Học bảng hệ thống tài khoản kế toán – Kế toán là một ngành nghề cần độ chính chính xác trên từng con số. Và để muốn làm tốt công việc này. Bạn cần phải nắm vững các nghiệp vụ trong kế toán. Để làm được điều đó trước tiên bạn cần ghi nhớ hết các tài khoản kế toán.
THAM KHẢO: Khóa học kế toán cho người mới bắt đầu
Hôm nay kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn mẹo nhớ bảng hệ thống tài khoản kế toán một cách nhanh nhất và chính xác nhất. Để làm được điều đó bạn cần:
1. Tại sao cần học bảng hệ thống tài khoản kế toán?
Học bảng hệ thống tài khoản kế toán là một phần quan trọng đối với bất kỳ kế toán viên nào vì các lý do sau:
📌Đảm bảo tính chính xác trong hạch toán:
– Hệ thống tài khoản kế toán là công cụ nền tảng để ghi chép các giao dịch kinh tế. Hiểu và nhớ bảng hệ thống tài khoản giúp kế toán viên ghi nhận các nghiệp vụ một cách chính xác, tránh sai sót khi lập báo cáo tài chính và đối chiếu sổ sách.
📌Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc:
– Khi bạn ghi nhớ được các tài khoản một cách hiệu quả, quá trình làm việc trở nên trơn tru hơn. Bạn không cần phải liên tục tra cứu lại các tài khoản, từ đó tiết kiệm thời gian trong công việc hằng ngày và nâng cao năng suất.
📌Tăng khả năng phân tích số liệu tài chính:
– Nắm vững hệ thống tài khoản kế toán giúp kế toán viên có khả năng phân tích số liệu tài chính chính xác hơn. Việc này đặc biệt quan trọng khi thực hiện các báo cáo phân tích tài chính hoặc cung cấp dữ liệu cho các cấp quản lý để ra quyết định kinh doanh.
📌Tuân thủ các quy định kế toán và pháp luật:
– Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành. Khi kế toán viên nhớ rõ bảng hệ thống tài khoản, họ có thể tuân thủ chính xác các quy định pháp lý, tránh vi phạm hoặc các sai lầm trong công tác kế toán.
📌Tạo sự chuyên nghiệp trong công việc:
– Hiểu và sử dụng thành thạo bảng hệ thống tài khoản kế toán giúp kế toán viên tạo dựng sự chuyên nghiệp và uy tín trong công việc. Điều này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả làm việc mà còn nâng cao vị thế của cá nhân trong môi trường doanh nghiệp.
2. Những khó khăn thường gặp khi học hệ thống tài khoản kế toán
Khi học bảng hệ thống tài khoản kế toán, nhiều người gặp phải một số khó khăn phổ biến như sau:
✅Số lượng tài khoản lớn và phức tạp:
– Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm nhiều tài khoản khác nhau, mỗi tài khoản lại có mã số và chức năng riêng. Đối với người mới bắt đầu, việc phải ghi nhớ tất cả các mã số tài khoản và cách sử dụng chúng có thể rất khó khăn và dễ nhầm lẫn.
✅Sự tương đồng giữa các tài khoản:
– Nhiều tài khoản có tên gọi và chức năng gần giống nhau, nhưng lại có những điểm khác biệt về cách hạch toán. Việc phân biệt giữa các tài khoản này, chẳng hạn như tài khoản tài sản dài hạn và ngắn hạn, đôi khi gây khó khăn cho người học.
✅Ghi nhớ các nguyên tắc kế toán kèm theo:
– Học bảng hệ thống tài khoản kế toán không chỉ đơn giản là ghi nhớ tên và mã tài khoản mà còn phải hiểu rõ nguyên tắc sử dụng từng tài khoản trong các tình huống thực tế. Điều này đòi hỏi kế toán viên không chỉ thuộc lòng mà còn phải hiểu rõ nghiệp vụ kế toán.
✅Áp dụng kiến thức vào thực tế:
– Một trong những thách thức lớn là việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán vào công việc thực tế. Khi học, mọi thứ có vẻ rõ ràng, nhưng trong quá trình làm việc, kế toán viên cần biết cách áp dụng đúng tài khoản vào từng nghiệp vụ phát sinh, và điều này đòi hỏi sự chính xác và kỹ năng phân tích.
✅Khả năng quên hoặc nhầm lẫn khi không luyện tập thường xuyên:
– Do số lượng tài khoản lớn và tính phức tạp của chúng, việc không luyện tập thường xuyên sẽ khiến người học dễ quên hoặc nhầm lẫn khi sử dụng. Điều này đặc biệt phổ biến ở những người mới bắt đầu học kế toán hoặc không có nhiều kinh nghiệm thực hành.
✅Sự thay đổi theo quy định kế toán và pháp luật:
– Hệ thống tài khoản kế toán có thể thay đổi hoặc được cập nhật theo thời gian, theo các quy định mới của pháp luật hoặc chuẩn mực kế toán. Việc theo kịp những thay đổi này đôi khi gây khó khăn cho kế toán viên khi phải cập nhật kiến thức liên tục.
Những khó khăn này đòi hỏi người học cần kiên trì, có phương pháp học hiệu quả và thường xuyên thực hành để nắm vững hệ thống tài khoản kế toán.
3. Cách học bảng hệ thống tài khoản kế toán nhanh và hiệu quả
3.1 Phân biệt bảng hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư
NỘI DUNG | THÔNG TƯ 133 | THÔNG TƯ 200 | THÔNG TƯ 107 |
Phạm vi áp dụng | Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ | Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp | Áp dụng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp |
Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp vừa và nhỏ | Doanh nghiệp lớn, công ty cổ phần, công ty có vốn nhà nước | Đơn vị hành chính, sự nghiệp |
Số lượng tài khoản | Khoảng 69 tài khoản chính | Khoảng 91 tài khoản chính | Khoảng 57 tài khoản chính |
Quy tắc ghi nhận | Chủ yếu ghi nhận theo giá gốc | Ghi nhận giá gốc hoặc giá trị hợp lý tùy từng trường hợp | Ghi nhận theo quy tắc sử dụng ngân sách nhà nước |
File Tải về Excel/Word |
3.2 Phân biệt bản chất của từng loại tài khoản
– Tài khoản tài sản hay còn gọi là tài khoản đầu 1 và 2 như tiền mặt, hàng hóa, thành phẩm,…
– Tiếp là nợ phải trả đây là loại tài khoản đầu 3 như các khoản thuế phải nộp, các khoản nợ đầu tư phải trả, phải trả cho người bán buôn,…
– Loại tài khoản vốn chủ sở hữu
– Loại tài khoản doanh thu
– Loại tài khoản mang tên chi phí sản xuất và kinh doanh.
– Loại tài khoản thu nhập khác với loại tài khoản này có thể hiểu đơn giản đó là nguồn thu nhập khác mà DN được cho, tặng…hoặc thanh lí.
– Loại tài khoản chi phí khác bao gồm chi phí thuế. Mà doanh nghiệp phải nộp hoặc tiền phạt do doanh nghiệp vi phạm hành chính, hợp đồng kinh tế với đối tác…
– Tài khoản cuối cùng là tài khoản xác định kết quả kinh doanh là tài khoản tập hợp toàn bộ chi phí và doanh thu mà doanh nghiệp đạt được.
– Có thể xác định cụ thể 2 loại tài khoản chính là tài khoản tài sản bao gồm: Tài khoản 1, 2, 6 ,8 và Tài khoản nguồn vốn gồm tài khoản 3,4,5, và 7.
3.3 Phân biệt bảng tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn
Tiêu chí | Tài khoản tài sản (loại 1, 2, 6, 8) | Tài khoản nguồn vốn (loại 3, 4, 5, 7) |
Mã tài khoản | Bắt đầu bằng số 1, 2, 6, 8 (VD: 111, 112, 211, 621, 811) | Bắt đầu bằng số 3, 4, 5, 7 (VD: 331, 341, 411, 511, 711) |
Chức năng | Ghi nhận các tài sản mà doanh nghiệp sở hữu hoặc chi phí phát sinh | Ghi nhận các khoản nợ, vốn chủ sở hữu và thu nhập của doanh nghiệp |
Nguyên tắc định khoản | Ghi Nợ khi tài sản hoặc chi phí tăng, Ghi Có khi giảm | Ghi Có khi nợ hoặc vốn chủ sở hữu tăng, Ghi Nợ khi giảm |
Tính chất | Thể hiện giá trị tài sản, nguồn lực doanh nghiệp có quyền sử dụng | Thể hiện nguồn tài chính hình thành tài sản hoặc nợ phải trả |
Loại tài khoản | – Tài sản ngắn hạn: Tiền mặt, Khoản phải thu, Hàng tồn kho – Tài sản dài hạn: Tài sản cố định, Bất động sản đầu tư – Chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, lao động, tài chính | – Nợ phải trả: Nợ ngắn hạn, dài hạn, Phải trả người bán – Vốn chủ sở hữu: Vốn đầu tư, Lợi nhuận giữ lại – Doanh thu và thu nhập khác: Doanh thu bán hàng, Thu nhập khác |
Bản chất | Ghi nhận tài sản, chi phí mà doanh nghiệp sở hữu và sử dụng | Ghi nhận nguồn hình thành tài sản, gồm vốn vay, vốn chủ sở hữu, và thu nhập |
Ví dụ | – Tài sản ngắn hạn: 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng) – Chi phí: 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), 811 (Chi phí khác) | – Nợ phải trả: 331 (Phải trả người bán), 341 (Vay dài hạn) – Doanh thu: 511 (Doanh thu bán hàng), 711 (Thu nhập khác) |
Trong cách học bảng hệ thống tài khoản kế toán nhanh và hiệu quả là những chú ý khi định khoản hạch toán:
– Cần phải xác định được đối tượng kế toán được thực hiện bên nghiệp vụ của kinh tế phát sinh.
– Để không bị nhầm lẫn giữa tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn nên ghi bên “Nợ” trước sau đó mới ghi bên “Có”.
– Đối với nghiệp vụ biến động TĂNG thì ghi 1 bên và khi nghiệp vụ biến động GIẢM thì ghi 1 bên
– Đặc biệt để nhìn rõ ràng trong các khoản mục ghi thì dòng ghi Nợ tốt nhất ghi so le với dòng ghi Có.
– Điều quan trọng cần nhớ là tổng giá trị tiền bên Nợ và bên Có phải “BẰNG NHAU”.
3.4 Phân biệt cách định khoản các tài khoản
Chia làm 2 loại theo:
– Tài khoản tài sản: khi các khoản phát sinh tăng lên các bạn phải ghi vào nợ và khi phát sinh giảm thì ghi có.
– Tài sản nguồn vốn: khi các phát sinh tăng lên các bạn ghi có và khi phát sinh giảm ghi nợ. Ví dụ cụ thể như sau: khi mua hàng, hàng hóa tăng lên. Thì sẽ ghi bên nợ thanh toán tiền mặt, giảm bên tiền mặt thì ta ghi bên có.
LƯU Ý: Trừ một số tài khoản có kết cấu đặc biệt là không tuân thủ theo nguyên tắc trên.
VÍ DỤ:
Tài khoản loại 2xx áp dụng quy tắc trên:
Mua tài sản cố định trị giá 200 triệu:
Nợ 211 (Tài sản cố định): 200 triệu
Có 112 (Tiền gửi ngân hàng): 200 triệu
Tài khoản đầu 3xx áp dụng quy tắc trên:
Vay ngắn hạn ngân hàng 200 triệu:
Nợ 112 (Tiền gửi ngân hàng): 200 triệu
Có 311 (Vay ngắn hạn): 200 triệu
3.5 Phân biệt bằng tài khoản theo thứ tự đầu số
SẮP XẾP THỨ TỰ TÀI KHOẢN ĐẦU SỐ | CHI TIẾT |
| ĐẦU SỐ 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN (20 LOẠI TÀI KHOẢN) | – Bắt đầu bằng số 11 là 03 loại tiền, bao gồm 111, 112, 113 là các tài khoản rất quan trọng cần phải nhớ đầu tiên. – Bắt đầu bằng số 15 là 08 loại tài khoản liên quan đến hàng hóa và chi phí dở dang, bao gồm 151, 152, 153, …, 158. – Ngoài ra, cần đặc biệt lưu ý đến các tài khoản: 131, 133, 141. Nên nhớ kỹ tài khoản cấp 2 của thuế GTGT được khấu trừ (133). |
| ĐẦU SỐ 2: TÀI SẢN DÀI HẠN (13 LOẠI TÀI KHOẢN) | – Bắt đầu bằng số 21 là 05 loại tài khoản liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ), trong đó cần lưu ý đến tài khoản 211 và 214. – Bắt đầu bằng số 22 là 04 loại tài khoản liên quan đến việc đầu tư và dự phòng tổn thất. – Bắt đầu bằng số 24 là tài khoản dùng trong các trường hợp trích trước hoặc trả trước. |
ĐẦU SỐ 3: NỢ PHẢI TRẢ (15 LOẠI TÀI KHOẢN)
| – Bắt đầu bằng số 33 là 07 tài khoản phải trả cho các đơn vị, tổ chức và cá nhân. Trong đó, cần nhớ tài khoản 331, 333, 334 và các tài khoản cấp 3 của tài khoản 333. – Bắt đầu bằng số 35 là 04 tài khoản theo dõi các quỹ trong doanh nghiệp. |
| ĐẦU SỐ 4: VỐN CHỦ SỞ HỮU (11 LOẠI TÀI KHOẢN) | – Bắt đầu bằng số 41 là 07 tài khoản liên quan đến vốn chủ sở hữu và đánh giá vốn chủ sở hữu. – Bắt đầu bằng số 46 là 02 tài khoản nguồn kinh phí hình thành vốn chủ sở hữu. – Lưu ý đặc biệt đến tài khoản 421. |
| ĐẦU SỐ 5: DOANH THU (3 LOẠI TÀI KHOẢN) | – Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ – Tài khoản 515: Doanh thu hoạt động tài chính – Tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu |
| ĐẦU SỐ 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT – KINH DOANH (10 LOẠI TÀI KHOẢN) | – Bắt đầu bằng 62 là 04 tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh. – Bắt đầu bằng 64 là 02 tài khoản chi phí gián tiếp. |
ĐẦU SỐ 7: THU NHẬP KHÁC ĐẦU SỐ 8: CHI PHÍ KHÁC ĐẦU SỐ 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH | Mỗi loại tài khoản này chỉ có 1 hoặc 2 tài khoản, rất dễ nhớ và phải nhớ. |
Trên đây là tất cả toàn bộ nghiệp vụ, kiến thức cơ bản. Giúp các bạn có thể nhớ bảng hệ thống tài khoản kế toán nhanh nhất và chính xác nhất. Mong rằng qua bài viết này kế toán Việt Hưng chúng tôi đã giúp bạn nắm vững thêm một số nghiệp vụ cơ bản của kế toán. Chúc các bạn thành công!