Biên lai giấy theo hình thức đặt in, tự in | Lĩnh vực thuế đối với biên lai giấy theo hình thức đặt in, tự in sẽ cần lưu ý những điều gì? Nguyên tắc để tạo biên lai tự in theo đúng quy định như thế nào? Đây là những thắc mắc của một số doanh nghiệp, tổ chức khi muốn sử dụng biên lai theo hình thức tự in, đặt in. Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng sẽ giải đáp thắc mắc này cho các bạn, giúp bạn có thể biết được nguyên tắc, quy định về cách lập biên lai.
1. Biên lai tự in, đặt in là như thế nào?
Theo quy định ở điểm a, b khoản 3 điều 2 Thông tư 303/2016/TT – BTC ban hành vào ngày 15/11/2016 hướng dẫn cho việc in, phát hành, quản lý, sử dụng những chứng từ thu lệ phí, tiền phí thuộc ngân sách của Nhà nước, Biên lai đặt in, tự in sẽ được hiểu như sau:
– Biên lai đặt in là một trong những biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in dựa đúng theo mẫu để sử dụng cung ứng các loại dịch vụ công có thu phí, lệ phí hay do chính Cơ quan Thuế đặt in để bán cho những tổ chức, đơn vị thu phí, lệ phí
– Biên lai tự in là biên lai do chính tổ chức, đơn vị thu phí, lệ phí tự in ở những thiết bị tin học, máy tính tiền hay thiết bị khác cung ứng về dịch vụ công có phát sinh việc thu phí, lệ phí.
2. Nội dung về việc thông báo phát hành biên lai
Căn cứ theo Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ – CP có hiệu lực ngày 01/07/2022, quy định rõ về thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in:
– Tổ chức thu phí, lệ phí trước khi tổ chức, đơn vị sử dụng biên lai đặt in,tự in thông báo phát hành biên lai, gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành biên lai gửi lên Cơ quan Thuế theo hình thức điện tử.
– Phát hành biên lai Cơ quan Thuế
Biên lai do cục Thuế đặt in trước khi bán lần đầu bắt buộc tổ chức thông báo phát hành biên lai. Thông báo phát hành này cần gửi đến tất cả Cục Thuế ở trong nước trong thời gian 10 ngay làm việc (tính từ ngày lập thông báo phát hành, trước khi bán). Khi phát hành biên lai tổ chức cũng phải đảm bảo được việc không trùng số biên lai cùng ký hiệu.
Trường hợp cục Thuế đưa ra nội dung Thông báo phát hành biên lai lên trang thông tin điện tử Tổng cục Thuế thì không cần phải gửi thông báo phát hành biên lai đến những Cục Thuế khác.
Nếu như có sự thay đổi nội dung đã được thông báo phát hành, Cục Thuế cần thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo theo sự hướng dẫn.
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ – CP ban hành 19/10/2010, với nội dung thông báo phát hành biên lai bao gồm:
– Văn bản pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho công việc quản lý nhà nước có liên quan đến phát sinh thu phí, lệ phí.
– Tên, mã số thuế, địa chỉ của đơn vị, tổ chức thu phí, lệ phí hay cơ quan được ủy quyền cho việc thu phí, lệ phí hay được ủy nhiệm lập biên lait hu phí, lệ phí.
– Những biên lai sử dụng kèm theo với biên lai mẫu
Biên li mẫu là bản in thể hiện đúng, đầy đủ những tiêu thức ở liên (phần) của biên lai (phần giao cho người chịu trách nhiệm nộp phí, lệ phí), có số biên lai là dãy số 0, in hay đóng chữ “ Mẫu” ngay trên biên lai
– Ngày sử dụng biên lai
– Tên, Mã số thuế, địa chỉ đơn vị nhận in biên lai (đặt in), tên và mã số thuế ( nếu có) tổ chức cung ứng đối với phần mềm tự in biên lai (tự in).
– Ngày lập thông báo phát hành biên lai, tên, chữ ký người đại diện theo đúng pháp luật, con dấu của tổ chức thu phí, lệ phí.
3. Nguyên tắc tạo biên lai
Quy định, điều kiện của tổ chức thu phí, lệ phí đối với biên lai đặt in, tự in:
Dựa theo khoản 1 và khoản 2, khoản 3 Điều 35 Nghị định 123/2020/NĐ – CP quy định tại Cục Thuế tạo biên lai theo đúng hình thức đặt in (loại không in sẵn được mệnh giá) bán cho những tổ chức thu phí, lệ phí đúng theo giá đảm bảo để bù đắp vào chi phí in ấn, phát hành.
– Đối với trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí sẽ lựa chọn đơn vị, tổ chức đúng với điều kiện in theo quy định để ký kết hợp đồng đặt in biên lai cho việc thu phí, lệ phí.
– Đối với những trường hợp đơn vị, tổ chức muốn tự in biên lai cho cơ sở của mình cần phải đáp ứng được điều kiện sau:
+ Phải đảm bảo được đầy đủ hệ thống thiết bị như: máy tính, máy in phục vụ cho việc in, lập biên lai khi thu lệ phí, phí.
+ Phải là đơn vị kế toán đúng quy định Luật kế toán 2015 đưa ra.
+ Phải có đầy đủ phần mềm trên hệ thống máy tính cho việc tự in biên lai để đảm bảo được dữ liệu biên lai chuyển ngay vào phần mềm, cơ sở dữ liệu kế toán phục vụ việc kê khai theo đúng quy định của Nhà nước ban hành.
4. Nguyên tắc hệ thống tự in
Ngoài những điều kiện được quy định tại Mục 1.1, hệ thống đơn vị tự in biên lai cần đảm bảo được những nguyên tắc theo đúng quy định khoản 3 Điều 35 Nghị định 123/2020/NĐ – CP:
– Đánh số thứ tự ở biên lai phải được thực hiện tự động. Mỗi liên của một biên lai chỉ được phép in ra một lần duy nhất, nếu như đơn vị muốn in ra lần thứ 2 phải thể hiện đầy đủ là bản sao (hay copy).
– Phần mềm ứng dụng in biên lai cũng cần đảm bảo được những yêu cầu về việc bảo mật, phân quyền đối với người sử dụng, trường hợp người không được phân quyền sử dụng thì không được can thiệp vào việc phát sinh thay đổi dữ liệu ngay trên ứng dụng.
Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí nếu mua phần mềm của tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì cần luawjchonj đơn vị đáp ứng đầy đủ được những tiêu chuẩn, điều kiện về việc cung ứng phần mềm theo đúng quy định Nhà nước đưa ra.
– Biên lai tự in nếu chưa lập cần phải được lưu trữ ở trên hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
– Biên lai tự in đã lập thì cần phải lưu trữ ngay trên hệ thống máy tính đúng theo chế độ bảo mật thông tin, nội dung biên lai cũng cần được đảm bảo có thể truy cập, kết xuất, in ra giấy khi cần phải tham chiếu.
5. Quy định về việc lập biên lai
Căn cứ theo khoản 1 Điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ – CP quy định:
– Về nội dung biên lai phải đúng với nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, biên lai cũng cần được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn.
– Nội dung lập ngay trên biên lai cần thống nhất trên các liên với nhau, nếu như ghi sai hay hỏng thì người thu tiền không được phép xé tờ sai khỏi cuống, nếu như đã lờ xé thì phải kèm theo tờ biên lai ghi sai, hỏng; tổ chức thu phí, lệ phí khi Lập biên lai phải lưu ý đóng đấu tổ chức thu phí, lệ phí ngay bên góc trên, bên trái của liên 2 ( liên này sẽ giao nộp cho ngân sách nhà nước ).
Trong khoản 2 Điều 37 Nghị định 123/2020/ NĐ – CP quy định biên lai được lập theo đúng hướng dẫn ở trên Mục 2 là chứng từ hợp pháp dùng để giao dịch thanh toán, hạch toán, quyết toán tài chính.
Với những trường hợp không thể đáp ứng những hướng dẫn được nêu trên mục 2 sẽ không có được giá trị thanh toán, không được phéo hạch toán hay quyết toán tài chính.
6. Xử lý biên lai tự in, đặt in với trường hợp mất, cháy, hỏng
Theo quy định Điều 40 Nghị Định 123/2020/NĐ – CP ban hành về việc xử lý biên lai tự in, đặt in với trường hợp cháy, mất, hỏng được thực hiện như sau:
– Tổ chức thu những khoản lệ phí hay phí nếu như pát hiện biên lai đã lập hay chưa lập bị cháy, hỏng, mất và tổ chức, đơn vị cần phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng, thông báo lên Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp với nội dung:
+ Tên đơn vị, cá nhân làm cháy, mất, hỏng biên lai
+ Mã số thuế, địa chỉ đơn vị
+ Căn cứ theo biên lai đã mất, cháy, hỏng
+ Tên biên lai
+ Ký hiệu mẫu biên lai
+ Ký hiệu biên lai: số – số
+ số lượng
+ Liên biên lai chậm nhất không được quá 5 ngày kể từ khi xảy ra sự cố cháy, mất, hỏng biên lai
– Trường hợp ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ đúng theo quy định Pháp luật thì ngày cuối thời hạn sẽ được tính vào ngày tiếp theo của ngày nghỉ
Báo cáo về việc mất, cháy, hỏng biên lai sẽ được thực hiện theo mẫu số BC21/BLG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ – CP
– Trường hợp người nộp phí, lệ phí, Thuế làm mất, hỏng, cháy chứng từ, biên lai thì được phép sử dụng bản chụp liên lưu lại tổ chức Thu Thuế, lệ phí, phí trên đó phải có xác nhận, đống dấu của tổ chức thu lệ phí, phí kèm theo biên bản về tình hình mất, cháy, hỏng của biên lai để có thể làm chứng từ thanh toán, quyết toán Tài chính.
Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã giúp bạn có thể hiểu được nguyên tắc, quy định, nội dung thông báo phát hành của biên lai đặt in, tự in năm 2023. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy tham gia ngay vào các khóa học kế toán thực hành tại Việt Hưng để được giảng viên chuyên ngành kế toán Thuế giải đáp rõ ràng nhất nhé.