp thu nhập.

+ Đăng ký MST muộn, trùng MST cá nhân: đảm bảo việc đăng ký MST được thực hiện đúng thời hạn và quản lý cẩn thận để tránh nhầm lẫn hoặc trùng lắp.

+ Các khoản phụ cấp ăn trên 730.000VNĐ/ tháng không tính vào thu nhập chịu thuế, điện thoại, xăng xe bằng tiền những hằng tháng đã đăng ký hóa đơn công ty,…

+ Cam kết thu nhập: Mẫu 08/CK-TNCN

+ Ủy quyền quyết toán: cần được thực hiện bằng văn bản và cần phải rõ ràng về các nghĩa vụ và trách nhiệm của người được ủy quyền.

+ Thiếu bảng chấm công bao gồm cả bảng chấm công làm thêm giờ, lễ, tết: DN nên thực hiện các biện pháp theo dõi chặt chẽ và quy trình để đảm bảo rằng tất cả chi tiết công việc được ghi lại đầy đủ. Điều này bao gồm việc lập lịch làm việc, sắp xếp giờ làm thêm và tăng cường quản lý nghỉ lễ.

+ Trích trước chi phi tiền lương > Doanh nghiệp lỗ hoặc trích vượt ngưỡng 17% quỹ tiền lương: DN cũng nên thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ mạnh mẽ để đảm bảo rằng mức tiền lương được trích không vượt quá tỷ lệ cho phép. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra thường xuyên các bảng lương và cân nhắc các biện pháp tiết kiệm chi phí khác nhau.

– Chi phí giá thành:

+ Định mức NVL, nếu chi phí NVL vượt định mức không được tính vào giá thành: tiết kiệm nguyên vật liệu, tối ưu hóa quy trình sản xuất để từ đó giảm thiểu sự lãng phí và tiết kiệm chi phí.

+ Nhân công (tính lương theo sản phẩm, công suất,…): thông qua việc quản lý hiệu quả số giờ làm việc và lương của nhân viên. Điều này có thể thực hiện bằng cách tổ chức đào tạo, cải thiện kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Như vậy, lương sẽ được tính toán dựa trên sản phẩm hoặc công suất thực tế của nhân viên, giúp kiểm soát chi phí nhân công một cách hiệu quả.

+ Chi phí sản xuất chung: khấu hao, tiêu hao nhiên liệu (điện, gas, xăng dầu),…: Thông qua việc theo dõi và kiểm soát sát sao chi phí. Điều này bao gồm cả việc kiểm tra thường xuyên các hợp đồng khấu hao, tiêu hao nhiên liệu (như điện, gas, xăng dầu…) để đảm bảo rằng chúng được quản lý một cách hiệu quả và chi phí này được phân bổ một cách hợp lý cho các sản phẩm.

– Hạn đăng ký MST cho NPT chậm nhất là ngày 31/12/N; Quan tâm đến điều kiện của NPT.

– Xác định các chỉ tiêu trên tờ khai:

+ Xác định sai mức thuế suất → Dẫn đến khai sai chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT.

+ Phân bổ VAT sai.

+ Quên chưa phân bổ VAT dùng chung cho hợp đồng chịu thuế và không chịu thuế.

– Chi phí liên quan đến quá trình kiểm tra và kiểm soát nội bộ: Điều này có thể bao gồm chi phí cho thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện kiểm tra, giám sát và quản lý chất lượng công việc kế toán.

– Chi phí đào tạo và phát triển nhân viên: Đây là chi phí quan trọng cần dành để đảm bảo nhân viên kế toán có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.

– Chi phí cho việc cập nhật và nâng cấp phần mềm kế toán: Việc nâng cấp phần mềm kế toán không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giúp đảm bảo việc tuân thủ quy định và tiêu chuẩn mới nhất.

– Chi phí phát sinh khi có thay đổi trong các quy định hoặc yêu cầu pháp luật: Các biến đổi trong quy định thuế hoặc yêu cầu kế toán có thể tạo ra chi phí cho doanh nghiệp khi phải thực hiện các thay đổi trong hệ thống kế toán của mình. Cũng cần lưu ý đến việc hiện nay việc áp dụng công nghệ 4.0 vào quy trình kế toán đang dần trở nên phổ biến, việc này cũng cần được cân nhắc vì có thể làm tăng chi phí nội tại của doanh nghiệp.

4. Chi phí giá thành (xây lắp, sản xuất, dịch vụ)

– Rủi ro chi phí giá thành vượt định mức sản xuất (nguyên liệu, tiêu hao nhiên liệu, công suất sản xuất thiết bị và máy móc…).

– Rủi ro khấu hao tài sản, phân bổ CCDC, phân bổ chi phí chung không hợp lý: tài sản hỏng, các hỏng, chi phí chung không dùng cho công trình, sản phẩm → mang ra tính chi phí.

– Rủi ro liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho: Nếu hàng tồn kho không được quản lý tốt, có thể dẫn đến việc trữ lượng hàng tồn quá nhiều hoặc không đủ, cả hai đều có thể tạo ra rủi ro cho chi phí giá thành sản xuất.

– Rủi ro liên quan đến việc đánh giá giá trị nguyên vật liệu: việc không chính xác trong đánh giá giá trị của nguyên vật liệu cũng có thể tạo ra rủi ro cho chi phí giá thành. Điều này có thể dẫn đến việc định giá quá cao hoặc quá thấp cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.

– Rủi ro từ việc tăng giá nguyên liệu: giá cả của nguyên liệu có thể biến động, và mặc dù không thể kiểm soát được điều này, nhưng nếu không có kế hoạch dự phòng, rủi ro này có thể ảnh hưởng đến chi phí giá thành.

– Rủi ro từ việc không tối ưu hóa hiệu suất: việc thiếu cải tiến và tối ưu hóa quá trình sản xuất dẫn đến việc chi phí sản xuất không được kiểm soát tốt, có thể tạo ra rủi ro cho chi phí giá thành.

– Rủi ro từ việc không cập nhật kịp thời các biến đổi trên thị trường, như giá cả của hợp đồng tương lai hoặc các quy định mới về thuế hóa đơn.

5. Các chi phí không có hóa đơn

– Chi phí thuê nhà làm văn phòng: Hợp đồng, Đk tải sản cho thuê, nộp các loại thuế phí nếu có, từ thanh toán, hồ sơ chủ nhà, bảng kê 0U/TNDN.

– Chi phí mua sản phẩm nông nghiệp do người nông dân trực tiếp sản xuất

– Chi lương cho NLĐ đầy đủ hồ sơ, chi phí lương chủ DN tư nhân, giám đốc công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ → không được tính vào chi phí được trừ.

– Các khoản chi cho NLĐ không nằm trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động, quy chế lương, quy chế tài chính, quyết định khen thưởng…

– NLĐ thiếu hồ sơ, bị trùng thu nhập…

– Vấn đề pháp lý: Việc không có hóa đơn đồng nghĩa với việc không có bằng chứng chính thức của các giao dịch. Điều này có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nếu xảy ra tranh cãi hoặc kiểm tra từ các cơ quan thuế.

– Không đủ hồ sơ để yêu cầu bảo hành hoặc bảo dưỡng: Nếu không có hóa đơn, bạn không thể chứng minh quyền sở hữu hoặc ngày mua sản phẩm. Điều này có thể dẫn đến việc không nhận được dịch vụ bảo hành hoặc bảo dưỡng.

– Về quản trị tài chính: Không có hóa đơn có thể làm cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn, gây khó khăn trong việc theo dõi chi phí và cân đối tài chính.

– Các trường hợp gian lận: Thiếu hóa đơn cũng mở ra khả năng gian lận trong doanh nghiệp, như việc ảnh hưởng đến các giao dịch thiếu minh bạch hoặc vi phạm các quy định thuế.

– Về uy tín: Doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng đến uy tín của mình trong mắt khách hàng và đối tác nếu không tuân thủ các quy tắc chứng từ hóa đơn.