Quy trình chuẩn bị hồ sơ quyết toán
Thông thường cơ quan thuế sẽ kiểm hóa đơn chứng từ sổ sách theo thời hạn tư 3-5 năm. Trước khi cơ quan thuế đến kiểm tra các doanh nghiệp sẽ được thông báo. Vậy chúng ta cần 1 quy trình chuẩn bị hồ sơ quyết toán để quyết toán được thuận lợi. Hãy cùng trung tâm đào tạo kế toán Lamketoan.vn tìm hiểu.
1. Rà soát lại xếp hóa đơn đầu vào, đầu ra bám theo tờ khai thuế.
Kiểm tra lại các hóa đơn đầu ra đầu vào dự trên tờ khai thuế đã kê khai trước. Sắp xếp chúng theo thứ tự trên tờ khai thuế để dễ tìm kiếm và kiểm soát hóa đơn.
2. Kiểm tra lại hợp đồng
Kiểm tra lại hợp đồng mua vào so với việc đã thanh toán chưa để nên làm phụ lục hợp đồng gia hạn thanh toán. Hoặc không thì nên thanh toán cho nhà cung cấp mới được khấu trừ thuế. Nên xem: Điều kiện khấu trừ thuế GTGT mới nhất
3. Hóa đơn đầu vào
- Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kẹp vào cùng với phiếu chi
- Hóa đơn đâu vào nếu thanh toán bằng UNC thì kẹp UNC vào hóa đơn đó
4. Hóa đơn đầu ra
- Xuất bán hàng hóa dịch vụ thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kẹp phiếu thu với hóa đơn bán ra.
- Xuất bán hàng hóa dịch vụ thanh toán bằng chuyển khoản thì kẹp hóa đơn cùng với lệnh có trong ngân hàng( càng tốt) còn nếu ko có tg bỏ qua cũng ok phần này.
- Đồng thời kẹp phiếu xuất kho hàng hóa cùng với hóa đơn bán ra trong cả 2 trường hợp trên
- Đồng thời kẹp bảng kê chi tiết đính kèm với hóa đơn ( nếu có) – Hóa đơn cũng phải ký, đóng bên bán đầy đủ.
5. Về hợp đồng
- Kẹp hợp đồng + Phụ lục hợp đồng + thanh lý hợp đồng + Biên bản giao nhận + Các biên bản khác nếu có – tức liên quan về hợp đồng đó lại với nhau để khi QT dễ kiểm soát.
- Xem lại trên hợp đồng đã điền ngày chưa vì hay bị sót ngày hợp đồng.
6. Hồ sơ lương kiểm tra
- Hồ sơ lưu công ty
- Bảng lương kẹp với phiếu chi lương (ký, dấu đầy đủ) kẹp với bảng chấm công theo trình tư: Chấm công- bảng lương – phiếu chi. Hoặc chứng từ thanh toán lương qua ngân hàng( nếu có)
- Xem lại quy chế tiền lương: Trong quy chế tiền lương phải thể hiện nội dung tiền lương, thưởng, ăn ca, phụ cấp khớp với hợp đồng và bảng lương hay không. Bạn nên xem qua cách hạn chế đóng thuế TNCN và BHXH
- Lập các quyết định tăng lương trong trường hợp nếu như tự nhiên lương 4 chuyển lên 5 từ tháng này sang tháng khác.
- Xem lại bảng kê chi trang phục – ký vào mỗi người nhận như nhận lương – phải có quyết định chi trang phục của GĐ và phiếu chi kèm theo.
7. Hóa đơn
- Kế toán rà lại từng hóa đơn bán ra: Liên 1+ liên 2 xem đã ký và đóng dấu hay chưa thì báo giám đốc ký và đóng dấu luôn nhé. Quên là bị phạt
- Xem lại các hóa đơn nào hủy ( kiểm tra biên bản hóa đơn kẹp vào hóa đơn liên 2 đã thu hồi lại ấy) – thiếu biên bản- phạt. Nếu bạn chưa nắm rõ thì xem tại đây: Cách phân biệt hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy bỏ
- Xem lại có hóa đơn nào mà nhảy cóc. Bỏ sót mà đã khai báo trong tình hình sử dụng hóa đơn là xóa bỏ mà chưa chịu gạch bỏ đi thì dùng bút gách chéo ghi chữ XÓA BỎ vào.
- Ký, đóng dấu vào các bảng kê chi tiết bán hàng đầy đủ.
8. Sổ phụ ngân hàng
- Tìm lại các chứng từ liên quan ngân hàng để kẹp váo như hướng dẫn trên. Nếu trường hợp làm mất UNC rồi thì phô tô cái giấy báo nợ kẹp vào hướng dẫn trên.
- Đóng các nội dung tổng hợp lại vào 1 cuốn theo từng năm cho khoa học dễ trình bày.
9. Hồ sơ nhập khẩu
- Lưu lại từng bộ đầy đủ. lập 1 tờ giấy dính ngoài là: Tờ khai số, ngày… tháng … năm
- Nhà cung cấp. Đã kê khai vào tờ khai quý…. Năm ….
- Xếp theo năm và theo công trình tự thời gian
Lưu ý: Mua 1 ít văn phòng phẩm như kẹp, ghim, giấy ghi chú, file để lưu hồ sơ cho gọn.
Trên đây là 9 vấn đề cần thiết bạn cần chuẩn bị. Trong quá trình kiểm tra đôi khi có phát sinh thêm một số vấn đề khác nữa tuy nhiên bạn không cần quá lo lắng. Ngoài ra để hiểu thêm hơn các vấn đề về kế toán bạn có thể tham khảo các khóa học kế toán tại Lamketoan.vn
Chúc các bạn thành công!
Lamketoan.vn