Kế toán khách sạn là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp, biết tổng hợp đầy đủ mọi nguồn thông tin dữ liệu để xử lý nghiệp vụ kế toán. Do đó, để làm kế toán khách sạn tốt, bạn cần biết những nghiệp vụ sau để vận dụng vào công việc tốt nhất.
1. Kế toán khách sạn nhà nghỉ
Khách sạn nhà nghỉ là một lĩnh vực không phức tạp như kế toán nhà hàng nhưng kế toán cũng cần chuẩn bị các kiến thức sau:
- Hóa đơn bán ra đơn thuần là ghi nhận doanh thu dịch vụ.
- Hóa đơn mua vào là chi phí quản lý doanh nghiệp như: Chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, tiền điện thoại, tiền internet…
- Với kế toán khách sạn nhà nghỉ thì việc theo dõi và phân bổ CCDC là rất quan trọng và cần sự cẩn thận bởi vì nhà hàng khách sạn khi mới thành lập có rất nhiều công cụ dụng cụ cần phân bổ tính vào chi phí.
- Việc theo dõi và tính khấu hao TSCĐ cũng là một trong những công việc mà kế toán phải quan tâm
Với lĩnh vực này chỉ cần theo dõi được những yếu tố trên là bạn đã lập được báo cáo chính xác.
2. Nghiệp vụ kế toán khách sạn
a. Theo dõi hàng hoá xuất nhập
- Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng.
- Nhập các chứng từ vào phần mềm hàng ngày.
- Nhắc nhở các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn.
- Xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất nhập theo quy định của công ty.
- Lưu trữ các chứng từ xuất/nhập.
- Báo cáo kịp thời giám đốc các trường hợp xuất nhập không đúng theo nguyên tắc kế toán.
- Việc quan trọng nhất của kế toán nhà hàng là đầu vào đa phần mua của hộ kinh doanh cá thể hoặc nông dân, chính vì thế phải lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn.
- Mỗi 1 hóa đơn phải kèm theo một tờ phiếu thanh toán bàn ăn đó. dựa vào định mức các món ăn để kế toán lên được tổng hợp thực phẩm mà mình cần dựa vào đó để cân đối thực phẩm đầu vào.
- Tính giá thành cho từng món ăn,lên giá vốn cho từng hóa đơn.
b. Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào
- Nhận các báo giá của nhà cung cấp.
- Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
- Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hóa mua ngoài.
c. Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng
- Xem xét số lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định
- Xem xét số lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng max đã quy định.
- Báo cáo và có hướng xử lý với giám đốc về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng.
d. Kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập tồn
- Định kỳ kiểm tra 2 mặt hàng / tuần theo số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
- Hàng tháng, kết hợp cùng thủ kho kiểm kê số lượng hàng hoá tồn thực tế trong kho, bếp, bar và báo cáo Giám đốc.
e. Lập giá phòng khách sạn
- Lập các mã công việc trong dịch vụ phòng nghỉ
- Hạch toán hóa đơn chi phí phân bổ (tính vào giá thành của dịch vụ phòng); hóa đơn mua mới và phân bổ CCDC như giường, tủ, điều hòa,…; các loại đồ dùng như lược, bàn chải, khăn,…; hóa đơn mua mới và khấu hao TSCĐ (tính vào giá thành của dịch vụ tiền phòng); doanh thu dịch vụ phòng; chế biến bữa sáng miễn phí cho khách
- Tính toán, phân bổ quy trình tính giá thành cho mảng giá thành phòng nghỉ
- Các bước xử lý tổng hợp
f. Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ
- Theo dõi số lượng tài sản, công cụ mua về và nhập vào phần mềm.
- Hỗ trợ kế toán thanh toán trong việc thanh toán cho nhà cung cấp.
- Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.
- Kết hợp phòng nhân sự để đánh giá số liệu công cụ hư hỏng hàng tháng và trừ vào quỹ phí dịch vụ.
- Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí .
- Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.
- Theo dõi hoạt động xây dựng cơ bản.
k. Lên báo cáo
- Cuối tháng, cuối quý phải lên báo cáo nhập xuất tồn thực phẩm
- Báo cáo tình hình lãi lỗ cho Quản lý.
- Lên báo cáo thuế
- Lên báo cáo tài chính cuối năm
3. Các loại chi phí chính trong kinh doanh Khách sạn
– Chi phí chung cho khách sạn như: điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet …
– Chi phí trích khấu hao tài sản hàng tháng: Cơ sở vật chất phòng, tivi, điều hoà, các máy móc dụng cụ phục vụ cho việc kinh doanh khách sạn.
– Chi phí nhân viên khách sạn : Lương tháng, tiền làm thêm giờ, thưởng lễ tết, và các chi phí thuê ngoài phát sinh.
– Chi phí dùng trong phòng: gồm chăn ga gối đệm, bàn chải , xà phòng, nước lau sàn, nước rửa nhà vệ sinh, giấy vệ sinh, khăn tắm, khăn mặt …
– Chi phí tiếp khách nằm trong khoản cho phép
4. Một số các biện pháp giúp tiết kiệm điện năng cho toàn khách sạn
Về góc độ kinh tế, tiết kiệm chi phí là một trong những biện pháp cơ bản để doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh tế. Đó là điều kiện cơ bản tăng lợi nhuận, nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ, nhân viên.
– Hệ thống điều hòa trung tâm thông minh có phần mềm điều khiển từ xa
– Hệ thống thang máy tích hợp biến tần, có khả năng tiết kiệm tối đa 15% lượng điện tiêu thụ so với hệ thống thông thường.
– Hệ thống đun nước nóng bằng năng lượng mặt trời
– Hệ thống khóa cửa thông minh, tự động đóng cắt điện khi khách vào ra phòng nghỉ, giúp kiểm soát hao phí năng lượng khi không có người sử dụng
– Hệ thống chiếu sang có thể thay thế áp dụng bằng đèn LED.
Cùng với sự lớn mạnh của ngành du lịch Việt Nam, hoạt động kinh doanh khách sạn có những bước phát triển mới, tạo công ăn việc làm cho rất nhiều bạn trẻ và góp phần hiệu quả cho việc quảng bá hình ảnh đất nước. Theo xu hướng đó, quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn làm sao để thu được tối đa lợi nhuận mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ là một việc rất khó, đòi hỏi những giải pháp tổng hòa về mọi mặt.
Trên đây là toàn bộ nghiệp vụ kế toán khách sạn mà một kế toán viên phải làm, xử lý theo dõi trong quá trình làm việc. Chúc bạn thành công!