Mỗi loại hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo tài chính,… đều có quy định về thời gian lưu trữ. Hết thời hạn đều có thể xử lý bằng cách tiêu hủy chúng. Vậy thời gian quy định lưu trữ là bao lâu? Mức phạt xử lý vi phạm lưu trữ tài liệu kế toán? Nếu bạn đang thắc mắc hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây nhé.
Căn cứ quy định
Điều 40 của Luật kế toán:
- Chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ phải bản chính (bản gốc). Và phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng.
- Kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thời gian lữu trữ chứng từ kế toán, hóa đơn và sổ sách
Chứng từ phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm.
- Tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm.
- Ví dụ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của phòng kế toán.
Chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết,
- Các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp,
- Các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán.
- Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định, báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án, liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán.
- Hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước.
Chứng từ kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn.
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.
- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên. Hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Hóa đơn: 10 năm
- “Hóa đơn” được xem là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
- Không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
Hợp đồng lao động: 5 năm
- Hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng
Tờ khai hải quan: 5 năm
- Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13. Thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.
- Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016).
Hồ sơ thẩm định giá: 10 năm
Tùy hình thức lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá sẽ phải lưu trữ trong thời hạn như sau:
- 10 năm: nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy.
- Vĩnh viễn: nếu lưu trữ dạng điện tử.
Hồ sơ xin cấp C/O: 3 năm
- Theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA. Thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp.
- Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.
Xử phạt vi phạm lưu trữ tài liệu kế toán
Hiện nay việc xử phạt đang được quy định tại nghị định 105/2013/NĐ-CP. Cụ thể mức phạt được quy định tại điều 12 như sau:
Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;
- Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
- Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;
- Tiêu hủy tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu hủy
- Không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.
Với những thông tin mà kế toán Việt Hưng đã chia sẻ với bạn đọc. Kế toán viên căn cứ vào thời gian lưu trữ để tiến hành cất giữ các chứng từ kế toán, hóa đơn một cách cẩn thận. Đặc biệt lưu ý mức xử phạt khi lưu trữ không đúng và tiêu hủy không đúng cách.