Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cơ bản của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) theo hướng dẫn của Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107
1- Khi rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về quỹ tiền mặt của đơn vị, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
2- Trường hợp rút tạm ứng dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt của đơn vị để chi tiêu:
a) Khi rút tạm ứng dự toán chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt.
Có TK 337- Tạm thu (3371).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).
b) Các khoản chi trực tiếp từ quỹ tiền mặt thuộc nguồn ngân sách nhà nước mà trước đó đơn vị đã tạm ứng, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 111- Tiền mặt.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371)
Có TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp.
c) Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 141- Tạm ứng
Có TK 111- Tiền mặt (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
Khi người lao động thanh toán tạm ứng, ghi:
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 141- Tạm ứng
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371)
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
d) Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt, ghi:
Nợ các TK 331, 332, 334…
Có TK 111- Tiền mặt.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371)
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
đ) Đối với các khoản ứng trước cho nhà cung cấp:
– Căn cứ hợp đồng và các chứng từ có liên quan, xuất quỹ tiền mặt ứng trước cho nhà cung cấp, ghi:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có TK 111- Tiền mặt.
– Khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp, ghi:
Nợ 611- Chi phí hoạt động
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371)
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
e) Khi làm thủ tục thanh toán tạm ứng với NSNN, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).
3- Khi thu phí, lệ phí, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 337- Tạm thu (3373), hoặc
Có TK 138- Phải thu khác (1383).
4- Khi thu được các khoản phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
5- Khi thu hồi các khoản đã tạm ứng cho người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 141- Tạm ứng.
6- Khi thu hồi các khoản nợ phải thu nội bộ, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 136- Phải thu nội bộ (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
7- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 338- Phải trả khác (3388).
8- Khi thu được lãi đầu tư túi phiếu, trái phiếu, cổ tức/lợi nhuận được chia và các khoản đầu tư tài chính khác, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 138- Phải thu khác (1381, 1382) hoặc
Có TK 515- Doanh thu tài chính.
9- Khi thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế gián thu khác kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế này phải được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ (giá bán chưa có thuế GTGT)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế gián thu phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.
10- Khi đơn vị vay tiền, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 338- Phải trả khác (3382).
11- Nhận vốn góp kinh doanh của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
12- Khách hàng đặt tiền trước cho các dịch vụ, hàng hóa; bệnh nhân đặt tiền trước khi sử dụng các dịch vụ khám, chữa bệnh tại bệnh viện…, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
13- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 348- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.
14- Nhận lại tiền đơn vị đã đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược cho đơn vị khác, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
15- Khi phát sinh các khoản thu hộ đơn vị, cá nhân khác (như thu hộ tiền đề tài cho các chủ nhiệm đề tài hoặc các đơn vị thực hiện đề tài,…), ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 338- Phải trả khác (3381).
16- Kế toán hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
a) Khi thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ được để lại đơn vị), khi thu ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 711- Thu nhập khác (7111) (số thu chưa có thuế GTGT)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).
b) Khi thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ (trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ đơn vị phải nộp lại cho NSNN):
– Phản ánh số thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 337- Tạm thu (3378).
– Phản ánh số chi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 111- Tiền mặt.
– Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp NSNN, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
– Khi nộp, ghi:
Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
17- Thu tiền bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB bằng tiền NSNN, ghi:
a) Phản ánh số thu bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 337- Tạm thu (3378).
b) Phản ánh số chi cho lễ mở thầu, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
c) Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp NSNN, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
d) Khi nộp, ghi:
Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 111- Tiền mặt.
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
18- Kế toán hoạt động đấu thầu mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị, ghi:
a) Khi phát sinh các khoản thu từ hoạt động đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị (như thu bán hồ sơ thầu, thu để bù đắp chi phí giải quyết xử lý kiến nghị của nhà thầu và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật đấu thầu), ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 337- Tạm thu (3378).
b) Khi phát sinh các khoản chi phí cho quá trình đấu thầu, giải quyết các kiến nghị của nhà thầu, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 111- Tiền mặt.
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
c) Xử lý chênh lệch thu, chi:
– Trường hợp thu lớn hơn chi, theo quy định của cơ chế quản lý tài chính phần chênh lệch đó được bổ sung vào nguồn thu hoạt động (thu hoạt động khác) của đơn vị, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3378)
Có TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp. (5118)
– Trường hợp thu nhỏ hơn chi theo quy định của cơ chế quản lý tài chính đơn vị được phép sử dụng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp của đơn vị để bù đắp chi phí thiếu, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 111- Tiền mặt (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
19- Thu các khoản thuế đã nộp nhưng sau đó được hoàn, được giảm; tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng; thu nợ khó đòi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ đã xử lý xóa sổ; các khoản nợ phải trả không xác định được chủ; Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại (tiền bảo hiểm, tiền đền bù được bồi thường), ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Có TK 711- Thu nhập khác (7118).
20- Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho, ghi:
Nợ các TK 152, 153
Có TK 111- Tiền mặt.
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Nếu mua bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
Đồng thời, ghi:
Có TK 014- Nguồn phí được khấu trừ, để lại (nếu mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại).
21- Mua TSCĐ về đưa ngay vào sử dụng, ghi:
Nợ các TK 211, 213
Có TK 111- Tiền mặt.
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
Nếu mua bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631).
Đồng thời, ghi:
Có TK 014- Nguồn phí được khấu trừ, để lại (nếu mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại).
22- Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ để dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, thì giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156 (nếu qua nhập kho) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang (nếu vật liệu, dụng cụ dùng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh) (giá chưa có thuế)
Nợ các TK 211, 213 (nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
23- Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ để dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ phản ánh theo giá mua đã có thuế GTGT (tổng giá thanh toán), ghi:
Nợ các TK 152,153, 156 (nếu qua nhập kho) (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang (nếu dùng ngay cho hoạt động SXKD, dịch vụ) (tổng giá thanh toán)
Nợ các TK 211, 213 (nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay) (tổng giá thanh toán)
Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
24- Khi chi cho các hoạt động đầu tư XDCB; cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên; cho hoạt động viện trợ, vay nợ nước ngoài; cho hoạt động thu phí, lệ phí, ghi:
Nợ các TK 241, 611, 612, 614
Có TK 111- Tiền mặt.
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Nếu chi bằng nguồn NSNN; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, đồng thời, ghi:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có các TK 511, 512, 514 (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
25- Khi chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, ghi:
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111- Tiền mặt.
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
26- Chi quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ
Có TK 111- Tiền mặt.
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)
27- Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi trả tiền lương hoặc các khoản phải trả khác, ghi:
Nợ các TK 331, 332, 334, 338
Có TK 111- Tiền mặt.
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng
Trên đây là cách hạch toán những nghiệp vụ cơ bản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Chúc các bạn thành công!