Với các doanh nghiệp có bán hàng, việc xử lý các hóa đơn kèm theo là một trong những công việc rất quan trọng. Thế nhưng, khi khách hàng không lấy hóa đơn, nhiều kế toán thường bị lúng túng khi gặp trường hợp này. Tham khảo ngay cách xử lý trong bài viết dưới đây cùng Kế Toán Việt Hưng nhé!
Quy định trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn
1. Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng (khách lẻ)
Căn cứ Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 27/02/2015 sửa đổi, bổ sung Điểm b, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC:
“Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”
⇒ Khi bán hàng có giá trị đơn hàng > 200.000 đồng thì bắt buộc phải xuất hóa đơn (dù khách hàng không lấy hóa đơn).
2. Trường hợp mua dưới 200.000 đồng nên khách hàng không lấy hóa đơn
Theo Điều 16, Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 28/9/2010, trường hợp khách hàng mua lẻ đơn hàng trị giá dưới 200.000 đồng và khách hàng không lấy hóa đơn xử lý như sau:
“Điều 16. Bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập hóa đơn
1. Bán hàng hoá, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
2. Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, giá trị hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.7 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
3. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hoá đơn này ghi là “bán lẻ không giao hoá đơn”.”
⇒ Như vậy Trường hợp giá trị đơn hàng < 200.000 thì không cần phải lập hóa đơn từng lần, nhưng phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng. Cuối ngày các bạn phải lập một hoá đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Cách viết hóa đơn điện tử khi khách hàng không lấy hóa đơn
Khi khách hàng không lấy hóa đơn, bạn vẫn cần viết hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Bạn đã biết cách viết hóa đơn phù hợp trong trường hợp này chưa? Tham khảo ngay thông tin dưới đây và lưu lại để xử lý nghiệp vụ chính xác cho doanh nghiệp của mình, tránh bị phạt tiền không mong muốn khi khách hàng không lấy hóa đơn nhé!
Tiêu thức “Họ tên người mua hàng” sẽ ghi là “Khách hàng không lấy hoá đơn”. Hoặc mua “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Ví dụ: Ngày 29/2/2021, Công ty Xây dựng Hưng bán hàng, khách hàng không lấy hóa đơn, thu tiền mặt 2.750.000 đồng
⇒ Để kê khai hóa đơn điện tử khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán thực hiện kê khai thuế như các hóa đơn bình thường.
Mức xử phạt khi không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên:
“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:
…
d) Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp trên hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê”
(Theo Khoản 3, Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC)
“4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định. Cùng với việc bị xử phạt, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn giao cho người mua.”
(Khoản 4, Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC)
Nguyên tắc khi lập hóa đơn trong doanh nghiệp
– Chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ hóa đơn hợp pháp.
– Phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả trường hợp dùng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống. Tong trường hợp hoá đơn tự in hay hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.
– Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn cần phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu.
– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp nếu DN có nhiều hơn 1 cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm vẫn đồng thời sử dụng 1 loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm, tuy nhiên phải đảm bảo các thứ tự phải liên tục từ nhỏ đến lớn.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hay nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia từng cơ sở trong toàn hệ thống thì doanh nghiệp phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.
Tùy từng trường hợp, kế toán cần có cách xử lý khéo léo và hợp lý để vừa tránh sai sót, vừa tránh bị phạt tiền. Mọi kiến thức liên quan đến việc lập hóa đơn khi khách hàng không lấy hóa đơn, bạn có thể liên hệ qua website hoặc fanpage để được hỗ trợ cụ thể hơn nhé! Chúc các bạn luôn hoàn thành tốt những công việc được giao.