Cách ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ trong năm 2019

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC: Đặc trưng, trình tự ghi sổ, nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

hình thức chứng từ ghi sổ
Các ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ trong năm 2019

1. Đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại giao dịch, nghiệp vụ và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng giao dịch, nghiệp vụ đó. Chứng từ ghi sổ được lập và đánh số liên tục trong kỳ kế toán và có chứng từ kèm theo. Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán tổng hợp có hai cách ghi là: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. 

Mục đích, ý nghĩa của sổ là:

– Để Kế toán trưởng quản lý số thứ tự của CTGS đã lập

– Để cán bộ quản lý ( thuế, tài chính) theo dõi số thứ tự

– Để đối chiếu giữa Sổ đăng ký CTGS với bảng đối chiếu số phát sinh, số liệu tổng cộng ở Sổ đăng ký CTGS phải = số phát sinh Nợ = Số phát sinh Có của các TK trong kỳ kế toán. Phần này trong hướng dẫn kế toán theo hình thức CTGS có ghi rõ.

2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

hình thức chứng từ ghi sổ
Trình tự ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có các loại sổ sau:

  • Chứng từ ghi sổ;
  • Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
  • Sổ Cái;
  • Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

– Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán ) duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

– Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập “Bảng cân đối tài khoản”.

– Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó. Các Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.

3. Phân loại và bảo quản chứng từ 

Chứng từ cần lưu trữ về kế toán được phân loại theo các nhóm sau:

– Nhóm Văn bản quản lý

– Nhóm Chứng từ kế toán

– Nhóm Sổ sách kế toán

– Nhóm Báo cáo 

– Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán

a. Nhóm Văn bản quản lý

Nhóm văn bản quản lý: Là bao gồm các văn bản của đơn vị ban hành hoặc đơn vị chức năng NN ( cơ quan thuế, tài chính…) quy định riêng cho các hoạt động của đơn vị. 

VD: quy định chức năng nhiệm vụ phòng KT, phân công công việc trong lĩnh vực kế toán, các quy định của công ty về vận hành bộ máy kế toán, kiểm soát nội bộ, trách nhiệm của các phòng ban khác thi thực hiện giao dịch, mua bán…..

b. Nhóm chứng từ kế toán

Gồm các chứng gốc, chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ…liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán. VD: phiếu thu, chi, chứng từ nhập xuất hàng hoá, hoá đơn tài chính, bản tổng hợp chứng từ gốc….

Nhóm này có thể chia chi tiết như sau:

– Chứng từ xử lý giao dịch 

– Văn bản, chứng từ hỗ trợ cho từng giao dịch riêng

*Chứng từ xử lý giao dịch quản lý các giao dịch ở mức cơ bản nhất. Ví dụ: gửi tiền và rút tiền của ngân hàng, giao dịch mua bán bằng tiền mặt, giao nhận hàng hoá …. Những loại này thường có một khối lượng lớn và vì vậy, các giao dịch này cần phải được xác định một cách chính xác, rõ ràng về nội dung và thời gian Những thông tin này rõ ràng là rất quan trọng để có thể đánh giá, phân tích và tra cứu nhanh sau khi đã lưu trữ

*Văn bản chứng từ hỗ trợ giao dịch 

Nội dung của chúng là báo cáo lại các trường hợp ngoại lệ và đưa ra những ý kiến tóm tắt về các hoạt động giao dịch. Loại này sẽ hỗ trợ bạn, đơn vị trong việc quản lý một cách có hiệu quả những hoạt động thường ngày của đơn vị. :

VD: Căn cứ về sự biến động trên thị trường GĐ ra quyết định điều chỉnh giá giá bán cho một lần bán hàng cho trực tiếp đơn vị A…

Bất kỳ một đơn vị nào trong quá trình hoạt động của mình cũng không thể tránh khỏi việc đưa ra các thông tin bổ sung để hỗ trợ việc thực hiện hoạt động 

c. Nhóm sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, thẻ kế toán chi tiết

d. Nhóm báo cáo: gồm báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán : tháng, quí năm.

e. Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán: đây là các loại chứng từ dùng là căn cứ để lập chứng từ kế toán 

Các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế như: hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, hợp đồng liên doanh, tài liệu liên quan đến thuế : miễn giảm, phạt, quyết định phân bổ vốn, phân bổ lợi tức, kiểm kê, đánh giá lại hành hóa, định giá tài sản …….

Trên đây là cách ghi sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn trong quá trình làm kế toán. Chúc các bạn thành công!

avatar
  Theo dõi  
Thông báo cho