1. Hướng dẫn trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế nhưng chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do DN quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu DN bị lỗ thì không trích đủ 17%
Trường hợp năm trước DN có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính DN chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì DN phải giảm chi phí của năm sau.
VD: khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2015, Công ty TNHH Thanh Hà có trích quỹ dự phòng tiền lương là 20 tỷ đồng
– Đến ngày 30/06/2016 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), Công ty mới chi ra số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2015 là 10 tỷ đồng thì Công ty phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2016) là 10 tỷ đồng (20 tỷ-10 tỷ)
– Khi trích lập hồ sơ quyết toán năm 2016 nếu Công ty có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
2. Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương
– Khi trích lập dự phòng phải trả khác, hạch toán:
Nợ TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 352- dự phòng phải trả (3524)
– Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến dự phòng phải trả đã lập, hạch toán:
Nợ TK 352- dự phòng phải trả (3524)
Có TK 3341, 3342,…
– Khi lập Báo cáo tài chính, DN phải xác định số sự phòng phải trả cần trích lập:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết số chênh lệch hạch toán vào chi phí, hạch toán:
Nợ TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 352- dự phòng phải trả (3524)
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn toàn nhập ghi giảm chi phí, hạch toán:
Nợ TK 352- dự phòng phải trả (3524)
Có TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
VD: trích lập quỹ sự phòng bổ sung vào quỹ lương của năm sau của Công ty N:
Căn cứ vào quy định trên, trường hợp Công ty N có phát sinh trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề thì thực hiện theo hướng dẫn trên:
Hạch toán khoản trích lập quỹ dự phòng như sau:
Nợ TK 642
Có TK 352
Thủ tục chứng từ cần có: Phiếu kế toán để tính toán tiền trích lập quỹ dự phòng của năm sau liền kề.