Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học cho kế toán viên

Làm kế toán là công việc bao quát mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn, chứng từ, hồ sơ, sổ sách, hợp đồng – đó là tất cả những gì liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Vì thế, việc sắp xếp và lưu trữ những tài liệu với kế toán là điều rất quan trọng. Thế nhưng không phải ai cũng biết cách sắp xếp chứng từ kế toán, hóa đơn hay hồ sơ một cách hợp lý để thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này. Cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu cách sắp xếp trong bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn, chứng từ của doanh nghiệp cần đảm bảo những yếu tố nào?

Là kế toán, chắc hẳn bạn cũng hiểu rằng hóa đơn, chứng từ là các văn bản, giấy tờ ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ phát sinh. Đặc biệt, những hóa đơn chứng từ đó phải đảm bảo 4 yếu tố sau đây:

+ Tính pháp lý: các bên tham gia giao dịch cần phải ký xác nhận, trường hợp nếu có xảy ra tranh chấp thì đây sẽ là bằng chứng và là cơ sở pháp lý để phân xử đúng, sai mà các bên không thể chối cãi được.

+ Tính rõ ràng: cần đầy đủ, đúng nội dung, chính xác, dễ hiểu, không đa nghĩa

+ Tính pháp luật: mọi hóa đơn chứng từ phải tuân thủ theo đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về hình thức

+ Tính trung thực: Sự kiện được ghi lại phải có thực, không xuyên tạc, sai lệnh thông tin, không bịa đặt.

Khi đã hiểu về hóa đơn, chứng từ, tiếp theo mời bạn tìm hiểu về cách sắp xếp chứng từ kế toán cùng chúng tôi!

Mách nhỏ cách sắp xếp chứng từ kế toán

a. Đầu vào:

– Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt cần kèm phiếu chi tiền mặt

– Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn

– Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN (đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu <100 triệu đồng/năm).

b. Cách sắp xếp chứng từ kế toán đầu ra:

– Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt của khách hàng thì kèm phiếu thu. (kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng.)

– Hóa đơn bán hàng khách hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo có (phô tô)

C. Liên quan đến kho:

– Phiếu nhập kho hàng hóa: kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa

– Phiếu xuất kho hàng hóa: kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng.

d. Cách sắp xếp chứng từ kế toán về thuế:

– Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp về công ty bạn phải lưu cẩn thận, sắp xếp theo từng tháng

– Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế qua mạng sau khi nộp thành công bạn nên download về 1 bản lưu ở máy và tải một bản chứng minh đã gửi được tờ khai qua mạng do tổng cục thuế gửi vào địa chỉ mail khi đăng ký.

– Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp

– Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý.

– Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền

==> Đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn cũng là cách sắp xếp chứng từ kế toán tiện lợi, bạn sẽ dễ tìm loại giấy tờ mình cần

Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ kế toán

Hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận, hồ sơ… cũng là những chứng từ quan trọng của một doanh nghiệp. Bạn đã biết cách sắp xếp chứng từ kế toán này chưa?

1. Hồ sơ khai thuế năm:

– Báo cáo tài chính

– Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp

– Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân

2. Hồ sơ khai thuế quý:

– Chứng từ nộp tiền thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

– Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu có)

– Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo quý)

3. Hồ sơ khai thuế tháng:

– Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo tháng)

– Tờ khai thuế TNCN (thu nhập cá nhân)

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu theo tháng)

4. Cách sắp xếp chứng từ kế toán liên quan hóa đơn:

Nếu là hóa đơn đặt in cần có:

– Hợp đồng in hóa đơn (kèm theo biên bản hủy kẽm, biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)

– Thông báo phát hành hóa đơn

5. Các hồ sơ khác gồm:

– Giấy phép đăng ký kinh doanh

– Tờ khai thuế môn bài

– Giấy nộp tiền vào ngân sách và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước

– Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng.

– Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháp kê khai tính thuế GTGT

Cách sắp xếp sổ sách của kế toán

– Sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký thu tiền

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ nhật ký chi tiền

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh

– Sổ chi tiết tài khoản

– Sổ quỹ tiền mặt

– Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết theo từng ngân hàng)

– Bảng trích khấu hao tài sản cố định

– Thẻ TSCĐ (tài sản cố định)

– Bảng phân bổ CCDC

– Sổ chi tiết công nợ phải trả

– Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa

– Thẻ kho

– Sổ chi tiết công nợ phải thu

– Biên bản đối chiếu công nợ của doanh nghiệp đến hết năm tài chính

– Sổ chi tiết tiền vay

Cách sắp xếp chứng từ kế toán liên quan tiền lương

– Hồ sơ của người lao động tại doanh nghiệp

– Hợp đồng lao động

– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…

– Bảng chấm công

– Bảng thanh toán tiền lương

– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động

– Đăng ký giảm trừ gia cảnh

– Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có hợp đồng lao động dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN.

– Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

– Bảng thông báo về bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm

Sắp xếp hợp đồng thế nào cho hợp lý

– Hợp đồng mua vào

– Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu

– Hợp đồng bán ra

– Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).

– Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng)

Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cũng như hình thức hoạt động, doanh nghiệp của bạn sẽ có những hóa đơn, chứng từ… khác nhau trong suốt quá trình phát triển. Điều đó càng đòi hỏi cách sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học nhất có thể. Nếu bạn còn gặp khó khăn hay vướng mắc về những gì liên quan đến công việc của mình, hãy để chúng tôi giúp bạn hoàn thiện chúng với các khóa học kế toán online từ cơ bản đến chuyên sâu nhé. Cùng tham khảo các khóa học phù hợp qua hotline hoặc fanpage của chúng tôi.