Hồ sơ thanh toán đề tài nghiên cứu khoa học – là một hoạt động không thể thiếu trong trường đại học, cao đẳng. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài những khó khăn về chuyên môn cần được xử lý thì một trong những khó khăn của chủ nhiệm đề tài là thu thập các minh chứng theo quy định của nhà nước để chứng minh đã sử dụng kinh phí vào thực hiện đề tài cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu ngay dưới đây.
1. Cấu trúc 01 bộ hồ sơ hồ sơ thanh toán đề tài nghiên cứu khoa học đơn vị HCSN
Bao gồm 3 phần:
PHẦN 1: Thủ tục hành chính, phần mà chủ nhiệm đề tài (hoặc thư ký hoặc phụ trách kế toán đề tài) phải thực hiện theo yêu cầu của Phòng Tài chính để đơn vị, cá nhân có trách nhiệm ký phê duyệt chấp thuận đề nghị của chủ nhiệm đề tài.
PHẦN 2: Chứng từ kế toán, phần này chủ nhiệm đề tài phải thu thập trong quá trình chi tiêu kinh phí đề tài.
PHẦN 3: Kê khai và tạm nộp thuế thu nhập cá nhân, phần này hướng dẫn chủ nhiệm các khoản thu nhập nào phải nộp thuế, các mẫu biểu và ví dụ liên quan.
Lập 1 bộ hồ sơ tạm ứng, hồ sơ hoàn tạm ứng và hồ sơ thanh toán:
– Một bộ hồ sơ tạm ứng hoàn chỉnh chỉ gồm PHẦN 1.
– Một bộ hồ sơ hoàn tạm ứng và hồ sơ thanh toán hoàn chỉnh bao gồm 3 phần: PHẦN 1 + PHẦN 2 + PHẦN 3 (nếu có phát sinh thu nhập cá nhân phải kê khai thuế thu nhập cá nhân)
2. Thủ tục hồ sơ gửi lần đầu đề tài nghiên cứu khoa học đơn vị HCSN
Là hồ sơ pháp lý của đề tài như quyết định phê duyệt danh mục đề tài, hợp đồng, dự toán thực hiện đề tài, danh sách phân bổ kinh phí đề tài, kế hoạch chi… được gửi cho Phòng Tài chính trước khi đề tài được triển khai và chỉ gửi một lần duy nhất.
2.1 Đối với đề tài NCKH cấp nhà nước, nghị định thư, các quỹ NCKH; đề tài NCKH địa phương; đề tài dịch vụ NCKH không có yếu tố nước ngoài
– “Hợp đồng” (bản mộc đỏ)
– “Dự toán” (bản mộc đỏ)
2.2 Đối với đề tài KHCN và dịch vụ (dịch vụ KHCN, tổ chức hội nghị, hội thảo…) có yếu tố nước ngoài
* Đề tài KHCN có yếu tố nước ngoài
– “Hợp đồng” hoặc “Thỏa thuận” hoặc “Biên bản ghi nhớ“
– “Kế hoạch chi” (bản chính)
– “Quyết định giao đề tài khoa học và công nghệ“
XEM THÊM:
Kế toán tài sản cố định hữu hình trong đơn vị HCSN có thu
Chia sẻ một vài điểm về sổ kế toán cần lưu ý trong đơn vị HCSN
* Dịch vụ có yếu tố nước ngoài
– “Hợp đồng” hoặc “Thỏa thuận” hoặc “Biên bản ghi nhớ“
– “Kế hoạch chi” (bản chính)
2.3 Đối với đề tài cấp Bộ (Bộ GD&ĐT) và đề tài NCKH cấp cơ sở (của sinh viên và cán bộ): Phòng QLKH cung cấp cho Phòng Tài chính, chủ nhiệm đề tài không cần cung cấp cho Phòng Tài chính nội dung này.
– “Quyết định phê duyệt danh mục đề tài nghiên cứu khoa học” (bản chính)
– “Quyết định giao dự toán” đối với đề tài cấp Bộ hoặc “Danh sách phân bổ kinh phí đề tài NCKH cấp cơ sở” đối với đề tài cấp cơ sở.
– “Hợp đồng” (bản chính)
– “Dự toán” (bản chính)
3. Thủ tục hồ sơ tạm ứng đề tài nghiên cứu khoa học đơn vị HCSN
Tạm ứng là khoản tiền Trường ứng trước cho chủ nhiệm đề tài để thực hiện các hoạt động sắp tới của đề tài. Đây là khoản nợ mà chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm hoàn trả nợ (hoàn tạm ứng) lại cho Trường bằng chứng từ kế toán hoặc bằng tiền sau một khoảng thời gian nhất định. Có 2 hình thức tạm ứng là tạm ứng bằng tiền mặt (áp dụng cho đề tài SINH VIÊN) và bằng chuyển khoản (cho những đề tài còn lại).
3.1 Đối với đề tài NCKH cấp nhà nước, nghị định thư, các quỹ NCKH; đề tài NCKH với địa phương; đề tài dịch vụ NCKH không có yếu tố nước ngoài
– “Giấy đề nghị tạm ứng“
3.2 Đối với đề tài KHCN và dịch vụ (dịch vụ KHCN, tổ chức hội nghị, hội thảo) có yếu tố nước ngoài
– “Giấy đề nghị tạm ứng”
3.3 Đối với đề tài cấp Bộ (Bộ GD&ĐT); đề tài NCKH cấp cơ sở
3.3.1 Đối với đề tài cấp Bộ (Bộ GD&ĐT); đề tài NCKH cấp cơ sở do GIẢNG VIÊN và VIÊN CHỨC QUẢN LÝ (sau đây gọi là đề tài cán bộ) thực hiện
– Tạm ứng lần 1 do Phòng QLKH và Phòng TC thực hiện.
– Tạm ứng lần thứ 2 trở đi (nếu có) căn cứ vào “Bảng kê khối lượng công việc đã thực hiện theo hợp đồng đã ký kết“, thủ tục tạm ứng lần 2 trở đi được hướng dẫn tại mục “3- HỒ SƠ HOÀN TẠM ỨNG và THANH TOÁN TRỰC TIẾP”
3.3.2 Đối với đề tài NCKH cấp cơ sở do SINH VIÊN thực hiện
3.3.2.1 Tạm ứng lần thứ 1
“Giấy đề nghị tạm ứng“ kèm bản photo hợp đồng triển khai đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở.
3.3.2.2 Tạm ứng lần thứ 2 trở đi (nếu có) căn cứ vào “Bảng kê khối lượng công việc đã thực hiện theo hợp đồng đã ký kết“, thủ tục tạm ứng lần 2 trở đi được hướng dẫn tại mục “3- HỒ SƠ HOÀN TẠM ỨNG và THANH TOÁN TRỰC TIẾP”
4. Thủ tục hồ sơ thanh toán đề tài nghiên cứu khoa học đơn vị HCSN
– Hoàn tạm ứng là việc sau khi chủ nhiệm đề tài sử dụng tiền đã tạm ứng vào các hoạt động của đề tài, đã có chứng từ kế toán thì lập hồ sơ hoàn tạm ứng đề nghị Trường giảm khoản nợ đã ứng.
– Thanh toán trực tiếp là trường hợp chủ nhiệm đề tài không tạm ứng tiền của Trường mà tự bỏ tiền của cá nhân thực hiện các hoạt động của đề tài, đã có chứng từ kế toán thì lập hồ sơ thanh toán đề nghị Trường chi trả lại cho chủ nhiệm đề tài.
4.1 Đối với đề tài NCKH cấp nhà nước, nghị định thư, các quỹ NCKH; đề tài NCKH với địa phương; đề tài dịch vụ NCKH không có yếu tố nước ngoài; đề tài NCKH, dịch vụ NCKH có yếu tố nước ngoài (ví dụ 3.1); (ví dụ 3.2)
– “Giấy đề nghị thanh toán“
– “Bảng kê chứng từ thanh toán“
– “Chứng từ kế toán“ (tùy thuộc nội dung chi trong mục 2)
4.2 Đối với đề tài NCKH cấp cơ sở của SINH VIÊN, CÁN BỘ, đề tài NCKH cấp Bộ
– “Giấy đề nghị thanh toán“
– “Bảng kê chứng từ thanh toán“
– “Bảng kê khối lượng công việc đã thực hiện theo hợp đồng đã ký kết“
– “Chứng từ kế toán“ (tùy thuộc nội dung chi trong PHẦN 2)
* Ví dụ về đề tài NCKH cấp cơ sở của SINH VIÊN và CÁN BỘ: hoàn tạm ứng đợt 1 và hoàn tạm ứng đợt cuối.
* Ví dụ về đề tài NCKH cấp Bộ: hoàn tạm ứng đợt 1, 2, … và hoàn tạm ứng đợt cuối.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng về bộ hồ sơ thanh toán đề tài nghiên cứu khoa học đơn vị HCSN mẫu đầy đủ mong rằng sẽ hữu ích cho các bạn đọc – Đừng quên Like Fanpage cập nhật những thông tin ưu đãi hấp dẫn dành cho tất cả các khóa học kế toán tổng hợp!