Quyết toán thuế là công việc không thể tránh khỏi tại các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị tốt thì có thể sẽ gặp rất nhiều bất lợi. Khi quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì? Nhiều bạn còn lúng túng trong việc kiểm tra, rà soát các thủ tục, hồ sơ nhằm chuẩn bị tốt khi cơ quan thuế ghé thăm. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bước để chuẩn bị tốt cho một đợt quyết toán thuế.
Khi quyết toán thuế cần chuẩn bị 10 bước sau:
- Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
- Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế GTGT hàng tháng;
- Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính;
- Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
- Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
- Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
- Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.
1. Về báo cáo thuế
Cần kiểm tra lại xem các báo cáo thuế đã đúng chưa? Nếu chưa thì làm báo cáo điều chỉnh, bổ sung. Khi Thuế đã ra quyết định & công bố thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT thì coi như số phận đã an bài. Vậy soát xét lại báo cáo thuế lần nữa.
1.1 Thuế GTGT
– Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Do vậy bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai và đối chiếu sổ 133, 333 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Chênh lệch ở đâu thì lập file word giải trình sẵn. Để lúc Thuế xuống làm việc thì giải trình.
– Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để đc khấu trừ thuế GTGT chưa? như UNC chuyển khoản? Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm.(Làm file mềm excel kiểm tra.)
Ví dụ : Có file mềm theo dõi TT qua NH, có file excel kết xuất từ HTKK & trộn 12 tháng với nhau, sau đó đặt mã cho từng nhà cung cấp sao cho mã NCC ở file theo dõi TT qua NH & mã NCC ở file khai thuế vừa kết xuất là trùng nhau, dùng subtotal & Vlookup để làm cho nhanh.
1.2 Thuế TNDN
– Kiểm tra Doanh Thu/Chi Phí trên Tờ Khai Thuế đã ổn với sổ sách chưa? Chênh lệch giữa LN kế toán với LN Thuế ở đâu cũng phải tự giải trình sẵn trên file word.
– Soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng xem những chi phí nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất (là những khoản chi phí ko theo Luật Thuế, ko được chấp nhận theo Luật Thuế…) ví dụ: Chi phí nhân viên đi công tác đã đủ hồ sơ chưa (Quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, cuống vé máy bay,hóa đơn hợp pháp.); chi phí ăn uống, tiếp khách, quảng cáo…có bị vượt tỷ lệ khống chế theo quy định hay không? Chi phí lương, các quyết định tăng lương/giảm lương, hợp đồng lao động, quyết định phụ cấp…, các khoản chi phí trích trước, chờ phân bổ, khấu hao tscđ, giá vốn…
1.3 Thuế TNCN
– Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)?
– Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa?
– Kiểm tra hợp đồng lao động xe đã đầy đủ chưa? Và các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HDLD chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HDLD đưa hết vào trong HDLD các khoản lương, thưởng & phụ cấp rõ ràng nhé. Lương bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp A bn đ/tháng? phụ cấp b đồng/tháng…phải cụ thể số tiền & cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp. Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong thỏa ước LĐ, QĐ của HĐQT, HĐTV / Các khoản phụ cấp miễn thuế TNCN, các khoản khoán chi cho NLĐ…
1.4 Thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu
Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh để tránh việc thuế hạch sách bắt đi dịch lúc đó rất mất thời gian.
Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:
– Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất.
– Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quanlity,. . .
– Kiểm tra hồ sơ NK, Tờ Khai Hải Quan, Lệnh Chuyển Tiền & Chứng từ nộp thuế GTGT NK, kê khai thuế GTGT = Biên Lai
– Chứng từ nộp thuế GTGT NK (Không khai = TKHQ, nếu khai bằng TK HQ thì làm thay thế báo cáo Thuế nộp lại trước khi Thuế xuống làm việc )
1.5 Thuế tiêu thụ đặc biệt
Thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị:
– Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
– Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
– Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
2. Về sổ sách kế toán
Lấy bảng cân đối phát sinh tài khoản từng năm căn cứ vào đó kiểm tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa?
Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài in sổ cái.
Sổ chi tiết TK 112 : Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.
Sổ chi tiết TK 131 / 331 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả
Sổ chi tiết 138 / 338 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả khác (nếu có)
Sổ chi tiết 141 : Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
Sổ chi tiết 154 : 1541/1542/1543… (nếu có)
Sổ chi tiết 333 : 33311 / 3334/3335/3338…
….
2.1 Khoản mục tiền và tương đương tiền
– Xem có biên bản kiểm kê quỹ cuối năm hay chưa?
– Kiểm tra xem số tiền trên biên bản kiểm kê quỹ đã khớp với số dư trên sổ quỹ và trên bảng cân đối phát sinh hay chưa?
– Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt xem có thời điểm nào bị âm quỹ hay không?
– Kiểm tra số phát sinh bên có tk 111 đối ứng với nợ tk chi phí, xem có khoản chi nào vượt quá 20trđ hay không? kiểm tra xem những khoản đó là chi cho hóa đơn hay chi tiền từ các chứng từ khác.
Nếu chi tiền cho hóa đơn => Thuế GTGT không được khấu trừ + Chi phí bị loại ra khỏi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp.
– Kiểm tra lại toàn bộ các phiếu thu, chi xem đã hợp lý, hợp lệ chưa? Có đủ chứng từ đi kèm phiếu thu – chi không?
– Kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ quỹ tại thời điểm hiện tại có phát sinh những khoản vay lớn hay không? Vì nếu số dư tiền mặt hiện tại quá lớn mà vẫn đi vay, cơ quan thuế có thể sẽ loại chi phí lãi vay của lần nhận nợ đó. Vì họ sẽ đặt câu hỏi :” Vì sao tiền mặt còn tồn nhiều vậy mà vẫn đi vay”. Về vấn đề này doanh nghiệp có thể giải thích là : “cần phải tích trữ 1 lượng tiền để phục vụ cho việc chi trả những khoản chi trong kế hoạch ngắn hạn trước mắt”. Và đơn vị có đủ hồ sơ chứng minh được lý do đó thì chi phí lãi tiền vay vẫn được chấp nhận.
– Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng với Tờ sao kê tháng 12 (biên bản xác nhận số dư tài khoản tại thời điểm 31/12) có khớp hay không?
– Đối với các khoản tiền gửi có kỳ hạn, kiểm tra lại từng khoản tiền gửi, số tiền gửi và lãi suất tiền gửi.
– Kiểm tra mẫu 08 xem công ty đã đăng ký hết những tài khoản ngân hàng đã có giao dịch trong năm với cơ quan thuế hay chưa. Theo quy định thì mẫu 08 phải được nộp cho cơ quan thuế chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản. Nếu tài khoản ngân hàng thanh toán (đặc biệt là thanh toán cho những hóa đơn có giá thanh toán từ 20trđ trở lên) chưa được thông báo cho CQT thì sẽ không được chấp nhận là thanh toán qua ngân hàng. Như vậy sẽ ảnh hưởng tới việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí thuế TNDN được trừ.
2.2 Phải thu khách hàng, phải trả người bán
– Kiểm tra xem các khách hàng, NCC có đủ hợp đồng hay chưa?
– Kiểm tra xem đã có đối chiếu công nợ cuối năm hay chưa? Chưa có xin bổ sung ngay.
– Kiểm tra điều khoản thanh toán với nhà cung cấp trên hợp đồng với thời gian thanh toán thực tế đối với những trường hợp trả chậm, trả góp để xử lý việc có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm quyết toán hay không?
– Đối với những khoản công nợ có trích lập dự phòng, có đầy đủ hồ sơ để chứng minh việc trích lập đúng quy định tại TT 228 hay chưa?
2.3 Tạm ứng
– Xem số dư tài khoản tạm ứng cuối năm của từng nhân viên xem đã có biên bản xác nhận tạm ứng cuối năm không?
– Đơn vị có quy định về hoàn ứng không?
– Xem xét thời gian hoàn ứng với quy định về hoàn ứng có phù hợp hay không?
2.4 Hàng tồn kho
– Kiểm tra đã có biên bản kiểm kê HTK cuối năm hay chưa? Biên bản kiểm kê có khớp với số liệu trên bảng tổng hợp N-X-T hay không? Nếu lệch giải trình được nguyên nhân.
– Kiểm tra số liệu trên bảng NXT có khớp với trên bảng CĐPS hay không?
– Kiểm tra xem các mặt hàng tồn kho đã có thẻ kho chưa?
– Kiểm tra toàn bộ phiếu nhập, xuất kho đã có đầy đủ chữ ký, đóng dấu hay chưa?
2.5 Tài sản cố định
– Kiểm tra hồ sơ TSCĐ hình thành từ mua sắm đã đủ chưa, bao gồm:
+ Hóa đơn đầu vào của TSCĐ + các hóa đơn chi phí lắp đặt chạy thử.
+ Hợp đồng mua bán
+ Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ,
+ Thẻ TSCĐ,
– Kiểm tra, đối chiếu bảng trích khấu hao TSCĐ: về nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại với bảng CĐPS xem có khớp hay không?
– Kiểm tra xem đơn vị đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế hay chưa? Việc trích khấu hao có được áp dụng đúng bản đăng ký đó không? Khung trích khấu hao có được thực hiện đúng theo thông tư quy định của thuế TT45/2013 hay không?
– Kiểm tra số dư trên bảng trích khấu hao TSCĐ tháng 12 với số dư trên tài khoản 214, 211 có khớp nhau không?
2.6 Các khoản vay
– Kiểm tra các khoản vay xem có đầy đủ hợp đồng, có đủ giấy nhận nợ hay không?
– Đối chiếu số dư tk tiền vay với khế ước, hợp đồng tín dụng xem có khớp hay không?
– Các khoản lãi vay cho các hợp đồng trả lãi cuối kỳ có được trích trước chi phí lãi vay vào chi phí trong kỳ chưa? Các khoản lãi vay được ghi nhận đúng theo số tiền vay + lãi suất vay không?
– Khoản vay cá nhân đã có đủ đối chiếu nợ vay cuối năm hay không?
2.7 Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn
– Kiểm tra xem có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hay không?
– Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng phân bổ chi phí với bảng cđps về giá trị còn lại xem có khớp hay không? Hai số liệu này phải khớp nhau.
– Thời gian phân bổ đối với các CCDC không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ đã thực hiện phân bổ đúng thời gian quy định (dưới 3 năm ) không? Theo TT 78/2014 quy định thì thời gian phân bổ tối đa là 3 năm.
2.8 Lương và các khoản trích theo lương
– Kiểm tra hồ sơ lao động xem đã đủ hay chưa: HĐLĐ, bảng lương, bảng công và các hồ sơ đi kèm: CMND, sơ yếu lý lịch…
– Các khoản thưởng cho người lao động phải được thể hiện rõ trong HĐLĐ, quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể.
– Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ lương: Có đầy đủ chữ kí của NLĐ, người SDLĐ.
– Kiểm tra bảng quyết toán thuế TNCN với tổng lương trên bảng thanh toán lương của từng cá nhân xem khớp chưa?
– Kiểm tra các khoản trích theo lương có được thể hiện trên hợp đồng LĐ, bảng thanh toán lương hay không?
3. Những Nguyên tắc làm việc với cơ quan thuế khi họ xuống kiểm tra, thanh tra thuế
3.1 Soát xét toàn bộ hồ sơ liên quan tới năm quyết toán
Vào cuối hàng năm, các Cơ quan thuế sẽ lên danh sách những DN năm tới thuộc diện phải thanh tra, quyết toán thuế. Đối tượng được ưu tiên sẽ là những DN có dấu hiệu bỏ trốn, những DN có rủi ro cao về thuế, tiếp đó là những DN lớn, nhỏ. Khi có danh sách chính thức, cơ quan thuế sẽ thông báo cho bạn sơ qua về kế hoạch, nội dung quyết toán. Như vậy, khi nhận được thông tin này. Các bạn cần làm gì?
Bạn cần soát xét lại toàn bộ hồ sơ Quyết toán thuế theo nội dung kiểm tra của cơ quan thuế. Sau đó các bạn sẽ có 2 lựa chọn:
Trường hợp 1:
Nếu hồ sơ, sổ sách còn lộn xộn chưa hoàn thiện, giấy tờ thiếu và sai sót nhiều thì khi đó, bạn cần một thời gian dài để sửa và bổ sung những hồ sơ chứng từ còn thiếu. Và cách duy nhất để bạn có thể kéo dài thời gian quyết toán thuế là trao đổi (nói chuyện) với đội kiểm tra thuế của mình và sau đó gửi công văn chính thức để nhờ họ dời lịch quyết toán của mình lại.
Trường hợp 2:
Nếu hồ sơ hoàn thiện sạch sẽ,tạm ổn để sẵn sàng khi quyết toán thuế. Bạn hãy hoàn thiện nốt những hồ sơ chứng từ như phần đầu của bài viết và đóng gói cẩn thận thành từng mục để sẵn sàng tiếp đón đoàn thuế.
Kinh nghiệm:
được rút ra từ trường trường hợp này là Nếu chưa hoàn thiện thì có thể HOÃN, chờ HOÀN THIỆN sẵn sàng thì sẽ Quyết toán (Kế Hoãn binh luôn là Phao cứu trợ cho bạn)
3.2 Đón tiếp đoàn kiểm tra chu đáo và luôn hợp tác những thứ cần thiết
Đón tiếp thuế: Khi đoàn thuế xuống kiểm tra, hãy đón tiếp họ thật chu đáo để tạo thiện cảm ban đầu, có thể liên hệ trưởng đoàn xem có cần công ty sắp xếp xe đưa đón hay không (thông thường thuế họ có xe cơ quan đưa đi rồi). Nhớ thông báo với bảo vệ cổng là cho xe của đoàn thuế chạy vào trong vì một số công ty sẽ yêu cầu xuống xe đi bộ vào văn phòng…Trà nước, bánh trái nên chuẩn bị đầy đủ…
Thái độ làm việc: Phải thật thà, cái gì sai thì nhận là sai, sót thì nhận sót, tuyệt đối không quanh co này nọ. Không tranh cãi tay đôi với thuế về luật, khi có sự khác biệt cứ nói họ để em xem lại rồi sau đó in các điều luật dẫn chứng vô và nhờ họ xem lại.
Như thông thường, trước khi vào quyết toán thuế tại DN. Cán bộ thuế (Cán bộ đoàn thanh tra, kiểm tra,…) thường gửi cho bạn một danh sách dày đặc những bảng biểu và yêu cầu bạn làm. Đoạn này là cần thể hiện cái kỹ năng, kinh nghiệm ở đây nhé.
Phải luôn vui vẻ và nhận lời: Dù vui hay không vui (Thích hay không thích);
Bạn sẽ xem những mẫu biểu nào dễ, hoàn thiện nhanh và quan trọng là DN đúng (ít sai phạm nhất) thì làm và gửi trước, những vấn đề nhạy cảm làm và gửi sau hoặc bạn sẽ không gửi cho họ (từ chối một cách khôn khéo). Như bạn có thể lấy lý do hôm nay em đi công tác, dạo này nhà em nhiều việc nên em nghỉ suốt không có ai làm….để có thể kéo dài thời gian gửi mẫu biểu.
3.3 Kinh nghiệm khi quyết toán thuế về cung cấp hồ sơ giấy tờ khi Quyết toán thuế
Khi đoàn Quyết toán thuế xuống làm việc tại DN bạn, một nguyên tắc mà bạn cần biết là hãy để đoàn làm việc tại một phòng riêng biệt, Tuyệt đối KHÔNG để toàn bộ hồ sơ sổ sách kế toán tại phòng này. (Quá nhiều rủi ro đó nhé)
Khi cán bộ thuế yêu cầu hồ sơ A, hồ sơ B. Hầu hết họ sẽ yêu cầu cả bản cứng và bản mềm copy vào USB, bạn hãy tìm một lý do để hạn chế nhất việc gửi bản mềm cho họ. Vì khi có bản mềm, cán bộ thuế rất dễ kiểm tra và phát hiện ra những sai sót của bạn. Và cả bản cứng, không nên đưa ngay hồ sơ cho họ, bạn có thể nói “đợi em đi photo bản này cho A/c vì sếp không cho phép mang bản gốc đi”
Kinh nghiệm: Cung cấp những cái cần khi cần.
3.4 Kinh nghiệm khi quyết toán thuế để trả lời cán bộ thuế
Trong khi làm việc với cán bộ thuế, bạn nên tránh ngồi cùng phòng, càng ngồi ít càng tốt. Vì bạn ngồi ở đó càng nhiều họ lại càng có cơ hội để hỏi. Và tất nhiên nói nhiều thì lộ nhiều.
Những vấn đề cán bộ thuế hỏi bạn, bạn cần phân loại những câu sẽ trả lời ngay (là những câu chắc chắn bạn biết hoặc những câu không liên quan tới quyết toán thuế) và những câu sẽ phải dùng câu cửa miệng “để em xem lại hồ sơ sau đó em sẽ giải trình cho A/c ngay, vì lâu quá rồi không động đến không nhớ được”. Khi đó, Các bạn có thời gian xem lại sổ sách và chuẩn bị câu trả lời một cách kín kẽ, an toàn, đúng luật nhất. (Nhiều khi cần áp dụng hợp tình hợp lý)
Kinh nghiệm: Không vội vàng trả lời các câu hỏi (Kể cả dù biết hay chưa biết).
3.5 Quyết toán thuế cần hỗ trợ, giúp đỡ
Sau vài ngày làm việc tại trụ sở của DN, đoàn kiểm tra thuế sẽ có biên bản tạm thời và thông báo cho đơn vị tại văn phòng. Trước khi bạn và Giám đốc ký, hãy đọc lại toàn bộ biên bản xem những chi phí gì có thể bỏ thì xin cán bộ thuế bỏ ra thì bỏ luôn, lúc này bạn hãy nhẹ nhàng phân tích vì sao đơn vị bạn lại đưa chi phí đó vào và nhờ cán bộ thuế bỏ ra.
Chú ý: Đối với thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) có 4 điều kiện
– Phục vụ hoạt động sản xuất KD (Cái này bạn cần giải thích hợp tình hợp lý đúng luật);
– Có hóa đơn,chứng từ hợp lý, hợp pháp;
– Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Hóa đơn chi trên 20 triệu đồng…);
– Và không có trong những điểm Không được trừ (Phần này nếu chi thuộc điểm này thì khả năng cao không thể xin được).
Khi các bạn hiểu bản chất những lời giải trình của bạn thể hiện bằng lời nói thì rất dễ. Còn khi đã ký vào biên bản thì bạn phải giải trình bằng công văn gửi lên đội kiểm tra thuế (liên quan tới đội trưởng, chi cục phó… thì rất khó xử lý).
Kinh nghiệm: Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau.
3.6 Kinh nghiệm giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu
Các bạn cần sắp xếp các câu hỏi, nội dung cần trả lời, giải trình bằng công văn theo thứ tự ưu tiên (VD: Theo mức độ lớn nhỏ, đúng hoặc ít đúng, Phù hợp – Có thể phù hợp).
Khi giải trình cần lưu ý: Trả lời đúng câu hỏi, có trích dẫn văn bản kèm theo đối với từng khoản mục chi phí, không nên đôi co với thuế nếu không có dẫn chứng văn bản cụ thể. Hãy lưu ý giải trình theo định hướng hợp tình hợp lý và tránh những chi phí nhạy cảm. Thêm nữa, là bạn cần quan tâm là hãy tận dụng tối đa các mối quan hệ mà bạn có để giải trình đạt hiệu quả cao nhất.
Kinh nghiệm: Hợp tình – Hợp lý (Có chi tiết) và Vận dụng mối quan hệ một cách linh hoạt
3.7 Hãy nộp tiền thuế, tiền phạt đúng hạn sau khi có biên bản, quyết định phạt cuối cùng
Số tiền trên biên bản cuối cùng bạn cần sắp xếp kế hoạch tài chính để đi nộp đúng hạn. Tránh để cơ quan thuế ra thông báo cưỡng chế nợ thuế. Vì việc này có thể sẽ ảnh hưởng tới các mức phạt và uy tín của công ty sau này.
Trên đây là những chia sẻ về những thứ cần chuẩn bị cho một đợt quyết toán thuế và kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế khi xuống kiểm tra. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được cho các bạn trong quá trình quyết toán thuế.